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(2025)合同及档案管理制度(2篇)

合同及档案管理制度（一）

一、总则

为加强公司合同及档案管理，规范公司合同签订、履行、档案保存等行为，维护公司合法权益，提高公司管理水平和经济效益，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门的合同管理和档案管理工作。合同管理和档案管理应遵循合法、规范、及时、安全的原则。

二、合同管理

1.合同签订

合同前期准备：业务部门在进行业务洽谈前，应充分了解合作方的主体资格、资信状况、履约能力等情况，并收集相关资料。对于重大合同项目，应组织相关部门进行可行性研究和风险评估。

合同起草：合同由业务部门负责起草，起草合同应使用公司统一的合同范本，如无合适范本，应参照相关法律法规和行业惯例起草。合同内容应明确、具体、完整，包括当事人的名称或姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等条款。

合同审核：合同起草完成后，业务部门应将合同草案连同相关资料提交给法务部门进行审核。法务部门应从法律角度对合同进行审查，提出审核意见。涉及财务、技术等专业问题的，还应征求财务部门、技术部门等相关部门的意见。

合同审批：经审核通过的合同，应按照公司的审批流程进行审批。审批过程中，各审批环节应严格把关，对合同的合法性、合理性、可行性进行全面审查。

合同签订：合同经审批通过后，由法定代表人或其授权代表与合作方签订合同。签订合同应使用公司的合同专用章，并严格按照规定的程序进行用印。

2.合同履行

合同执行：业务部门是合同的执行部门，应按照合同约定的条款全面履行合同义务。在合同履行过程中，应建立合同执行台账，及时记录合同履行情况。

合同变更与解除：如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应及时与合作方协商，并签订书面协议。变更或解除合同应按照公司的审批流程进行审批。

合同纠纷处理：如发生合同纠纷，业务部门应及时收集相关证据，并将情况报告给法务部门。法务部门应根据具体情况，制定纠纷处理方案，采取协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决纠纷。

3.合同归档

归档时间：合同履行完毕后，业务部门应在一个月内将合同及相关资料整理归档。

归档内容：合同归档内容包括合同文本、附件、补充协议、审批文件、履行过程中的往来函件、会议纪要等与合同有关的所有资料。

归档要求：合同归档应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，建立合同档案目录。合同档案应妥善保管，确保档案的安全和完整。

三、档案管理

1.档案分类

合同档案：包括各类合同及相关资料。

行政档案：包括公司的规章制度、文件、会议纪要、人事档案等。

财务档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报表等。

技术档案：包括公司的技术研发资料、产品设计图纸、技术标准等。

2.档案收集

各部门职责：各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，及时将本部门产生的档案资料收集齐全，并定期移交至档案管理部门。

收集要求：档案收集应遵循完整性、准确性、及时性的原则，确保档案资料的质量。

3.档案整理

分类整理：档案管理部门应按照档案分类标准对收集到的档案进行分类整理。

编号编目：对整理好的档案进行编号编目，建立档案检索工具，方便档案的查询和利用。

4.档案保管

保管设施：公司应设立专门的档案库房，配备必要的保管设施，如档案柜、防潮设备、防火设备等，确保档案的安全保管。

保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，确定不同的保管期限，分为永久、长期和短期。

定期检查：档案管理部门应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。

5.档案借阅

借阅申请：公司员工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。

借阅期限：档案借阅期限一般不得超过一个月，如需延长借阅期限，应办理续借手续。

借阅要求：借阅档案应妥善保管，不得损坏、涂改、丢失档案。借阅完毕后，应及时归还档案。

6.档案销毁

销毁鉴定：档案管理部门应定期对保管期限已满的档案进行鉴定，提出销毁意见。

销毁审批：销毁档案应按照公司的审批流程进行审批，经批准后方可销毁。

销毁方式：档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，并做好销毁记录。

四、监督与考核

1.监督检查：公司应定期对合同及档案管理工作进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、归档情况和档案收集、整理、保管、借阅、销毁等情况。

2.考核评价：将合同及档案管理工作纳入部门和个人的绩效考核体系，对工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励，对工作不力的部门和个人进行批评和处罚。

五、附则

本制度自发布之日起施行，由公司办公室负责解释。

合同及档案管理制度（二）

一、引言

在企业的运营过程中，合同及档案管理是至关重要的环节。有效的合同管理能够保障企业的合法权益，规范业务流程