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办公室文件归档与管理制度

办公室文件归档与管理制度

一、目的

为加强公司办公室文件的规范化管理，确保文件资料的完整性、准确性、保密性和可追溯性，便于文件的查阅、利用和保护公司信息资产，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司办公室各类文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理活动。

三、规范性引用文件

1.《中华人民共和国档案法》

2.《归档文件整理规则》

3.行业内关于文件管理的相关标准和规范

四、职责分工

1.办公室：负责制定和完善文件归档与管理制度；组织、指导和监督各部门的文件归档工作；对公司重要文件进行集中管理和保管；负责文件的查阅、借阅和传递等服务工作。

2.各部门：负责本部门文件的收集、整理、分类和初步归档工作；定期向办公室移交应归档的文件资料；配合办公室做好文件管理的相关工作。

五、文件的收集与整理

1.收集范围：包括但不限于公司各类公文、会议文件、报告、合同、协议、信函、通知、决议、计划、总结、统计报表、技术资料、人事档案、财务文件等具有保存价值的文件材料。

2.收集要求：各部门应指定专人负责文件收集工作，确保文件收集的及时性、完整性。文件应保持齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。

3.整理方法：按照文件的来源、时间、内容、性质等进行分类，对每份文件进行编号、编目，注明文件的日期、文号、标题、责任者、保管期限等信息。

六、文件的归档

1.归档时间：各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度整理好的文件资料移交至办公室归档。对于重要紧急文件，应及时归档。

2.归档手续：移交文件时，交接双方应填写《文件移交清单》，注明文件的名称、数量、编号等信息，双方签字确认。

3.归档存储：办公室按照分类方案对归档文件进行排列、装盒，并编制归档文件目录和档案盒封面、脊背等标识，确保档案存储规范、便于查找。

七、文件的保管

1.保管条件：设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防尘等设施设备，确保档案安全存放。

2.保管期限：根据文件的性质和重要程度，确定不同的保管期限，一般分为短期（13年）、中期（35年）、长期（5年以上）和永久保存。

3.定期盘点：办公室应定期对档案进行盘点清查，确保档案数量准确、存储状况良好。发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因并采取相应措施。

八、文件的利用

1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到办公室办理查阅手续。查阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出查阅场所。

2.借阅：因工作特殊需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和分管领导审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过[具体天数]，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏或丢失。

3.外部利用：公司以外单位或个人查阅、借阅档案，须经公司总经理批准，并按照规定办理相关手续。涉及公司商业秘密、敏感信息的文件，应严格保密，未经授权不得提供给外部人员。

九、文件的销毁

1.销毁鉴定：定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由办公室会同相关部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估，提出销毁意见。

2.销毁审批：销毁档案应填写《档案销毁审批表》，经公司分管领导审批后，方可进行销毁。涉及重要信息或敏感内容的档案，需报公司总经理批准。

3.销毁实施：档案销毁可采用粉碎、焚烧、电子数据擦除等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，由专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。

十、监督与考核

1.办公室定期对各部门文件归档与管理工作进行检查和指导，发现问题及时提出整改意见。

2.将文件归档与管理工作纳入部门绩效考核体系，对工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励；对违反本制度规定，导致文件丢失、损坏或泄露等情况的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚。

十一、附则

1.本制度由办公室负责解释和修订。

2.本制度自发布之日起生效实施。

内部评审计划

1.评审目的：确保制度的合理性、可行性和有效性，符合公司实际情况和各利益相关方的需求。

2.评审小组：由办公室牵头，组织各部门负责人、法律合规人员、员工代表等组成评审小组。

3.评审流程

初稿提交：制度起草完成后，办公室将制度初稿分发给评审小组成员。

部门初审：各部门在[规定时间]内对制度进行初审，提出修改意见和建议，并反馈给办公室。

集中评审：办公室组织评审小组召开集中评审会议，对各部门反馈的意见进行讨论和审议，形成初步修改方案。

修改完善：制度起草人员根据评审意见对制度进行修改完善，形成第二稿。

再次评审：将第二稿再次分发给评审小组成员进行审核，如有必要，可进行多轮评审和修改，直至达成共识。

法律审核安排

1.审核机构：委托公司内部法律合规部门或外部专业律师事务所对制度进行法律审核。

2.审