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档案移交清单格式

在组织运营与管理活动中，档案作为承载历史信息、维系工作连续性的关键载体，其移交工作的规范性与严谨性至关重要。一份清晰、详尽的档案移交清单，不仅是移交双方履行职责、明确责任的重要凭证，更是确保档案完整、准确、安全流转的核心工具。本文旨在阐述档案移交清单的规范格式与构成要素，以期为相关实务工作提供有益参考。

一、清单标题与基本信息区

档案移交清单的开篇应明确其性质与主题。标准的标题格式通常为“[移交单位全称]关于[档案内容/年度/项目名称]的档案移交清单”。例如，“XX公司人力资源部关于2023年度员工档案移交清单”。

紧随标题之后，需列明移交活动的基本信息，这部分内容旨在清晰界定移交行为的主体、客体与背景：

1.移交方信息：应包含移交单位（或部门）全称、负责人姓名、经办人姓名及其联系方式（如固话或邮箱，视情况而定）。若涉及多级单位，需明确至具体部门。

2.接收方信息：与移交方相对应，需列明接收单位（或部门）全称、负责人姓名、经办人姓名及其联系方式。

3.移交事由：简要说明移交的原因，例如“工作调动”、“项目结束”、“定期归档”、“机构调整”等。

4.移交日期：填写实际办理移交手续的日期，建议精确到日。

5.移交档案所属年度/期限：明确所移交档案的形成年度范围或特定项目的起止时间。

6.移交地点：记录办理移交手续的具体地点。

二、档案明细清单区

此部分为移交清单的核心，需详尽列出所有移交档案的具体信息，以便接收方逐项核对与验收。建议采用表格形式，清晰直观。表格应包含以下列项：

1.序号：即流水号，从1开始依次编排，便于统计与查找。

2.案卷/件号：若移交的档案已进行系统化整理并编有案卷号或件号，需准确填写，这是档案唯一性的重要标识。

3.档案名称/标题：填写每份（或每卷、每盒）档案的规范标题，应能准确反映档案的核心内容。

4.起止日期：指该份（或该卷）档案所记载内容的起始日期与截止日期。

5.载体类型：注明档案的载体形式，如“纸质文件”、“电子文件（光盘）”、“电子文件（U盘）”、“照片”、“录音带”、“录像带”等。若为电子档案，可进一步注明存储介质的品牌及规格。

6.数量：根据档案的实际计量方式填写，如“卷”、“件”、“册”、“张”、“份”、“盒”等，并注明具体数字。若为电子档案，可注明文件大小（如“XXMB/GB”）及文件数量。

7.备注：用于填写上述栏目未能涵盖但需特别说明的事项，例如档案的完整性状况（如“原件”、“复印件”、“部分缺失，原因见附件说明”）、特殊载体的播放或读取要求、是否包含涉密信息（需按保密规定标注密级）等。

*注：表格的行数应根据实际移交档案的数量确定，确保每一项档案都有对应的记录行。*

三、交接双方确认区

移交清单填写完毕后，需经移交方与接收方的相关人员审核无误并签字确认，以明确责任。

1.移交方经办人签字：由移交单位（部门）指定的经办人亲笔签名。

2.移交方负责人签字：由移交单位（部门）负责人亲笔签名，并可加盖单位（部门）公章。

3.接收方经办人签字：由接收单位（部门）指定的经办人亲笔签名。

4.接收方负责人签字：由接收单位（部门）负责人亲笔签名，并可加盖单位（部门）公章。

5.监交人签字（如适用）：若移交事项重要或涉及重大责任，可设置监交人，由其签字见证。

6.日期：上述各方签字的日期。

四、使用说明与注意事项（可选）

为确保清单的正确使用与档案移交工作的顺利进行，可在清单末尾附上简要的使用说明或注意事项：

1.清单份数：明确本清单一式几份，通常为一式两份或三份，移交方与接收方各执一份，必要时可报送档案管理部门备案一份。

2.填写要求：强调内容真实、准确、字迹清晰，不得随意涂改。如有修改，需经双方经办人确认并签字。

3.附件：若移交档案有随附的备考表、交接说明等材料，可在此注明“本清单附件X份”。

4.电子档案特别说明：如涉及电子档案移交，可注明其元数据、备份情况、读取环境要求等。

结语

档案移交清单作为档案管理工作中不可或缺的一环，其规范化制作与使用，是保障档案资源安全、完整、可用的基础。各单位应根据自身档案管理的实际情况，参照上述要素，制定符合本单位需求的档案移交清单模板，并在实践中严格执行，不断完善，以提升档案管理的整体水平。一份高质量的移交清单，不仅是工作责任心的体现，更是对历史负责的态度。