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办公室物资管理条例

一、总则

1.目的

为了加强办公室物资管理，规范物资的采购、使用、保管和处置等流程，提高物资使用效率，降低办公成本，保障公司正常办公秩序，特制定本条例。

2.适用范围

本条例适用于公司内部所有办公室物资的管理，包括但不限于办公用品、办公设备、办公家具以及低值易耗品等。

3.管理原则

遵循“统一管理、合理配置、节约使用、规范操作”的原则，确保物资管理工作的科学化、规范化和制度化。

二、物资分类与定义

1.办公用品

指日常办公所需的消耗性物品，如笔、纸、笔记本、文件夹、胶水、计算器等。

2.办公设备

指具有一定价值且可重复使用的办公用机器和设备，如电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等。

3.办公家具

指为办公提供支撑和便利的各类家具，如办公桌、办公椅、文件柜、沙发等。

4.低值易耗品

指单位价值较低、使用期限较短、容易损耗的物品，如垃圾桶、扫帚、拖把、垃圾袋等清洁用品，以及鼠标垫、键盘膜等电脑周边用品。

三、物资采购管理

1.采购计划制定

各部门应于每月[具体日期]前，根据本部门的实际工作需求和物资使用情况，制定下月的物资采购计划，并提交至行政部门。采购计划应详细列出物资的名称、规格、型号、数量、预计单价等信息。

行政部门对各部门提交的采购计划进行汇总和审核，结合公司的实际情况和预算安排，制定公司整体的物资采购计划。采购计划需经公司领导审批通过后执行。

2.采购流程

（1）采购申请：当需要采购物资时，由使用部门填写《物资采购申请表》，注明采购物资的名称、规格、数量、用途等信息，经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。

（2）采购审批：行政部门对采购申请进行审核，对于金额较小的采购申请，由行政部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，需报公司领导审批。

（3）供应商选择：行政部门根据采购物资的种类和要求，选择合适的供应商。在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素，确保采购到质优价廉的物资。

（4）采购合同签订：对于采购金额较大或长期合作的采购项目，应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。

（5）物资采购：行政部门根据审批通过的采购申请和采购合同，安排专人负责物资的采购工作。采购人员应严格按照采购计划和合同要求进行采购，确保物资按时、按质、按量到货。

（6）采购验收：物资到货后，采购人员应及时通知使用部门和行政部门进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对物资的数量、质量、规格等进行检查，如发现物资存在质量问题或与合同不符，应及时与供应商联系，进行退换货处理。

（7）采购付款：物资验收合格后，采购人员应根据采购合同的付款条款，办理付款手续。付款时，应提供采购发票、采购合同、验收报告等相关凭证，经财务部门审核无误后，进行付款。

四、物资入库管理

1.入库流程

（1）采购人员将采购回来的物资送至仓库后，应填写《物资入库单》，注明物资的名称、规格、数量、单价、金额、供应商等信息，并提交给仓库管理人员。

（2）仓库管理人员根据《物资入库单》和采购合同，对物资进行核对和验收。验收内容包括物资的数量、质量、规格、型号等是否与合同和采购申请一致，物资的包装是否完好等。

（3）验收合格后，仓库管理人员在《物资入库单》上签字确认，并将物资按照规定的存放位置进行存放。同时，在物资管理系统中录入物资的入库信息，包括物资的名称、规格、数量、单价、金额、入库日期、供应商等。

2.入库要求

（1）物资入库时，应保持物资的清洁和完好，如有损坏或质量问题的物资，应及时与采购人员联系，进行退换货处理。

（2）物资应按照类别、规格、型号等进行分类存放，做到整齐有序，便于管理和查找。

（3）仓库管理人员应定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行调整。

五、物资领用管理

1.领用流程

（1）使用部门的员工需要领用物资时，应填写《物资领用申请表》，注明领用物资的名称、规格、数量、用途等信息，经部门负责人签字确认后，提交至仓库管理人员。

（2）仓库管理人员根据《物资领用申请表》和库存情况，进行审核。对于符合领用规定的申请，仓库管理人员应及时发放物资，并在《物资领用申请表》上签字确认。同时，在物资管理系统中录入物资的领用信息，包括物资的名称、规格、数量、领用日期、领用人等。

（3）对于贵重物资或限量供应的物资，领用申请需经公司领导审批通过后，方可发放。

2.领用原则

（1）按需领用：员工应根据实际工作需要领用物资，避免浪费。

（2）以旧换新：对于一些可以以旧换新的物资，如电池、墨盒等，领用时应交回旧的物资。

（3）限量领用：对于一些消耗性较大的物资，如纸张、笔等，应实行限量