宣传用品发放管理制度.docxVIP

宣传用品发放管理制度

一、总则

1.目的

为加强公司宣传用品的管理，规范宣传用品的发放流程，确保宣传用品的合理使用，提高宣传效果，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司各部门及全体员工。

3.基本原则

按需发放原则：根据工作实际需要，合理发放宣传用品，避免浪费。

规范流程原则：明确宣传用品的申请、审批、领取、使用和核销等流程，确保操作规范。

责任到人原则：明确各环节的责任人，确保宣传用品的管理责任落实到位。

二、宣传用品的分类及用途

1.宣传资料类

公司简介：用于向客户、合作伙伴等介绍公司基本情况、业务范围、发展历程等。

产品手册：详细介绍公司各类产品的特点、功能、优势等，帮助客户了解产品信息。

宣传折页：针对特定活动、产品或服务制作的简要宣传资料，便于携带和传播。

海报：用于张贴在公司内部、展会现场、门店等场所，吸引关注，宣传公司形象或活动信息。

2.办公用品类

名片：员工个人用于商务交往的身份标识，印有姓名、职位、联系方式等信息。

笔记本：用于记录会议内容、工作思路、客户信息等。

笔：包括中性笔、圆珠笔等，用于日常书写。

文件袋：用于存放文件、资料等，起到保护和整理的作用。

3.宣传礼品类

定制礼品：如带有公司logo的杯子、钥匙扣、U盘等，用于赠送客户、合作伙伴或作为活动奖品。

促销礼品：在特定促销活动中发放的小礼品，如小玩偶、优惠券等，吸引客户购买产品或服务。

三、宣传用品的采购与库存管理

1.采购

宣传用品的采购由公司行政部门负责统一管理。行政部门应根据各部门的需求预测和实际使用情况，制定年度宣传用品采购计划。

在采购过程中，行政部门应选择具有良好信誉的供应商，确保宣传用品的质量和供应稳定性。同时，要严格按照公司的采购流程进行操作，签订采购合同，明确采购价格、交货期、质量标准等条款。

对于批量采购的宣传用品，行政部门应组织相关人员进行验收，确保数量准确、质量合格。如发现问题，应及时与供应商沟通解决。

2.库存管理

行政部门应设立专门的宣传用品仓库，对采购回来的宣传用品进行分类存放，并建立库存台账，详细记录宣传用品的名称、规格、数量、入库时间、领用情况等信息。

仓库管理人员应定期对库存进行盘点，确保账实相符。如发现库存短缺或损坏等情况，应及时查明原因，并报告行政部门负责人。

为保证宣传用品的质量，仓库应保持干燥、通风良好，避免宣传用品受潮、发霉、损坏等。同时，要做好防火、防盗等安全措施。

四、宣传用品的申请与审批

1.申请

各部门因工作需要领取宣传用品时，应填写《宣传用品申请表》，详细注明所需宣传用品的名称、规格、数量、用途及预计使用时间等信息。

申请表应由部门负责人签字确认，并加盖部门公章。如涉及多个部门共同使用的宣传用品，应由主办部门统一申请。

2.审批

《宣传用品申请表》提交至行政部门后，行政部门负责人应根据库存情况、申请部门的实际需求等进行审核。

对于一般性的宣传用品申请，行政部门负责人有权直接审批；对于涉及金额较大、数量较多或特殊用途的宣传用品申请，应报公司分管领导审批。

审批通过后，行政部门应在申请表上签署审批意见，并通知申请部门领取宣传用品。

五、宣传用品的领取与发放

1.领取

申请部门凭经审批后的《宣传用品申请表》到行政部门仓库领取宣传用品。领取时，领取人应在库存台账上签字确认。

对于一些贵重或限量的宣传用品，如定制礼品、高档宣传资料等，行政部门应实行限量发放，并做好登记备案工作。领取人需提供有效身份证明，并说明使用用途。

2.发放

仓库管理人员应按照审批后的申请表，准确发放宣传用品，并确保所发放的宣传用品与申请表上的信息一致。

在发放过程中，如发现库存不足或其他问题，仓库管理人员应及时告知行政部门负责人，并协助解决。

六、宣传用品的使用规范

1.使用范围

宣传用品仅用于公司内部宣传、业务推广、客户接待等与公司经营活动相关的场合，严禁挪作他用。

2.使用要求

各部门及员工在使用宣传用品时，应严格按照规定的用途和方式使用，确保宣传用品的使用效果。

对于宣传资料类用品，应注意保持整洁、完好，不得随意涂改、损坏或丢弃。如需发放给客户或合作伙伴，应确保资料内容准确、完整。

对于办公用品类用品，应合理使用，节约资源。如笔记本、笔等，应妥善保管，避免浪费。

对于宣传礼品类用品，应根据不同的对象和场合，选择合适的礼品进行赠送，并注意礼品的包装和礼仪。赠送礼品时，应做好登记记录，注明礼品名称、数量、赠送对象、赠送时间等信息。

3.使用监督

行政部门负责对宣传用品的使用情况进行监督检查。如