会议室使用管理规定65761.docx

?一、总则

1.目的

为了规范公司会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保会议及相关活动的顺利进行，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司内所有会议室（包括但不限于大会议室、中会议室、小会议室等）的使用管理。

3.职责分工

-行政部门：负责会议室的日常管理、维护和调配，制定会议室使用计划，检查会议室的使用情况，确保会议室的正常使用。

-使用部门：负责提前预约会议室，按照预约时间使用会议室，保持会议室的整洁卫生，使用完毕后及时归还会议室钥匙并关闭相关设备。

-各部门负责人：对本部门人员使用会议室的情况进行监督和管理，确保遵守本规定。

二、会议室分类及设施配备

1.会议室分类

-大会议室：可容纳[X]人，配备投影仪、音响设备、麦克风、白板、桌椅等设施，适用于公司全体会议、大型培训、重要客户接待等。

-中会议室：可容纳[X]人，配备投影仪、音响设备、麦克风、白板、桌椅等设施，适用于部门会议、中型培训、小组讨论等。

-小会议室：可容纳[X]人，配备投影仪、音响设备、麦克风、白板、桌椅等设施，适用于小型会议、一对一沟通、头脑风暴等。

2.设施配备

-各会议室应配备相应的桌椅、投影仪、音响设备、麦克风、白板等基本设施，确保设施完好、正常运行。

-根据会议需求，可配备笔记本电脑、打印机、复印机、饮水机等辅助设备。

-行政部门应定期对会议室设施进行检查、维护和更新，确保设施满足使用要求。

三、会议室预约

1.预约方式

-使用部门需提前[X]个工作日通过公司内部办公系统或指定的预约平台进行会议室预约。

-预约信息应包括会议时间、会议主题、参会人数、使用会议室类型等。

-紧急会议可通过电话或当面与行政部门沟通预约，但事后需及时在办公系统中补填预约信息。

2.预约审批

-预约申请提交后，行政部门将根据会议室的使用情况进行审批。

-对于涉及公司重要决策、跨部门协调等重要会议，行政部门将优先安排会议室，并确保会议室的使用环境和设施满足会议要求。

-如预约申请与其他会议冲突，行政部门将根据会议的重要性、紧急程度等因素进行协调，必要时可调整会议时间或更换会议室。

3.预约取消或变更

-如因特殊情况需要取消或变更预约，使用部门应提前[X]小时通知行政部门。

-取消或变更预约时，应说明原因，并在办公系统中进行相应操作。

-因未提前通知取消或变更预约而导致会议室闲置或影响其他会议安排的，使用部门应承担相应责任。

四、会议室使用

1.使用时间

-会议室的使用时间应严格按照预约时间执行，使用部门应提前[X]分钟到达会议室进行准备工作，会议结束后应及时清理会议室，不得超时占用。

-如需延长使用时间，使用部门应提前[X]小时向行政部门提出申请，经批准后方可延长。

2.使用要求

-使用部门应保持会议室的整洁卫生，不得在会议室吸烟、乱扔垃圾，会议结束后应将桌椅摆放整齐，关闭投影仪、音响设备、灯光等电器设备，关好门窗。

-使用会议室的人员应爱护会议室设施，不得随意损坏或拆卸，如因使用不当造成设施损坏的，使用部门应照价赔偿。

-会议期间，应遵守会议室的使用秩序，不得大声喧哗、随意走动，手机调至静音或关机状态，如需接听电话应到会议室外接听。

-严禁在会议室进行与会议无关的活动，如娱乐、聚餐等。

3.设备使用

-使用部门应按照操作规范正确使用会议室的投影仪、音响设备、麦克风、白板等设施，如遇设备故障应及时通知行政部门进行维修。

-如需使用笔记本电脑连接投影仪，应提前检查电脑系统和投影仪设置，确保能够正常连接和显示。

-使用完毕后，应及时关闭投影仪、音响设备等电器设备，并拔掉电源插头。

五、会议室维护与管理

1.日常维护

-行政部门应安排专人负责会议室的日常清洁和维护工作，确保会议室环境整洁、设施完好。

-每天对会议室进行清洁，包括桌面、地面、门窗等，定期对投影仪、音响设备、麦克风、白板等设施进行检查和维护，确保设备正常运行。

-定期更换会议室的饮用水、文具等消耗品，保证会议室的正常使用。

2.设施维修

-如发现会议室设施出现故障或损坏，使用部门应及时通知行政部门，行政部门应在接到通知后[X]小时内安排维修人员进