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办公室5s管理条例及细则

一、整理（SEIRI）

（一）定义与目的

整理是指区分要与不要的物品，将不要的物品清除出办公室。目的是腾出空间，防止误用，塑造清爽的工作场所。

（二）实施步骤

1.全面检查

-对办公室的各个区域，包括办公桌、文件柜、储物间、公共区域等进行全面检查。不仅要检查可见的物品，还要检查抽屉、柜子内部、角落等容易被忽视的地方。

-由各部门负责人组织本部门员工进行初步检查，填写《物品检查清单》，记录物品的名称、数量、存放位置、使用频率等信息。

2.区分要与不要

-制定明确的区分标准。一般来说，以下物品可列为不要的物品：

-过期的文件、资料、报表等。

-损坏且无法修复的办公用品，如坏的打印机、计算器等。

-不再使用的设备、工具，如旧的电脑主机、废弃的办公桌椅等。

-多余的库存物品，如积压的文具、纸张等。

-无使用价值的杂物，如旧包装、废弃的宣传资料等。

-各部门根据标准对检查出的物品进行分类，将不要的物品放置在指定的待处理区域，并在《物品检查清单》中标记。

3.处理不要的物品

-对于有价值但本部门不再使用的物品，可以通过内部调配的方式，转移到其他有需要的部门。填写《物品内部调配申请表》，经相关部门负责人和行政部门批准后进行调配。

-对于可回收利用的物品，如废纸、金属制品等，联系专业的回收公司进行回收处理。

-对于无使用价值的废弃物，如垃圾、破旧物品等，按照公司的废弃物处理规定进行处理，确保环保合规。

（三）检查与监督

1.行政部门定期对各部门的整理工作进行检查，检查周期为每周一次。

2.检查内容包括物品的分类是否准确、待处理物品是否及时处理、办公区域是否整洁等。

3.对于不符合要求的部门，发出《整改通知书》，要求限期整改。整改期限一般为3个工作日。

二、整顿（SEITON）

（一）定义与目的

整顿是指将整理后需要的物品进行科学合理的布置和摆放，明确数量，并进行标识，以便在需要时能够快速找到。目的是提高工作效率，减少寻找物品的时间浪费。

（二）实施步骤

1.规划布局

-根据办公室的功能和工作流程，对办公区域进行合理规划。划分出办公区、文件存储区、设备放置区、公共休息区等不同功能区域。

-各部门根据本部门的工作特点和需求，对本部门的办公区域进行详细规划，绘制《办公区域布局图》，明确各个物品的摆放位置。

2.定置管理

-确定物品的放置位置。对于常用的物品，应放置在离使用地点最近且方便取用的地方；对于不常用的物品，可以放置在相对较远的存储区域。

-采用定位线、标识牌等方式对物品的放置位置进行明确标识。例如，在办公桌上用定位线标识出电脑、电话、文件盒等物品的摆放位置；在文件柜上标注文件的分类和存放范围。

3.标识管理

-对所有物品进行标识。标识应清晰、准确、规范，包括物品名称、规格、数量、存放位置等信息。

-采用不同颜色、形状的标识牌对不同类型的物品进行区分。例如，用红色标识危险物品，用黄色标识待处理物品等。

-建立标识管理制度，确保标识的及时更新和维护。当物品的位置、数量等信息发生变化时，及时更新标识。

（三）检查与监督

1.行政部门定期对各部门的整顿工作进行检查，检查周期为每两周一次。

2.检查内容包括物品的放置位置是否合理、标识是否清晰准确、定置管理是否有效等。

3.对于不符合要求的部门，发出《整改通知书》，要求限期整改。整改期限一般为5个工作日。

三、清扫（SEISO）

（一）定义与目的

清扫是指将办公室内的环境、设备、物品等进行彻底清扫，保持干净整洁。目的是消除脏污，保持办公环境的整洁，预防设备故障和事故的发生。

（二）实施步骤

1.制定清扫标准

-明确清扫的范围和要求。包括办公桌面、地面、墙面、门窗、文件柜、设备等各个方面的清扫标准。例如，办公桌面应无灰尘、杂物，地面应干净无污渍，文件柜应内外清洁等。

-制定《清扫检查表》，详细列出清扫的项目、标准和检查方法。

2.划分清扫区域和责任

-根据办公室的布局和人员分布，将清扫区域划分到各个部门和个人。明确每个区域的清扫责任人。

-各部门制定本部门的《清扫排班表》，安排员工轮流进行清扫工作。

3.实施清扫

-员工按照清扫标准和排班表的要求，定期进行清扫工作。清扫频率为每天一次小清扫，每周一次大清扫。

-在清扫过程中，不仅要清扫表面的灰尘和杂物，还要对设备进行保养和检查。例如，清洁电脑键盘、鼠标时，要注意防止液体进入设备；检查打