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安全生产文件档案管理制度

??一、总则

1.目的

为加强公司安全生产文件档案的管理，确保安全生产文件档案的完整性、准确性和系统性，便于查阅、使用和保存，依据国家有关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司各部门及下属单位在安全生产工作中形成的各类文件、档案的管理。

3.职责分工

安全管理部门

负责制定、修订安全生产文件档案管理制度，并组织实施。

负责收集、整理、归档公司安全生产工作中产生的各类文件、资料，建立安全生产文件档案库。

负责对安全生产文件档案的日常管理，包括借阅、查阅登记等工作。

定期对安全生产文件档案进行整理、鉴定和销毁工作。

各部门

负责本部门安全生产文件的收集、整理，并定期移交至安全管理部门。

按照规定程序借阅、查阅安全生产文件档案。

配合安全管理部门做好安全生产文件档案的相关工作。

档案管理部门

负责对安全生产文件档案管理工作进行指导和监督。

提供必要的档案管理设施和技术支持。

二、文件管理

1.文件分类

法律法规类：国家和地方有关安全生产的法律法规、标准规范、政策文件等。

公司制度类：公司制定的安全生产规章制度、操作规程、应急预案等。

安全检查类：安全检查表、隐患排查治理记录、安全检查报告等。

教育培训类：安全生产培训计划、培训教材、培训记录等。

事故管理类：事故报告、事故调查处理报告、事故统计分析资料等。

其他类：与安全生产工作相关的其他文件、资料。

2.文件收集与整理

收集要求

各部门应及时收集本部门在安全生产工作中形成的各类文件、资料，并确保其真实性、完整性。

对于外来的安全生产文件，如法律法规、标准规范等，由安全管理部门统一收集、登记。

整理要求

对收集到的文件进行分类、编号，确保文件排列有序。

对文件进行装订、编目，编制文件目录，便于查找和查阅。

对破损、褪色的文件进行修复或复制，保证文件的可读性。

3.文件审批与发布

审批流程

公司制度类文件由起草部门负责人审核，分管安全领导审批后发布。

其他安全生产文件根据其性质和重要程度，按照相应的审批流程进行审批。

发布方式

安全生产文件通过公司内部网络、公告栏、文件发放等方式进行发布，确保相关人员能够及时获取。

三、档案管理

1.档案归档

归档范围

经过整理、鉴定后的安全生产文件，符合归档要求的应及时归档。

重大安全生产活动、项目的文件资料应单独归档。

归档时间

各部门应在每年年底前将本年度的安全生产文件整理后移交至安全管理部门归档。

特殊情况的文件应在事件结束后[X]个工作日内归档。

归档要求

归档的文件应齐全完整，字迹清晰，签署完备。

归档文件应按照分类方案进行整理，编制档号，填写归档文件目录。

2.档案保管

保管期限

安全生产法律法规、标准规范等文件长期保管。

公司制度类文件根据其重要性和时效性确定保管期限，一般为[X]年。

安全检查、教育培训、事故管理等文件根据实际情况确定保管期限，一般为[X]年。

保管设施

设立专门的安全生产文件档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。

档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度符合规定要求。

3.档案检索

检索工具

建立安全生产文件档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，便于快速查找档案。

档案检索系统应包括电子检索和纸质检索两种方式，确保检索的准确性和便捷性。

检索方法

可根据文件的类别、编号、日期、关键词等进行检索。

对于电子检索系统，应定期进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。

4.档案借阅与查阅

借阅申请

因工作需要借阅安全生产文件档案的，应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等。

借阅申请表经所在部门负责人签字同意后，报安全管理部门审批。

借阅审批

安全管理部门根据借阅申请表进行审核，对于涉及重要机密或敏感信息的文件，应报分管安全领导审批。

审批通过后，安全管理部门向借阅人发放档案，并做好借阅登记。

查阅规定

查阅安全生产文件档案应在安全管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。

查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。

借阅期限

一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。

重要档案的借阅期限根据实际情况确定，但最长不得超过[X]个工作日。

归还要求

借阅人应在规定期限内归还档案，归还时安全管理部门应对档案进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追