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办公室管理条例

一、办公环境管理

（一）办公区域卫生

1.每位员工需保持个人办公区域的整洁，每日下班后应对桌面进行清理，将文件、办公用品摆放整齐，垃圾及时放入垃圾桶。禁止在办公桌上堆放过多杂物，保持桌面干净无灰尘。

2.公共办公区域如会议室、茶水间、卫生间等，由行政部门安排专人进行定期清洁。清洁人员需严格按照清洁标准进行操作，确保地面干净、桌面整洁、设备无污渍。

3.员工在使用公共区域后，应自觉保持环境整洁。例如，在会议室使用完毕后，需将桌椅归位，关闭电器设备；在茶水间使用完茶具后，应及时清洗并摆放整齐。

4.禁止在办公区域内乱丢垃圾、随地吐痰。如有发现，将进行严肃批评教育，情节严重者将给予相应的处罚。

（二）办公设备管理

1.员工应正确使用办公设备，如电脑、打印机、复印机等。在使用前，需仔细阅读设备的使用说明书，按照操作规程进行操作。

2.定期对办公设备进行维护和保养。行政部门应制定详细的设备维护计划，安排专业人员对设备进行定期检查、清洁和维修。员工在使用过程中如发现设备出现故障，应及时向行政部门报告，不得自行拆卸或修理。

3.合理使用办公设备，避免浪费。例如，在打印文件时，应尽量双面打印；在不使用设备时，应及时关闭电源。

4.对于贵重的办公设备，如服务器、投影仪等，应进行专人管理，严格控制使用权限。使用人员需进行登记，确保设备的安全和正常使用。

（三）办公秩序维护

1.员工应遵守办公时间，按时上下班，不得迟到、早退。如有特殊情况需要请假，需按照公司的请假制度进行申请。

2.在办公区域内，应保持安静，不得大声喧哗、嬉笑打闹。禁止在办公区域内进行与工作无关的活动，如玩游戏、看视频等。

3.员工之间应相互尊重、团结协作，不得在办公区域内发生争吵、打架等行为。如有矛盾和问题，应通过合理的方式进行解决。

4.禁止在办公区域内吸烟。公司应设置专门的吸烟区域，员工如需吸烟，应到指定的吸烟区域进行。

二、办公用品管理

（一）办公用品采购

1.行政部门应根据公司的实际需求，制定办公用品采购计划。采购计划应包括采购的品种、数量、预算等内容，并报公司领导审批。

2.在采购办公用品时，应选择正规的供应商，确保所采购的办公用品质量合格、价格合理。行政部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。

3.对于紧急需要的办公用品，行政部门应及时进行采购，确保不影响公司的正常工作。

（二）办公用品发放

1.行政部门应建立办公用品发放制度，明确办公用品的发放标准和流程。员工如需领用办公用品，应填写办公用品领用申请表，经部门负责人审批后，到行政部门领取。

2.办公用品的发放应遵循节约原则，根据员工的实际工作需要进行发放。对于一些贵重的办公用品，如笔记本电脑、平板电脑等，应进行严格的登记和管理。

3.行政部门应定期对办公用品的发放情况进行统计和分析，以便合理调整采购计划和发放标准。

（三）办公用品使用和保管

1.员工应合理使用办公用品，不得浪费。对于一些可以重复使用的办公用品，如文件夹、文件盒等，应妥善保管，以便下次使用。

2.员工在离职时，应将所领用的办公用品归还行政部门。行政部门应进行核对和验收，如有损坏或丢失，应按照公司的规定进行赔偿。

3.行政部门应定期对办公用品的使用和保管情况进行检查，发现问题及时进行处理。

三、文件资料管理

（一）文件资料分类

1.公司的文件资料应按照不同的类别进行分类管理，如行政文件、业务文件、财务文件等。每类文件资料应建立相应的文件夹，并进行明确的标识。

2.对于重要的文件资料，应进行单独的分类和管理，如公司的合同、章程、营业执照等。这些文件资料应存放在专门的文件柜中，并进行加密处理。

（二）文件资料归档

1.员工在完成工作任务后，应及时将相关的文件资料进行整理和归档。归档的文件资料应确保完整、准确、清晰，并按照规定的格式进行装订和编号。

2.行政部门应定期对员工归档的文件资料进行检查和审核，发现问题及时要求员工进行整改。对于不符合归档要求的文件资料，应不予接收。

3.公司应建立文件资料归档制度，明确归档的时间、范围、流程等内容。员工应严格按照制度的要求进行文件资料的归档工作。

（三）文件资料借阅和查阅

1.员工如需借阅或查阅文件资料，应填写文件资料借阅申请表或查阅申请表，经部门负责人审批后，到行政部门办理相关手续。

2.借阅文件资料的员工应按时归还，不得逾期。如有特殊情况需要延长借阅时间，应提前向行政部门申请，经批准后方可延长。

3.查阅文件资料的员工应在指定的地点进行查阅，不得将文件资料带出指定区域。如需复制文件资料，应按照公司的规定进行申请和审批。

4.行政部门应建立文件资料借阅和查阅登记制度，对借阅和查阅的情况进行详细的记录。

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