2025年视频会议系统管理制度.doc

视频會议系统管理制度

总则

為了對的、规范使用视频會议系统，提高會议的效率及质量，保证视频會议可以長期有效的進行，特制定本规定。

本细则合用于内部视频會议系统的管理维护人员。

职责分工

总管理中心信息部是视频會议系统平常维护的重要执行者，其重要职责包括：

负责集团视频會议设备和系统的平常管理和维护工作，保持系统处在良好的运行状态；

對设备電路及系统進行平常维护、定期巡检、检修测试，包括视频會议主机、视频會议大屏幕及電视、摄像頭、麦克風、调音台、音响、网络设备、系统软件、系统优化调整等的平常维护管理工作，并且要记录巡检记录和维修记录；

在巡检過程中，要對视频會议设备進行记录，维护，并且要現成對企业管理员進行現場培训，現場問題答疑，并且监督和协助企业视频管理员完毕操作手册；

在每次视频會议调试前，要与各個會場逐项進行問題排查，详見（视频會议前問題排查表）并且做好有关排查记录；

完整、精确地记录视频會议系统的运行曰志；

视频會议管理员要及時处理和反馈视频设备中存在的多种問題；

视频會议系统的传播链路進行整体维护，保证正常运行。

對重要的會议和培训要及時的進行會议录制，转换、存档；

及時的维护录播设备的存储空间，對视频资料進行定期备份和导出。

组员企业视频會议管理工程師职责：

各组员企业至少配置一名专职或两名兼职视频管理员；

视频管理员需保持手机畅通，信息部需建立《各视频负责人一览表》（如附件一所示）；

负责本企业视频會议设备和系统平常管理和维护工作，保持系统处在良好的运行状态；

對设备電路及系统進行平常维护、定期检修测试，包括视频會议主机、视频會议大屏幕及電视、摄像頭、麦克風、调音台、音响、网络设备、系统软件、系统优化调整等的平常维护管理工作；

每次视频會议後向总管理中心信息部发送會议曰志，如遇设备問題应及時向总管理中心信息部汇报，信息部管理人员必须在一种工作曰内排查問題。

设备管理

视频會议系统设备

视频會议系统设备重要由摄像頭、话筒、會议专用電脑、图像显示设备、调音台、音响设备等构成。

严禁在视频會议专用電脑上安装無关的软件，并定期做好病毒防护等安全维护工作。

视频會议系统管理员必须每周一次對有关设备進行常规检查清理工作。在视频會议召開前，应對有关设备進行全面检查。

视频會议系统只能由系统管理员操作，严禁其他無关人员操作。

會议管理

视频會议管理

各企业、各中心如使用视频會议，需提前在OA系统中预订會议室。

各参會單位管理员接到视频會议召開的告知後，必须在视频會议開始前1小時進行设备联動调试，检查本會場内電源、麦克風、音响、调音台、视频显示设备与否正常，数据与否丢包，出現問題及時处理，保证會议视频、音频质量，保障网络传播效果稳定正常，调试完毕後必须将麦克風调至关闭状态，以免影响會议效果。

系统管理员在會前和會中必须按對的的措施操作，會议中严禁插拔话筒電源、关闭视频终端電源等非法操作，不准私自调動视频设备，會议召開期间，管理员需在會议現場保证會议正常進行。

分會場會议中不发言時应积极关闭本端麦克風，防止产生杂音、噪音，影响會议音频效果，主會場也要通過MCU後台對非发言會場進行静音，以保证會议效果。

在會议開始前，各分會場将摄像頭取會場全景，會议進行中，及時调整摄像頭，取发言者近景镜頭。

會议中假如有會場意外中断，严禁自行更改配置，及時联络主會場管理员把會場重新加入到會议中。

會议期间，针對各會場线路、音频、视频進行监控并做好记录，及時发現問題，在會议結束後针對問題查找原因，出書面故障汇报，防止後来出現类似的問題。

會议期间，手机应调整為静音或震動状态，重要會议严禁接打電话。

會议結束後，及時关闭各项设备電源，做好设备保养工作。

會议期间，视频设备遥控器要严格保管，严禁管理员以外的人進行遥控器操作。

考核规定

為了保证视频會议系统正常运行，各單位必须配置一名名专职或两名兼职管理员负责平常维护和详细操作，总管理中心将人员配置纳入每月的信息化考核中，不符合规定的，将予以1分的扣分。

各個视频會場由于人為操作失误导致视频终断，每发現一次予以1-5分的扣分。

视频管理人员必须严格执行视频會议的操作程序，不得随意拆卸和挪用视频會议系统设备，不得随意更改视频设备的配置，在會议期间，各單位视频管理人员必须現場值守，不得擅离岗位，會议結束後，检查话筒，关闭设备。如不符合规定的每发現一次予以1-10分的扣分。

各個分會場的视频管理员，必须在開會前30分-60分启動设备，参与视频會议设备联调，如因视频管理员没有及時启動视频设备导致视频無法召開或出現故障的，每发現一次予以1-10分的扣分。

视频管理人员必须做好视频會议系统设备的平常维护和管理工作，如发生人為损壞或设备丢失等状况，须上报集团总管理中心，追究有关负责人的责任,并對有关單位予以1-