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新能源有限公司声像档案管理办法

第一章总则

第一条为加强新能源公司声像档案的管理，特制定本办法。

第二条新能源公司声像档案是指新能源公司在

日常工作以及社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司

有保存价值的录像、照片等辅以文字说明的历史记录。声像档

案一般由录像档案、录音档案、光盘档案和照片档案组成。

第三条本办法依据《集团公司声像档案管理办法》、《上级公司声像档案管理办法》《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA／T15-95）编制。

第四条本制度适用于新能源公司本部及各发电场站

第二章职责

第五条新能源公司综合部负责重要声像档案的收集

和管理，各部门及场站负责对需要归档的声像资料进行整理、

编辑，定期向公司档案室移交归档。

第三章声像档案的收集

第六条收集范围

（一）反映新能源公司系统重大工作成果的声像资料；

（二）集团公司、内蒙古能源公司及行业主

管单位、地方政府领导调研等重大活动的声像资料；

（三）新能源公司组织或参加的重要会议，会见以及

外事活动的声像资料：

（四）所属各场站形成的与新能源公司有关的重要声

像资料；

（五）其它具有保存价值的声像资料。

第七条收集要求

（一）归档的光盘、照片载体文件，由文件形成部门编写

文字说明，文字说明与载体记录的信息相符；

（二）照片要求对反映同一内容的若干张照片，应选择其

主要照片归档。照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、

未加修饰剪裁等特点；

（三）归档的光盘必须是可读文件。必须在有关的设备上

演示或检测，运转正常，清洁，无划伤，确保文件的完整性和

内容的准确性；

（四）声像材料归档前必须进行系统的整理和编目；

（五）公司本部声像档案每年归档一次，由党群部负责整理并报送至综合部；

（六）所属各场站必需在事件发生后一周内，整理好声像

档案，并传送至综合部。

第四章声像档案的整理

第八条声像档案的整理

（一）照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机

联系、有利于提供利用的原则；

（二）声像的编号采用格式：年度—类别代号—案卷号（件

号）。

年度：形成年度；

类别代号：ZP代表照片、LY代表录音、LX代表录像

案卷号：排列从“1”开始的顺序编号。

（三）照片的文字说明应包括事由、时间、地点、人物、

背景、作者(摄制者)等，准确揭示照片的内容，概括其反映的

全部信息，标注项目正确齐全，时间用阿拉伯数字表示。

第九条光盘的整理

（一）光盘按时间—问题—保管期限分类排序；

（二）光盘的编号格式：年度—盘号；盘号为年度内光盘

从“1”开始的顺序编号；

（三）光盘(会议录音类)的文字说明应包括讲话内容、讲

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话人姓名、职务、讲话排序、讲话计时、录制日期、录制人、

密级等；

（四）光盘(大型活动摄像类)的文字说明应包括主要内容、

制式、语别、密级、规格、放映时间、录制时间、录制人等。

第十条保管期限

应视其内容的重要程度、时间、可靠程度、有效性等因素，

划定保管期限。

第五章声像档案的利用

第十一条声像档案的利用

（一）声像档案一般不得借出。如有特殊需要，经分管领

导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外

借。

（二）在不影响保密的前提下，各部门及发电场站可利用

公司声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、

资料片等，积极开发利用现有的声像档案，资源共享。

第六章声像档案的保管

第十二条声像档案的保管

（一）声像档案的保管分为日常保管和入库保管。其中日

常保管由拍摄当事人完成，按照一年为期限，待整理后交档案

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室入库保管。

（二）对声像档案库，要半年检查一次。

（三）归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、

清洗、消磁和涂改。

第七章附则

第十三条本办法由新能源公司综合部负责解释。

第十四条本办法自发布起施行。