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公司文件收发管理制度

?一、总则

1.目的

为加强公司文件收发管理，确保文件传递及时、准确、安全，提高工作效率，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位之间文件的收发、传递、归档等管理工作。

3.职责分工

-行政部：负责公司文件收发管理的归口工作，制定文件收发管理制度，明确工作流程和标准；负责文件的统一收发、登记、编号、传阅、归档等工作；定期对文件收发情况进行检查和总结，及时发现问题并提出改进措施。

-各部门：负责本部门文件的起草、审核、发送、接收、保管等工作；指定专人负责与行政部对接文件收发事宜，确保文件传递的及时性和准确性；对涉及本部门的文件进行分类整理和妥善保管，按规定时间和要求向行政部移交归档文件。

-公司领导：负责对重要文件的审批和签发，对文件收发管理工作进行监督和指导。

二、文件的分类与编号

1.文件分类

-行政文件：包括公司发布的各项规章制度、决定、通知、通报、报告、请示、批复等。

-业务文件：涉及公司各业务部门的工作计划、总结、合同、协议、报表、技术资料等。

-会议文件：公司召开各类会议形成的会议通知、议程、报告、决议、纪要等。

-其他文件：除上述三类文件以外的其他文件，如宣传资料、培训教材、荣誉证书等。

2.文件编号

-行政文件编号：由公司简称+年份+序号组成，例如：[公司简称]〔20XX〕XX号。其中，年份为文件发布年份的后两位数字，序号为该年份内发布文件的顺序号。

-业务文件编号：根据业务类型进行分类编号，具体编号规则由各业务部门自行制定，但应保证编号的唯一性和系统性，并报行政部备案。例如：市场部业务文件编号为SC+年份+序号，其中SC代表市场部，年份和序号含义同行政文件编号。

-会议文件编号：由会议名称缩写+年份+序号组成，例如：[会议名称缩写]〔20XX〕XX号。会议名称缩写应简洁明了，能够准确反映会议主题。年份和序号含义同行政文件编号。

-其他文件编号：根据文件性质和类别进行编号，编号规则由行政部统一制定并公布。例如：宣传资料编号为XC+年份+序号，培训教材编号为PX+年份+序号等。

三、文件的收发流程

1.文件的收文流程

-外部来文

-签收：行政部收到外部单位发来的文件后，应及时进行签收登记，记录文件的名称、文号、来文单位、日期、份数等信息。

-分类：根据文件内容和性质，将签收的文件进行分类，确定分发范围。

-呈批：对于重要文件或需公司领导批示的文件，行政部应及时呈送公司领导阅批。

-传阅：经公司领导批示后的文件，行政部按照批示意见进行传阅，相关部门和人员应在规定时间内完成传阅，并在文件传阅单上签字确认。

-办理：传阅后的文件由相关部门负责办理，办理结果应及时反馈给行政部。

-归档：文件办理完毕后，行政部应按照档案管理规定进行归档保存。

-内部来文

-部门报送：各部门起草或收到的内部文件，应及时报送行政部统一登记。报送时需填写文件报送单，注明文件名称、文号、报送部门、日期等信息。

-登记编号：行政部对内部来文进行登记编号，按照文件分类和编号规则进行编号，并填写文件登记表。

-呈批传阅：根据文件内容和性质，按照外部来文的呈批传阅流程进行处理。

-办理归档：参照外部来文的办理和归档流程执行。

2.文件的发文流程

-起草：各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合国家法律法规和公司相关规定，表述准确、简洁、清晰。

-审核：文件起草完成后，由起草部门负责人进行审核，确保文件内容的准确性和规范性。对于涉及多个部门的文件，应征求相关部门意见，进行会签。

-审批：经审核后的文件，报公司领导审批签发。公司领导应认真审阅文件内容，对文件的合法性、合理性、可行性进行把关，并签署审批意见。

-编号登记：文件经领导审批签发后，行政部按照编号规则进行编号登记，填写文件发文登记表，记录文件的名称、文号、发文部门、日期、份数、发送范围等信息。

-印发：行政部根据文件发送范围，通过打印、复印、电子邮件等方式进行印发。对于重要文件或需盖章的文件，应严格按照公司印章管理规定进行盖章。

-存档：文件印发后，行政部应留存一份文件原件进行归档