企业内部公文档案管理规范.docxVIP

企业内部公文档案管理规范

第一章总则

第一条目的与依据

为规范我司内部公文档案管理工作，提高公文处理效率和档案利用价值，确保企业信息资源的真实、完整、安全与有效传承，依据国家相关法律法规及行业标准，结合我司实际情况，特制定本规范。

第二条适用范围

本规范适用于公司各部门、各分支机构及全体员工在公务活动中形成的各类公文、资料的形成、办理、归档、保管、利用和销毁等管理工作。

第三条基本原则

公文档案管理遵循以下原则：

1.真实准确原则：确保公文档案的内容真实、数据准确、来源可靠。

2.规范统一原则：公文格式、处理流程、档案整理等符合统一标准和要求。

3.安全保密原则：严格执行保密规定，确保涉密公文档案的安全，防止失泄密事件发生。

4.便于利用原则：在安全保密的前提下，优化档案整理和检索机制，方便企业运营和决策查阅利用。

5.全程管理原则：对公文的形成、流转、归档至销毁的整个生命周期进行系统性管理。

第二章管理机构与职责

第四条管理部门

公司办公室（或指定档案室，下同）是公文档案管理的归口部门，负责统筹规划、制度建设、业务指导、监督检查全公司的公文档案管理工作。

第五条部门职责

1.办公室职责：

*制定和完善公司公文档案管理相关制度和细则。

*负责公司层面重要公文的核稿、印发、归档管理。

*指导、督促各部门做好公文形成、积累、整理和归档工作。

*负责档案库房的建设、维护和档案保管条件的改善。

*组织档案的鉴定、销毁和统计工作。

*负责档案的提供利用和保密审查。

2.各业务部门职责：

*负责本部门在公务活动中形成的公文、资料的收集、整理、初步审核和定期向办公室归档。

*确保本部门归档材料的完整性、准确性和规范性。

*配合办公室开展档案检查、鉴定和利用工作。

3.档案管理人员职责：

*严格执行档案管理的各项规章制度。

*负责档案的接收、登记、分类、编目、保管、统计等具体工作。

*维护档案管理系统，确保电子档案的安全与有效管理。

*熟悉所管档案情况，为查询利用提供高效服务。

*严守档案纪律，做好保密工作。

第三章公文的形成与办理

第六条公文拟制

公文拟制应符合国家及公司有关公文处理的规定，做到内容精炼、条理清晰、表述准确、格式规范。拟稿人应对公文内容的真实性、准确性负责。重要公文需经过部门负责人审核、相关领导审批后方可发出。

第七条公文流转

公文流转应遵循规范的程序，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、传阅等环节。电子公文流转应确保信息安全和可追溯性。流转过程中，各环节责任人应及时处理，不得延误、积压或擅自处理。

第四章归档管理

第八条归档范围

凡是反映公司各项工作活动，具有查考利用价值的公文（包括纸质文件、电子文件、图表、声像材料等）均属归档范围。主要包括但不限于：

*公司对外发文、内部行文、会议纪要、重要通知、报告、请示、批复等。

*公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等具有法律效力的文件。

*公司重要的工作计划、总结、统计报表、调研材料等。

*反映公司重要活动的声像、实物等载体档案。

第九条归档要求

1.齐全完整：归档文件材料应齐全、完整，符合形成规律，能够准确反映工作活动的全貌。

2.规范整理：归档文件应按照规定的方法进行分类、排列、编号、编目，并装订成册。电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件建立关联。

3.及时归档：各部门应在每年上半年将上一年度形成的各类应归档文件材料整理完毕，向办公室移交归档。专项工作或临时活动结束后，应及时将相关文件材料整理归档。

第十条整理与编目

1.分类：档案应按照年度、组织机构、业务类型等进行科学分类。

2.组卷/件：根据文件材料的联系性和数量，采用适当的方式组卷或按件整理。

3.排列：卷内文件或件内文件应按照一定的顺序（如时间顺序、逻辑顺序）排列。

4.编号：对案卷或单件文件进行系统编号，便于检索。

5.编目：编制案卷目录、卷内文件目录或归档文件目录，著录项目应规范、准确。

第五章档案保管

第十一条库房管理

档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。非档案管理人员未经许可不得进入库房。

第十二条档案存放

档案应存放在符合标准的档案柜、架内。不同载体、不同密级的档案应分开存放。档案存放应便于存取和管理，并做好存放位置标识。

第十三条档案防护

定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。严格执行库房管理制度，杜绝一切不安全因素。

第十四条