公司邮箱管理办法.docx

?一、总则

（一）目的

为规范公司邮箱的使用与管理，确保公司信息的安全与高效传递，特制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于公司全体员工及因工作需要使用公司邮箱的外部人员。

（三）邮箱管理原则

1.安全保密原则：确保邮箱信息的安全，防止信息泄露、丢失或被非法篡改。

2.规范使用原则：员工应按照规定的方式和用途使用邮箱，不得利用邮箱从事违法违规活动。

3.高效便捷原则：通过合理的邮箱设置和流程优化，提高工作效率，满足公司日常办公及业务往来的需求。

二、邮箱账号管理

（一）账号申请

1.新员工入职时，由人力资源部门负责向信息技术部门提交邮箱账号开通申请，申请内容包括员工姓名、所属部门、岗位等信息。

2.因工作需要临时使用公司邮箱的外部人员，由相关业务部门向信息技术部门提出申请，说明外部人员姓名、单位、合作事项及使用期限等情况。

（二）账号开通与分配

信息技术部门收到账号开通申请后，应在[具体工作日]内完成邮箱账号的开通，并根据员工岗位或业务需求分配相应的邮箱地址。邮箱地址格式为：[用户名].[部门代码]@[公司域名]，例如：zhangsan.hrpany。

（三）账号停用与删除

1.员工离职或岗位调动不再需要使用公司邮箱时，所在部门应及时通知信息技术部门，信息技术部门在核实情况后，于[具体工作日]内停用该邮箱账号。

2.对于因工作结束等原因不再使用公司邮箱的外部人员，业务部门应通知信息技术部门删除其邮箱账号，删除操作应在收到通知后的[具体工作日]内完成。

3.被停用或删除的邮箱账号相关邮件数据将按照公司数据备份与存储管理规定进行处理，重要数据应进行妥善备份。

（四）账号密码管理

1.员工首次登录邮箱时，应按照系统提示及时修改初始密码，密码设置应符合以下要求：

-长度不少于[具体数字]位。

-包含字母（大写和小写）、数字和特殊字符中的至少两种。

-不得使用与个人信息（如生日、电话号码等）相关的简单组合。

2.员工应妥善保管邮箱密码，不得将密码告知他人。如发现密码可能泄露，应立即登录邮箱修改密码，并及时向信息技术部门报告。

3.信息技术部门有权定期提醒员工更换密码，以确保账号安全。

三、邮箱使用规范

（一）邮件发送

1.主题明确：邮件主题应简洁明了，准确概括邮件主要内容，便于收件人快速了解邮件主旨。对于重要邮件，主题前可添加特定标识，如[重要][紧急]等。

2.内容规范：

-邮件内容应语言通顺、逻辑清晰、表达准确，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的词汇和语句。

-涉及公司机密信息、商业秘密、敏感数据等内容的邮件，应按照公司相关保密规定进行加密或采取其他安全措施后发送，并在邮件中注明保密级别。

-转发邮件时，应确保原邮件内容完整，并在转发时注明转发来源及相关说明，不得擅自修改或删除原邮件重要信息。

3.收件人选择：发送邮件时，应准确选择收件人，避免误发或滥发。对于需要多个部门或人员知晓的邮件，应使用合适的群发功能，但要注意避免无关人员收到邮件造成干扰。如因工作需要向外部单位发送邮件，应核对对方准确的邮箱地址。

4.附件管理：

-如需在邮件中添加附件，应确保附件内容与邮件主题相关，且附件格式应符合收件人可能接收的要求。

-对于较大的附件，应尽量通过公司内部文件共享平台或其他合适方式进行传输，并在邮件中告知收件人获取途径，避免因附件过大导致邮件发送失败或影响收件人接收邮件。

-对包含敏感信息的附件，应进行加密处理，并在邮件中注明加密方式及密码获取方式（如适用）。

（二）邮件接收与阅读

1.员工应定期登录邮箱查看邮件，及时处理重要邮件和工作相关邮件，确保工作的正常开展。对于紧急邮件，应在收到后的[具体时长]内进行回复或采取相应措施。

2.在阅读邮件时，应仔细核对邮件内容、发件人信息及附件等，如发现邮件存在疑问或异常情况，应及时与发件人核实。

3.对于需要知晓的邮件，员工应按照邮件要求进行相应操作，并及时向相关人员反馈处理结果；对于不需要回复的一般性邮件，可在阅读后进行适当存档或标记处理。

（三）邮件回复

1.收到邮件后，员工应根据邮件内容及时回复。对于紧急重要邮件，原则上应在收到后的[具体时长]内给予明确回复；对于一般性邮件，也应在合理时间内进行回复，避免因拖延回复影响工作效率和沟通效果。

2.回复邮件时，应针对原邮件内容进行准确回应，如有必要可引用原邮件