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北京语言大学网盘管理办法

为规范北京语言大学网络存储空间（以下简称“校内网盘”）的使用与管理，保障校园数据资产安全，促进校内信息资源高效共享与合理利用，结合学校信息化建设实际需求，制定本管理办法。本办法适用于北京语言大学在职教职工、在校学生及经学校批准的临时工作人员（以下简称“用户”）通过校内网盘开展的文件存储、共享及协作等行为。

一、管理职责与分工

校内网盘由学校信息化建设与管理处（以下简称“信息处”）统筹管理，负责平台规划、系统维护、安全监测及制度执行监督；各二级单位（包括学院、职能部门、直属单位等，以下简称“二级单位”）需指定1名信息管理员，配合信息处落实本单位用户账号审核、使用规范宣传及违规行为上报等工作；技术支持团队由信息处下属数据中心负责组建，承担平台日常运维、故障响应、数据备份及用户技术咨询等具体事务。

二、账号注册与权限管理

（一）账号注册实行实名制认证。用户需通过学校统一身份认证系统（UIS）登录校内网盘，初始账号与工号（教职工）或学号（学生）绑定，默认关联校内邮箱作为安全验证及通知渠道。临时工作人员需由所属二级单位信息管理员提交《临时用户网盘使用申请表》，经信息处审核通过后开通临时账号，有效期与校内服务协议一致。

（二）账号权限按用户类型分级设定：教职工默认开通“管理型”权限，可自主创建团队空间、设置子账号权限（限本单位成员）、调整共享范围；学生默认开通“个人型”权限，存储空间为50GB，支持文件上传（单文件最大10GB）、私密存储及与校内用户共享（需对方为认证账号）；二级单位可申请“部门型”空间，初始容量为500GB，经单位负责人审批后可扩容至2TB（需提交《部门网盘扩容申请表》说明存储需求），由单位信息管理员统一管理，支持设置“编辑”“查看”“只读”等多级协作权限。

（三）账号使用禁止行为包括但不限于：转让、借用账号；利用账号为校外人员提供存储服务；通过自动化工具批量注册或操作账号；未经授权登录他人账号。

三、文件存储与共享规范

（一）文件上传需遵守以下要求：

1.内容合法性：禁止上传含暴力、色情、侵权（包括但不限于盗版软件、未授权学术资源）、虚假信息或违反国家法律法规的文件；禁止存储涉及学校机密（如未公开的招生数据、财务报表、人事信息）、个人隐私（如他人身份证号、联系方式）或敏感教学资料（如未发布的考试试题）的文件。

2.格式与命名：鼓励上传通用格式文件（如PDF、DOCX、MP4），限制存储易引发安全风险的可执行文件（如EXE、BAT），确需存储的需提前向信息处备案；文件命名应清晰反映内容主题（例：“2023级英语专业教学大纲_v2.0”），禁止使用模糊或含敏感词的命名（如“内部资料”“机密”）。

3.分类存储：个人空间文件需按“教学”“科研”“行政”等类别分类管理；部门空间文件需按“年度”“项目”“类型”三级目录归档，信息处定期对存储结构进行抽查，对混乱目录提出整改要求。

（二）文件共享需遵循最小权限原则：

1.校内共享：支持设置“指定用户”（需输入对方校内邮箱）、“本单位成员”或“全校可见”三种模式；“全校可见”共享需经二级单位信息管理员审核，避免公开存储非公共性质文件（如个人论文草稿）。

2.外部共享：仅允许生成“临时链接”与校外人员共享，链接需设置访问密码（长度≥8位，含字母+数字）及有效期（最长7天）；禁止将涉及学校标识（如校徽、官方文件模板）或内部数据的文件通过外部链接共享。

3.协作编辑：多人协作文件需开启版本控制（默认保留最近30次修改记录），编辑冲突时系统自动生成“冲突副本”供用户核对；重要文件（如年度总结、科研报告）协作完成后需由负责人确认最终版本并归档至“只读”文件夹。

四、安全保障与数据管理

（一）技术安全措施：

1.数据加密：文件传输采用HTTPS协议加密，存储时使用AES-256算法加密，密钥由信息处统一管理并定期轮换；敏感文件（经用户标注或系统识别）自动启用双因素认证访问（需输入动态验证码）。

2.访问控制：校外访问需通过学校VPN或统一身份认证系统二次验证；同一账号异地登录（IP地址跨省级行政区域）时触发安全警报，系统自动锁定账号并向用户邮箱发送验证链接。

3.安全监测：平台部署智能扫描引擎，每日对新增文件进行病毒检测（基于国际主流病毒库）及敏感内容识别（关键词库由信息处根据学校需求动态更新）；人工复核机制同步运行，技术支持团队每周抽查5%的共享文件，重点核查跨单位高频共享文件。

（二）数据备份与恢复：

1.自动备份：平台采用“全量+增量”备份策略，每周日23:00执行全量备份，每日23:00执行增量备份（仅备份当日修改文件），备份数据存储于学校异地灾备中心