归档文件整理工作的八个环节.pptVIP

归档文件应按件装订装订的对齐方式装订方式及采用的装订用品（二）归档文件装订的几点要求文件正本与定稿为一件;重要文件的正本与历次修改稿可为一件；计算机及网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；归档文件的整理单位为“件”归档文件应按件装订来文与复文可为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；会议记录以一次会议记录为一件；正文与文件处理单为一件。未装订成套的会议材料各为一件；装订时计算机及网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正本在前，发文稿纸在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；01有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后；02不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后，汉文文本在前，少数民族文字文本在后，原文文本在前，译文文本在后。03采用左侧装订的，应将文件内的纸张左侧对齐的同时将下侧对齐。01采用左上角装订的，应让文件内的纸张左侧对齐的同时让上侧对齐。02装订的对齐方式装订方式及采用的装订用品01对于比较薄的文件，用不锈钢订书钉来装订，稍厚一点的、订书钉不能牢固装订的文件，采用三点一线的丝线装订。02年度分类法机构（问题）分类法保管期限分类法基本分类法根据《海口市归档文件整理规则实施细则》，我们将全市档案的分类法统一为“年度－保管期限”分类法。复式分类法壹贰四、归档文件的分类首先将文件按其形成年度分类。然后将同一年度的文件按不同的保管期限分类。01“年度—保管期限”分类法02一般应以文件形成时间判定文件所属年度。几份文件作为一件时，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。跨年度形成的会议、案件等文件，归入办结年度。文件没有标注日期时，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体、以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。如何确定文件的年度？五、归档文件的排列在《海口市归档文件整理规则实施细则》中要求，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按机构或问题，并结合事由、时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。例如：一项工程、一次会议、一次活动看作是一个事由。3124归档文件排列时要注意遵循“事由原则”事由原则：归档文件在排列时，要将同一事由的文件排在一起。事由：可以是一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。归档文件的编号：将每份归档文件在所有归档文件中的相对位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。归档章的填写归档章的盖章位置六、归档文件的编号归档章的盖章位置1一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白处；2如果领导批示或收文章等占用了中间位置可以盖在首页上端的其他空白处；3如果收文有文件处理单的，可以放在最前面做为首页，在文件处理单上盖归档章；4文件首页确实没有盖章位置或重要的文件须保持原貌的，可在文件首页前另附纸加盖归档章。5（二）归档章的填写全宗号年度室编件号机构（问题）＊保管期限馆编件号全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。如B014。年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年。如2006。保管期限：归档文件保管期限的简称（永久、30年、10年）。件号：文件的排列顺序号。在分类方案的最低一级类目内，按文件排列从“1”开始标注，每种保管期限各编一个顺序号。以“年度－保管期限”分类法为例：归档文件排列后，永久、30年、10年保管的文件经过编号，形成3个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水号，30年的从“1”开始编一个流水号，10年的从“1”开始编一个流水号。室编件号的编制方法归档章的填写要求必须使用符合档案保护要求的字迹材料填写，如碳素墨水。禁止使用圆珠笔、铅笔、红蓝墨水等不耐久的书写材料填写。全宗号B014年度2006室编件号26机构（问题）＊保管期限30年馆编件号七、归档文件的编目CONTENTS编写全宗说明01编制归档文件目录02打印归档文件目录的要求03机读目录电子表格的录入0412＊＊（单位名称）＊＊＊年全宗说明全宗说明的标题：归档单位的主要工作职能组织机构情况本年度工作概况文件材料整理归档情况全宗