公司印章使用管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为规范公司印章的使用管理，维护公司的合法权益，防范风险，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司总部及所属各部门、分公司、子公司等（以下统称各单位）印章的使用管理。

3.印章定义

本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章以及各单位自行刻制的其他专用章等。

二、印章的刻制与备案

1.印章刻制

-公司各类印章的刻制须由相关部门提出申请，经公司领导审批后，由行政管理部门统一安排到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。

-申请刻制印章时，应填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、样式、规格、使用范围等信息，并附相关证明材料。

2.印章备案

印章刻制完成后，行政管理部门应及时将印章的样式、规格等信息报公安机关备案，并留存印模。同时，应将印章启用情况通知各相关部门。

三、印章的保管

1.保管原则

-公司印章应实行专人保管，确保印章安全。

-严禁将印章交由未经授权的人员保管和使用。

2.保管职责

-公司公章、法定代表人章由行政管理部门指定专人保管。

-合同专用章由合同管理部门指定专人保管。

-财务专用章、发票专用章由财务部门指定专人保管。

-各单位自行刻制的其他专用章由使用部门指定专人保管。

3.保管要求

-印章保管人员应妥善保管印章，做到人在章在，人走章锁，防止印章被盗用、丢失或损坏。

-印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并设置必要的防盗、防火、防潮等设施。

-印章保管人员不得擅自将印章带出公司使用，如因特殊情况需要带出公司的，须经公司领导批准，并办理相关手续。

四、印章的使用

1.使用原则

-印章的使用应严格按照规定的权限和程序进行，确保印章使用的合法性、真实性和有效性。

-严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。

2.使用流程

-申请：使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间、申请人等信息，并附相关证明材料。

-审批：

-一般性用印事项，由部门负责人审批。

-重要合同、协议等文件用印，须经公司分管领导审批。

-涉及重大事项、金额较大的文件用印，须经公司法定代表人审批。

-用印：印章保管人员在审核《印章使用申请表》及相关证明材料无误后，按照审批意见进行用印，并在《印章使用登记表》上登记用印情况，包括用印时间、用印事项、用印文件名称及份数、申请人、批准人等信息。

-盖章：用印时应确保印章清晰、端正，盖在文件规定的位置上。

3.特殊情况处理

-如遇紧急情况，无法事先办理用印审批手续的，使用部门应电话请示公司领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。

-因工作需要，确需在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章的，须经公司法定代表人批准，并在盖章后对空白部分进行有效控制，防止被他人擅自添加内容。

五、印章的停用与销毁

1.停用情形

-因公司名称变更、机构调整等原因，印章不再使用的。

-印章损坏、遗失或被盗的。

-其他需要停用印章的情形。

2.停用程序

印章保管人员应及时将印章停用情况通知各相关部门，并将停用的印章交回行政管理部门。行政管理部门应填写《印章停用申请表》，经公司领导审批后，办理印章停用手续。

3.销毁程序

-对于停用的印章，行政管理部门应组织相关人员进行鉴定，确认已无使用价值后，填写《印章销毁申请表》，经公司领导审批后，按照规定进行销毁。

-印章销毁时，应至少有两名以上人员在场监销，并在《印章销毁登记表》上签字确认。销毁后的印章应妥善保存相关记录，以备查阅。

六、监督与检查

1.内部监督

-公司内部审计部门应定期对印章的使用管理情况进行审计监督，检查印章的保管、使用、停用、销毁等环节是否符合本制度规定。

-行政管理部门应定期对印章的使用情况进行统计分析，发现问题及时报告公司领导，并采取相应措施进行整改。

2.违规处理

-对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等处罚。

-因违规使用印章给公司造成经济损失或其他