学院教学秘书职责.docx

?一、引言

学院教学秘书是学院教学管理工作中的重要角色，在保障教学秩序、促进教学质量提升等方面发挥着不可或缺的作用。其职责涵盖教学管理的多个环节，涉及与教师、学生、教学管理人员等多方的沟通与协调。明确教学秘书的职责，有助于规范教学管理流程，提高教学管理效率，为学院教学工作的顺利开展提供有力支持。

二、教学运行管理

（一）课程安排

1.根据专业人才培养方案和教学资源情况，协助制定学期课程总表。收集教师的授课计划和教学任务安排，进行汇总整理，确保课程信息准确无误。

2.与学校教务处沟通协调，合理安排教室资源，根据课程的上课时间、人数等因素，分配合适的教学场地。

3.在课程安排过程中，充分考虑教师的教学任务均衡性、学生的课程冲突情况等，对课程安排进行优化调整，避免出现教学事故和学生学习困难的情况。

4.及时将课程安排信息通知到任课教师和学生，确保各方提前知晓教学计划，做好教学和学习准备。

（二）教材征订与发放

1.组织教师根据课程教学大纲和选用教材目录，填写教材征订表。对教师提交的教材信息进行审核，检查教材版本、出版社等是否符合要求。

2.汇总全院教材征订信息，与教材供应商联系，完成教材的征订工作。跟踪教材的到货情况，及时与供应商沟通协调，确保教材按时、足额供应。

3.在教材发放前，做好教材的整理、分类工作。按照班级和课程，将教材发放到学生手中，并做好发放记录。对于缺书情况，及时与供应商联系补货或协调教师采取其他教学资源替代措施。

（三）教学调度

1.监控教学运行过程，及时处理各类教学突发事件，如教师请假、教室临时变更等。对于突发情况，迅速与相关教师、部门沟通协调，采取有效的解决措施，确保教学活动不受影响。

2.根据学校教学工作安排和学院实际情况，合理调整教学计划。如遇教学计划变更，及时通知任课教师和学生，并做好相关教学文件的更新和存档工作。

3.定期检查教学秩序，对迟到、早退、旷课等教学违规行为进行记录和反馈。协助学院领导和相关部门对教学违规行为进行调查处理，维护良好的教学秩序。

三、学生学籍管理

（一）入学与注册

1.负责新生入学手续的办理工作，包括收集新生个人信息、录取通知书、档案等资料，进行审核和归档。

2.在新生入学后，组织开展学籍注册工作。按照学校要求，核对新生信息，确保注册信息准确无误。对于未按时注册的学生，及时了解原因，督促其办理注册手续。

3.对学籍异动情况进行管理，如休学、复学、转学、退学等。按照学校学籍管理规定，审核学生提交的学籍异动申请材料，办理相关手续，并及时更新学生学籍信息。

（二）成绩管理

1.负责学生课程成绩的录入、审核和管理工作。在期末考试结束后，及时收集教师提交的学生成绩，按照学校规定的格式和要求进行录入，并进行认真核对，确保成绩准确无误。

2.对学生成绩进行统计分析，如计算平均绩点、排名等。为学生提供成绩查询服务，解答学生关于成绩的疑问。对于成绩异常的情况，及时与任课教师沟通核实，并进行相应处理。

3.协助学院做好毕业生成绩审核工作，确保毕业生成绩符合毕业要求。为毕业生提供成绩证明等相关材料，满足其就业、升学等需求。

（三）毕业与学位审核

1.在学生毕业前，按照学校毕业与学位审核标准，对学生的学业完成情况进行审核。包括课程成绩、学分修读、毕业论文（设计）等方面的审核，确保学生达到毕业和学位授予条件。

2.对审核过程中发现的问题，及时与学生和相关教师沟通协调，督促学生完成未完成的学业任务。将审核结果反馈给学院领导和学校教务处，为毕业生的毕业和学位授予工作提供依据。

3.负责毕业生学历证书和学位证书的发放工作。按照学校要求，做好证书的领取、保管和发放工作，确保证书发放准确无误。对于证书遗失或损坏等情况，按照规定办理相关补办手续。

四、教师教学管理

（一）教师教学任务安排

1.根据学院师资队伍情况和专业教学需求，制定教师年度教学任务安排计划。与教师进行沟通，了解其教学意愿和能力，合理分配教学任务。

2.在每学期开学前，根据教学计划和教师实际情况，确定本学期每位教师的具体教学任务，包括课程名称、授课对象、授课时间、授课周数等。将教学任务安排通知到教师本人，并做好相关记录。

3.对于新入职教师，协助安排导师，指导其熟悉教学工作流程和方法。为新教师提供教学资源和培训机会，帮助其尽快适应教学岗位。

（二）教师教学档案管理

1.建立教师教学档案，收集教师的基本信息、教学任务安排、教学大纲、授课计划、教案、教学课件、学生成绩、教学质量评价结果等教学相关资料