档案管理作业指引.docx

XXDC控股有限公司流程管理手册

编号：XXDC-WI-XZ-02

版本：A/0

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档案管理作业指引

档案管理作业指引

主责部门：总裁办

编制人：

修订人：

审核人：

审批人：

使用说明

目的及适用范围

目的：为了完整保存和科学管理公司档案，真实地反映公司基本历史面貌和职能活动，根据国家相关法律法规，特制定本指引。

范围：适用于公司级档案资料的收集、整理、归档、移交﹑利用、保存及销毁等管理工作。

文件类型

□一级流程□二级流程■作业指引

术语和定义

记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

档案：是指公司过去和现在的日常经营管理工作中形成的对国家、社会和公司有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。

档案密级：档案的保密程度。

绝密：是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的危害。即公司发展经营中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料。

机密：是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害。即公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等。

秘密：是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。即公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

工程档案：指从建设项目（工程）的立项、审批、勘察设计、拆迁、施工、竣工到交付使用的全过程中形成的应归档保存的文件资料。

销售档案：指涉及商品房销售，应归档保存的文件资料。

会计档案：指公司在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存下来的会计凭证、会计账簿、会计报表、会计报告和会计资料等材料。它是记录和反映经济业务、财务收支状况及其结果的重要史料和证据，是公司全部档案的重要组成部分。

人事档案：指公司所有员工人事信息的文件资料。包括入职申请表（含个人简历、照片），相关证书复印件（身份证、学位证、学历证、职称证、资格证），员工聘用合同，廉政合同，人事档案托管协议，员工工作纪实手册，在职期间的各类人事材料，绩效考核结果等。

实物档案：指本公司各部门或个人在社会实践活动中所获得的对国家、社会和公司有保存价值的奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、礼品、题词、贺信、字画、印章、纪念品等实物资料。

声像档案：指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

电子文件：指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机阅读、处理并可在通讯网络上传送的文件。

电子档案：指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

工作程序

档案管理原则

总裁办是公司级档案资料的归口管理部门，负责档案管理流程制度的制定和指导执行。

公司档案资料管理分为三个层次：

1） 公司总裁办或成员公司综合管理部档案室的档案管理。

2） 各职能部门的档案管理。

3） 业务经办人员的文件管理。

公司档案管理遵循统一领导、分级管理的原则。所有业务记录及档案资料必须按规定及时移交，集中统一管理，确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用，任何个人不得据为己有。

公司级档案管理由总裁办/综合管理部负责，具体工作由总裁办/综合管理部档案管理员执行。各部门应设立兼职（或专职）的档案管理员，做好本部门的档案管理工作。总裁办/综合管理部档案管理员对各部门兼职（或专职）档案管理员的工作予以监督、检查和业务指导。

档案资料的归档范围及分类

档案资料的归档范围：凡公司各项工作中形成的有保存价值，能够全面、系统地反映工作情况和历史风貌的各种类型的档案资料，其原始资料均属于归档范围。

档案分类：

公司档案资料按种类不同可分以下几类：

政府办文类（可细分为公司类、工程类、营销类、财务类）。

证照类（可细分为公司执照类、工程类、营销类、财务类）。

经济合同类（可细分为办公行政类、工程类、营销类、融资类）。

工程基建类（可细分为工程施工类、工程招标类、工程预结算类）。

其他文件类（可细分为政策法规类、政府类、股东类、董事会类、上级公司类、下属公司类、综合类等）。

公司档案资料按业务性质不同可分以下几类：

综合管理类。

工程档案类。

营销档案类。

会计档案类。

人事档案类。

各部门档案资料按各部门工作性质分类（详见附件）。？？

档案资料的收发及整理

档案资料收发时，须按以下制度执行：

对外来的文件、证书、材料，按照日期、字号、来文机关、标题等填写XXDC-WI-XZ-02-R01《收文记录表》，并按照要求对其进行归档。

经总经理签发的文件材料，按照登记、编号、打字、核对、印制、装订、分发程序进行办理，并填写发XXDC-WI-XZ-R02《发文记录表》。

文件处理应做到及时登