《公司会议管理办法：强化闭环管理提升会议效率》.docxVIP

公司会议管理办法

总则

第一条制度目的

为规范公司会议管理流程，提升会议效率与决策质量，降低行政成本，结合公司实际运营需求，特制定本办法。本办法适用于公司各级别、各类别会议的全流程管理，包括但不限于例会、专题会、临时会议及跨部门协调会。

第二条管理原则

精简高效原则：严格控制会议数量，杜绝无实质内容的会议，确保会议议题聚焦核心工作。

权责明晰原则：明确会议各参与主体的职责，避免职责模糊导致的效率低下。

成本可控原则：合理规划会议预算，优化资源配置，杜绝铺张浪费。

结果导向原则：以会议决议落地和问题解决为最终目标，强化会后跟进机制。

第三条会议分类与体系

（一）四级例会制度

公司董事会及常务会议

召开频率：董事会每季度至少召开1次，常务会议每周召开1次。

参与人员：董事会成员、常务副总及指定高管，必要时邀请外部专家列席。

核心职责：审议公司战略规划、重大投资决策、年度经营计划及高管人事任免等。

总经理办公会议

召开频率：每周召开1次（固定周几上午）。

参与人员：总经理、副总经理、各部门负责人。

核心职责：部署周度工作任务，协调跨部门事项，跟进重点项目进度，审议部门提交的重要议题。

部门工作会议

召开频率：部门周会每周召开1次，月度总结会每月5日前召开。

参与人员：部门全体员工或专项工作组成员。

核心职责：分解部门任务，汇报工作进展，解决具体业务问题，制定下周/月工作计划。

全体员工会议

召开频率：每半年召开1次（年中、年末），遇重大事项可临时召开。

参与人员：全体在职员工。

核心职责：通报公司经营成果、战略调整、重大政策变化，宣贯企业文化，答疑解惑。

（二）专项会议制度

定期专题会

例：财务分析会（每月10日）、营销例会（每周三）、技术研讨会（双周周五）。

管理要求：由固定责任部门牵头，提前3天发布议题清单，会后24小时内发送会议纪要。

临时专项会

适用场景：突发事件处置、紧急项目攻坚、跨部门争议协调等。

审批要求：需填写《临时会议审批单》，经分管领导签字同意后方可召开。

外部协调会

定义：与供应商、客户、政府机构等外部单位召开的会议。

特殊要求：需提前备案会议目的及参会人员，会后整理《外部会议沟通备忘录》存档。

会议管理体制

第四条审批与备案机制

审批权限划分

董事会及常务会议：由董事长或授权代表审批。

总经理办公会：由总经理审批，行政部备案。

部门会议：由部门负责人审批，行政部登记备案。

临时会议：涉及跨部门的需分管副总审批，单一部门内部会议由部门负责人审批。

备案流程

所有会议需在《公司会议台账》中登记，内容包括：会议名称、时间、地点、主持人、主要议题、预计参会人数。

临时会议需在召开前1个工作日完成备案，紧急会议可先口头报备，事后48小时内补全手续。

第五条预算与成本管控

年度会议预算编制

每年12月15日前，行政部会同财务部制定下一年度《会议预算方案》，包含：场地租赁、资料印刷、餐饮住宿、设备租赁等费用。

预算方案需经总经理办公会审议、董事会批准后执行，年度预算偏差率不得超过10%。

费用报销标准

内部会议：人均费用不超过50元（含资料、茶水），严禁安排餐饮。

外部会议：根据会议规模及性质设定标准，单笔费用超5000元需分管副总签字审批。

财务部需严格审核发票及会议签到表，无审批单或签到表的费用不予报销。

第六条会务职责分工

行政部核心职责

统筹公司级会议的组织协调，包括场地预订、设备调试、会议通知发放。

制定会议管理规范及模板（如通知模板、纪要模板、签到表）。

监督会议纪律及决议跟进情况，定期通报会议管理问题。

会议承办部门职责

提前3天提交会议议题及相关材料（如PPT、数据报表），经分管领导审核后提交行政部。

负责会议现场物资准备（如投影仪、翻页笔、会议资料袋），并在会议前1小时完成场地布置。

安排专人记录会议内容，会后24小时内形成纪要初稿，经主持人审核后发送参会人员。

第七条会议纪律管理

考勤要求

参会人员须提前5分钟到场，因特殊情况无法参会的，需提前2小时向主持人提交《请假单》，并指定代理人。

迟到10分钟以上者需向主持人说明原因，全年累计迟到3次或无故缺席1次的，取消当年评优资格。

会场规范

会议期间需将手机调至静音或震动模式，不得随意离场。

严禁在会场内吸烟、进食，保持环境整洁。

未经允许，不得擅自对会议内容进行录音、录像或拍照。

会议全流程管理

第八条会前筹备规范

议题征集与审核

定期会议：行政部提前3天向各部门征集议题，汇总后提交主持人审核，未通过审核的议题需说明原因。

临时会议：由发起部门填写《会议议题申请表》，内容包括：议题背景、期望达成目标、需参会部门及人员。

会议通知发放

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