股份公司合同审核及管理制度.doc

XX股份有限公司

合同审核及管理制度

第一章总则

第一条为加强XX股份有限公司（以下简称“公司”）系统的合同审核及管理工作，维护公司的合法权益，做好风险防范，根据《中华人民共和国民法典》、《深圳证券交易所股票上市规则》与有关法律、法规、规范性文件及公司相关制度的规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度所称的合同是指公司系统与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利与义务关系的协议。合同审核及管理主要是指与公司业务有关的合同审核和管理，包括业务及事务等方面的合同管理工作。

第三条合同参与单位与人员应当勤勉尽责，忠实履行合同，保守公司商业秘密，维护公司合法权益，不得利用合同谋取私利。

第四条公司所有全资子公司、控股子公司、分公司及办事处等分支机构的合同管理，参照本制度执行，进行统一管理。

第二章合同管理部门及其职责

第五条法务部门在合同管理中承担以下职责：

（一）贯彻执行国家有关合同和合同管理的法律、法规；

（二）拟定、修改公司合同管理制度，并监督执行；

（三）参与公司重大合同的论证、调查、谈判、起草和签订工作；

（四）审查、协助参与起草相关合同；

（五）监督、检查合同的签订、履行情况；

（六）参与公司合同纠纷的调查处理；

（七）负责合同编号和归档管理；

（八）其他相关合同管理事宜。

第六条业务承担、承办部门（以下简称“承办部门”）是合同管理的牵头负责部门，承担以下职责：

（一）负责开展对合同相关方的资信调查，确保合同相关主体具备履约能力；

（二）起草商务性条款，完善合同文本，组织合同项目的谈判，负责跟进合同的签订、履行、变更等；

（三）负责合同文本审查、会签程序的流转；

（四）组织合同履行，办理付款审批、支付，及时掌握所承办合同的履行情况；

（五）建立本部门合同台账，保管合同履行过程中所有协议文件和资料，及时将合同原件和变更后的原件材料提交存档；

（六）处理涉及本部门合同在履行中发生的问题或争议；

（七）其他相关合同管理事宜。

第七条财务部门在合同管理中的职责：

（一）对合同价款及支付方式的合理性、可行性、资金预算等进行审核，对合同的财务收支事项，根据要求适时审查是否符合国家财经法规和公司财务管理制度；

（二）对合同变更或解除的经济性等进行评估，提出审查意见；

（三）对于合同所涉及的财税筹划等事宜，提出规划性意见；

（四）其他相关合同管理事宜。

第八条审计部门在合同管理中的职责：

（一）对合同管理流程及制度执行情况进行检查和风险控制；

（二）其他相关合同管理事宜。

第九条行政部门在合同管理中的职责：

（一）对完成合同审批流程的合同进行登记、用印；

（二）其他相关合同管理事宜。

第三章合同起草、审核、审批与签订

第十条承办部门根据公司交易或其他非交易事项的进展情况，决定邀请其他部门和人员参与合同拟定有关的谈判、起草等工作，或者向上述部门咨询相关意见。承办部门应当提供真实、准确、完整的信息、资料。

第十一条合同均须采用书面形式，未采用书面形式确认并盖章的合同，对公司不具有当然的法律约束力：

（一）有格式合同、标准合同的，应当采用格式合同、标准合同。

（二）采用合同其他方提供的合同文本，拟定新合同，或者对格式合同作出实质性变更的，须由法务部门参与拟定并进行审核。

第十二条合同的内容一般包括以下条款：

（一）当事人的名称或者姓名和住所；

（二）标的；

（三）数量；

（四）质量；

（五）价款或者报酬；

（六）履行期限、地点和方式；

（七）违约责任；

（八）解决争议的方法。

第十三条合同的正本要求用打印机打印，传真件不能作为合同正本保存。填写部分要求用黑色或者蓝黑色钢笔或签字笔书写，书写必须工整、完整。合同文本原则上使用中文版本，如需使用外文版本，需同时提供中文翻译件。

第十四条合同参与部门的审核权限：

（一）承办部门、法务部门、财务部门及其他相关部门审核与授权有关的相应合同；

（二）合同的性质、业务类型、标的额、重要性等是划分审核权限的依据。

第十五条合同审核的内容：

（一）合同编号和许可证文件等；

（二）各方当事人的主体资格和资信情况；

（三）各方当事人的履约能力；

（四）履行合同的法律风险及防范措施；

（五）合同业务所涉及的知识产权问题；

（六）合同结算方式的风险及防范措施；

（七）合同业务涉及的财务和税务问题；

（八）合同的条款、违约责任和管辖约定；

（九）其他需要审核的内容。

第十六条合同在签订之前，承办部门必须依据本制度的规定履行审查义务，认真了解合同对方的真实情况，包括但不限于：对方是否具有法人资格，是否有经营权、所有权，是否有履约能力以及资信等级，对方签约人是否法定代表人或其授权人，审查对方提供资料的真实性与合法性等，切实把好合同签订第一关。

第十七条合同起草、审核、审批与签订的具体流程，按照公司相关实