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历年体检档案管理制度

总则

一、目的

为规范公司历年体检档案的管理，确保体检档案的完整性、准确性和安全性，特制定本管理制度。体检档案是公司员工健康状况的重要记录，对于员工的职业健康管理、疾病预防和医疗救治等方面具有重要意义。

二、适用范围

本制度适用于公司全体员工的历年体检档案管理，包括在职员工、离职员工和退休员工。

三、管理职责

1.人事部门负责体检档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保体检档案的及时、准确和完整。

2.体检机构负责体检数据的采集、录入和报告生成等工作，确保体检数据的真实、准确和可靠。

3.各部门负责人负责督促本部门员工按时参加体检，并配合人事部门做好体检档案的管理工作。

4.公司保密部门负责体检档案的保密工作，确保体检档案的信息安全。

体检档案的收集与整理

一、体检档案的内容

1.员工基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式、所在部门等。

2.体检报告：包括体检项目、体检结果、诊断意见、建议等。

3.体检照片：包括正面免冠照片、X光照片、心电图照片等。

4.其他相关资料：如体检通知、体检费用清单、体检机构资质证明等。

二、体检档案的收集

1.人事部门应在每年的体检结束后，及时收集体检机构提交的体检报告和相关资料，并进行初步审核。

2.对于离职员工和退休员工的体检档案，人事部门应在员工离职或退休后的一个月内收集完毕。

3.人事部门应建立体检档案收集台账，记录体检档案的收集时间、收集人员、体检机构等信息。

三、体检档案的整理

1.人事部门应将收集到的体检档案按照员工姓名进行分类整理，并编制档案目录。

2.对于体检报告和相关资料，人事部门应进行数字化处理，将其扫描成电子文档，并存储在公司的档案管理系统中。

3.人事部门应定期对体检档案进行整理和归档，确保体检档案的整洁、有序和易于查找。

体检档案的保管与利用

一、体检档案的保管

1.体检档案应存放在公司的档案管理室中，由专人负责保管。档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全措施，确保体检档案的安全。

2.人事部门应建立体检档案保管台账，记录体检档案的保管时间、保管人员、存放位置等信息。

3.体检档案的保管期限为员工离职或退休后的30年，对于涉及员工隐私的体检档案，应按照国家有关法律法规的规定进行保管。

二、体检档案的利用

1.公司内部人员需要查阅体检档案时，应填写《体检档案查阅申请表》，经人事部门负责人批准后，方可查阅。

2.公司外部人员需要查阅体检档案时，应填写《体检档案查阅申请表》，经人事部门负责人和公司保密部门负责人批准后，方可查阅。

3.查阅体检档案时，应严格遵守公司的保密制度，不得泄露体检档案的内容。

4.人事部门应建立体检档案利用台账，记录体检档案的利用时间、利用人员、利用目的等信息。

体检档案的更新与维护

一、体检档案的更新

1.人事部门应定期对体检档案进行更新，将员工的体检结果和诊断意见及时录入档案中。

2.对于员工的体检结果异常或患有疾病的，人事部门应及时通知员工，并将其纳入公司的职业健康管理体系中，进行跟踪和管理。

3.人事部门应建立体检档案更新台账，记录体检档案的更新时间、更新人员、更新内容等信息。

二、体检档案的维护

1.人事部门应定期对体检档案进行检查和维护，确保体检档案的完整性和准确性。

2.对于体检档案中存在的错误或遗漏，人事部门应及时进行更正和补充。

3.人事部门应定期对体检档案的管理系统进行备份和恢复，确保体检档案的安全。

附则

一、本制度由人事部门负责解释和修订。

二、本制度自发布之日起施行。

[公司名称]人事总监：[姓名]

[日期]