材料采购管理制度.docxVIP

材料采购管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司材料采购行为，确保采购材料的质量符合生产及项目需求，降低采购成本，提高采购效率，保障公司生产经营活动的顺利开展，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有生产用原材料、生产辅助材料、设备维修用零部件、办公用品等各类材料的采购活动，涵盖采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订、物资验收、付款结算等全流程。

第三条基本原则

合规性原则：采购活动需严格遵守国家相关法律法规及公司内部规章制度，杜绝违法违规操作。

质量优先原则：在满足成本控制要求的前提下，优先选择质量合格、稳定的材料及信誉良好的供应商，确保材料质量符合公司规定标准。

成本最优原则：通过市场调研、比价议价、集中采购等方式，在保证质量的基础上，实现采购成本的合理控制，提高公司经济效益。

公平公正原则：供应商选择、采购招标等环节需遵循公平、公正、公开的原则，避免暗箱操作，维护公司利益与市场秩序。

效率原则：优化采购流程，减少不必要的审批环节，确保采购物资及时供应，满足公司生产经营的时间要求。

第二章采购组织与职责

第四条采购部门职责

负责制定并执行公司材料采购计划，根据各需求部门提交的采购申请，统筹安排采购工作。

开展供应商的开发、筛选、评估与管理工作，建立并维护合格供应商名录，定期对供应商进行考核。

负责采购合同的洽谈、起草、签订与管理，确保合同条款清晰、合法合规，保障公司权益。

跟踪采购订单的执行情况，协调解决采购过程中出现的问题（如交货延迟、质量异议等），确保物资按时到货。

配合验收部门做好采购物资的验收工作，参与质量异议的处理，与供应商协商退换货或索赔事宜。

负责采购相关文件资料（如采购计划、合同、供应商资料、验收报告等）的整理、归档与保管。

定期进行市场调研，了解各类材料的市场价格、供应情况、技术发展趋势，为采购决策提供依据。

第五条需求部门职责

根据生产计划、项目进度或日常办公需求，准确制定本部门的材料采购申请，明确采购材料的名称、规格型号、数量、质量标准、交货时间、用途等详细信息。

参与采购材料的质量标准制定，提供相关技术参数支持，协助采购部门筛选符合要求的供应商。

配合采购部门与验收部门进行采购物资的验收工作，对物资的实用性、符合需求程度进行确认，若发现问题及时反馈。

按照公司规定办理采购物资的领用手续，合理使用物资，避免浪费。

第六条验收部门职责

负责制定采购物资的验收标准与流程，明确不同类型材料的验收项目（如外观、规格、性能、数量、质量证明文件等）及验收方法。

接到采购物资到货通知后，及时组织验收工作，严格按照验收标准对物资进行检验，填写验收报告，明确验收结果（合格、不合格、待检）。

若验收过程中发现物资质量不合格、数量短缺或规格不符等问题，需及时通知采购部门，并协助采购部门与供应商沟通处理，留存相关证据（如照片、检验记录等）。

对验收合格的物资，办理入库手续，更新库存信息；对不合格物资，做好标识与隔离，防止混入合格物资中。

第七条财务部门职责

负责审核采购计划的预算合理性，对采购资金的使用进行管控，确保采购活动在预算范围内进行。

审核采购合同中的付款条款，根据合同约定及验收合格证明，办理付款手续，确保付款金额、时间符合合同要求。

对采购成本进行核算与分析，定期出具采购成本分析报告，为公司成本控制与采购决策提供财务数据支持。

监督采购资金的使用情况，检查采购付款的合规性，防范财务风险。

第三章采购计划管理

第八条采购申请提交

需求部门需根据实际需求，提前填写《材料采购申请表》，经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。

《材料采购申请表》需包含以下内容：材料名称、规格型号、材质、技术参数、数量、单位、预计单价、总金额、交货时间、交货地点、用途、需求部门联系人及联系方式等。若涉及特殊材料，需附带相关技术图纸或质量标准文件。

第九条采购计划制定

采购部门收到各需求部门的《材料采购申请表》后，需对申请内容进行审核，确认材料需求的合理性、规格型号的准确性及预算的合规性。

采购部门结合公司生产经营计划、库存情况（由仓库部门提供库存报表）及市场供应情况，对采购申请进行汇总整理，制定《月度材料采购计划》或《季度材料采购计划》。

《材料采购计划》需明确采购材料的名称、规格型号、数量、预计采购单价、总金额、供应商（初步意向）、计划采购时间、预计到货时间等信息，经采购部门负责人审核后，提交至公司分管领导审批。

若采购计划涉及大额资金（具体金额标准由公司根据实际情况制定），需经公司总经理办公会或董事会审批通过后方可执行。

第十条采购计划调整

若因生产计划变更、需求调整或市场情况变化等原因，需调整已审批的采购计划，需求部门需填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因、调整内容及调整后的采购需求