公司采购、办公用品管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为了规范公司采购与办公用品管理工作，提高采购效率，节约成本，确保办公用品的正常供应和合理使用，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司各部门及全体员工在采购活动和办公用品使用过程中的管理。

3.基本原则

-按需采购原则：根据工作实际需要，合理安排采购计划，避免盲目采购。

-质量优先原则：确保所采购的物资和办公用品符合质量要求，满足工作需要。

-成本控制原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高资金使用效益。

-规范流程原则：严格遵循采购及办公用品管理的相关流程，确保各项工作有序进行。

二、采购管理

（一）采购计划

1.需求申报

-各部门应于每月[X]日前，将本部门次月办公用品需求计划填写《办公用品需求申请表》，详细注明所需办公用品的名称、规格、型号、数量等信息，并提交至行政部门。

-对于临时性或紧急性的采购需求，使用部门应填写《紧急办公用品需求申请表》，经部门负责人签字确认后，及时提交至行政部门。

2.计划审核

-行政部门收到各部门的需求申请表后，应进行汇总和审核。审核内容包括需求的合理性、库存情况等。

-对于不合理的需求，行政部门应与需求部门沟通，说明原因并协商调整；对于库存充足的物品，应优先从库存中调配，不再列入采购计划。

3.采购计划制定

-行政部门根据审核后的需求申请表，结合库存情况，制定次月办公用品采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等内容。

-采购计划经行政部门负责人审核、公司分管领导批准后执行。

（二）供应商管理

1.供应商选择

-行政部门负责建立和维护办公用品供应商名录。通过市场调研、供应商推荐、招标等方式，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、服务周到的供应商作为合作伙伴。

-新供应商的引入需填写《新供应商申请表》，提交相关资质证明文件（营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量检测报告等），经行政部门审核、公司分管领导批准后，纳入供应商名录。

2.供应商评估

-行政部门定期（每季度）对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评估。评估方式包括实地考察、问卷调查、数据分析等。

-根据评估结果，对表现优秀的供应商给予适当奖励，对存在问题的供应商提出整改要求，如整改后仍不符合要求，应考虑更换供应商。

3.供应商合作

-行政部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。

-在采购过程中，行政部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供货情况，确保采购工作的顺利进行。如遇问题或纠纷，应按照合同约定及时协商解决。

（三）采购流程

1.采购申请审批

-对于列入采购计划的办公用品，由采购人员填写《办公用品采购申请表》，经行政部门负责人审核后，报公司分管领导批准。

-对于紧急采购申请，采购人员应在填写申请表后，直接提交公司分管领导批准，批准后立即进行采购。

2.采购实施

-采购人员根据批准的采购申请，选择合适的供应商进行采购。在采购过程中，应严格按照采购合同的要求，确保采购物品的质量、规格、数量、交货期等符合约定。

-采购人员应与供应商协商确定交货方式、运输费用等事项，并及时跟踪采购进度，确保按时到货。

3.到货验收

-办公用品到货后，采购人员应及时通知行政部门及使用部门进行验收。验收人员应根据采购申请和合同要求，对采购物品的名称、规格、型号、数量、质量等进行仔细核对。

-对于验收合格的办公用品，验收人员应在《办公用品验收单》上签字确认；对于验收不合格的物品，应及时与供应商联系，要求其更换或处理。

4.入库管理

-验收合格的办公用品由行政部门仓库管理人员办理入库手续。仓库管理人员应按照类别、规格、型号等对办公用品进行分类存放，并建立库存台账，记录办公用品的入库、出库、库存数量等信息。

-仓库管理人员应定期对库存办公用品进行盘点，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因并进行处理。

5.付款结算

-采购人员应在办公用品验收合格且发票收到后，按照公司财务制度的规定，填写《付款申请表》，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，经行政部门负责人审核、公司分管领导批准后，提交财务部门办理付款手续。