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口头安排工作管理制度

总则

目的

为了规范公司内部口头安排工作的行为，确保工作传达准确、高效执行，避免因口头传达不清导致工作失误或延误，特制定本管理制度。

适用范围

本制度适用于公司全体员工，包括各部门管理人员、普通员工等在日常工作中涉及的口头安排工作事项。

基本原则

1.准确性原则：口头传达工作要求应准确清晰，避免模糊、歧义的表述，确保接收人能够准确理解工作内容和要求。

2.及时性原则：根据工作的紧急程度和重要性，及时进行口头工作安排，确保工作能够按时启动和推进。

3.责任明确原则：明确工作安排的责任人及相关要求，避免出现职责不清、互相推诿的情况。

4.记录可查原则：对于重要的口头工作安排，应进行必要的记录，以便后续查询和追溯。

口头安排工作的流程

安排前准备

1.明确工作任务：安排工作的人员应提前对工作任务进行梳理，明确工作的目标、内容、要求、时间节点、交付成果等关键要素。

2.确定接收对象：根据工作的性质和职责范围，确定合适的接收对象，确保接收人具备完成工作的能力和权限。

口头传达

1.简洁明了传达：安排工作的人员应使用简洁、易懂的语言，将工作任务清晰地传达给接收人，避免使用过于专业或生僻的词汇。传达过程中，要重点突出关键要素，确保接收人能够准确把握工作要点。

2.确认接收理解：传达完毕后，应要求接收人重复或简述工作内容和要求，以确认其是否理解。如接收人存在疑问，应及时进行解答和澄清，确保接收人完全明白工作安排。

记录与跟进

1.记录要点：对于重要的口头工作安排，安排工作的人员应及时进行记录，记录内容包括工作任务、接收人、传达时间、要求完成时间、关键注意事项等。记录可以采用纸质记录或电子记录的方式，确保记录的准确性和完整性。

2.跟进监督：安排工作的人员应按照工作要求的时间节点，对接收人的工作进展进行跟进和监督。如发现工作执行过程中出现问题或偏差，应及时与接收人沟通，共同分析原因，采取有效的措施进行纠正，确保工作能够按时、按质完成。

接收口头工作安排的要求

认真倾听

接收人在接到口头工作安排时，应集中注意力，认真倾听安排工作的人员传达的内容，不得打断或敷衍。

准确理解

接收人要确保自己准确理解了工作任务的要求和目标，如有疑问应及时提出，不得似是而非、盲目接受。

明确回应

接收人应在接收工作安排后，及时给予明确的回应，表明自己已经清楚工作内容和要求，并会按照要求执行。回应可以采用口头确认或书面回复的方式，具体方式由安排工作的人员确定。

按时完成

接收人应严格按照工作要求的时间节点，认真履行职责，按时完成工作任务。如因特殊原因无法按时完成，应提前向安排工作的人员说明情况，并提出合理的解决方案。

监督与考核

监督机制

1.内部监督：公司各级管理人员应加强对下属员工口头安排工作执行情况的监督，定期检查工作进展和完成质量，发现问题及时督促整改。

2.相互监督：员工之间应相互监督口头工作安排的执行情况，对于发现的问题可以及时向相关负责人反馈，共同维护公司工作秩序。

考核标准

1.工作完成情况：根据工作任务的要求和时间节点，考核接收人是否按时、按质完成工作任务。如未按时完成或完成质量不符合要求，应视情节轻重给予相应的扣分。

2.沟通协作情况：考核接收人在接收和执行口头工作安排过程中，与安排工作的人员及其他相关人员的沟通协作情况。如因沟通不畅导致工作失误或延误，应给予相应的扣分。

3.记录与反馈情况：考核接收人是否按照要求对口头工作安排进行记录，并及时向安排工作的人员反馈工作进展情况。如未进行记录或未及时反馈，应给予相应的扣分。

考核结果应用

1.绩效奖金挂钩：将口头工作安排执行情况的考核结果与员工的绩效奖金挂钩，根据考核得分确定绩效奖金的发放比例。

2.晋升与奖励参考：考核结果作为员工晋升、奖励等人事决策的重要参考依据。对于在口头工作安排执行过程中表现优秀的员工，给予适当的奖励和晋升机会；对于表现不佳的员工，进行相应的培训和辅导，如仍无改进，可采取进一步的管理措施。

责任追究

安排失误责任

1.因安排工作的人员传达不清、要求不明确等原因导致工作失误或延误的，由安排工作的人员承担主要责任。公司将根据情节轻重，对其进行批评教育、绩效扣分、经济处罚等处理。

2.如因安排工作的人员故意隐瞒关键信息、恶意误导接收人等行为导致严重后果的，公司将视情节给予降职、撤职、解除劳动合同等严肃处理，并追究其法律责任。

执行不力责任

1.接收人未按照口头工作安排的要求执行，导致工作失误或延误的，由接收人承担主要责任。公司将根据情节轻重，对其进行批评教育、绩效扣分、经济处罚等处理