工程档案管理制度.docxVIP

工程档案管理制度

为规范公司工程档案管理工作，确保工程建设全过程的真实记录得到妥善保存与有效利用，充分发挥档案在工程建设、运营维护及企业管理中的基础性作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，特制定本制度。

本制度旨在明确工程档案管理的责任主体、工作流程及具体要求，确保档案的完整性、准确性、系统性和安全性，为公司项目决策、工程质量追溯、历史资料查询及后续项目提供可靠依据。

一、总则

1.定义与范围：本制度所称工程档案，是指在公司各类工程项目从立项、勘察、设计、招投标、施工、监理、竣工验收至交付使用及后续维护等全过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。其载体包括但不限于纸质文件、电子文档、图纸、照片、录音录像、实物等。

2.管理原则：工程档案管理遵循统一领导、分级负责、全程跟踪、规范整理、安全保密、便于利用的原则。档案工作应与工程建设同步进行，做到项目前期有预案，建设过程有记录，竣工之时有验收，归档之后有管理。

3.适用范围：本制度适用于公司所有新建、扩建、改建工程项目的档案管理工作。各相关部门、项目部及参与工程建设的勘察、设计、施工、监理等单位，均须遵守本制度规定。

二、管理机构与职责

1.公司层面：公司档案管理部门是工程档案工作的归口管理部门，负责统筹规划公司工程档案管理体系建设，制定和完善相关制度标准；对各项目部及相关单位的工程档案工作进行业务指导、监督和检查；接收、保管公司范围内具有永久和长期保存价值的工程档案，并提供利用服务。

2.项目部层面：各工程项目部是该项目档案管理的直接责任单位，应明确专人（或兼职人员）负责项目档案的日常收集、整理、保管和移交工作。项目经理对本项目档案的完整性、真实性负总责。项目部档案管理人员需熟悉档案业务，确保项目文件材料的及时收集和规范整理。

3.相关业务部门：公司各相关业务部门（如工程技术部、计划合同部、物资设备部等）应根据职责分工，负责本部门在工程建设过程中形成的文件材料的积累、整理，并按规定向项目部或公司档案管理部门移交。

三、档案的形成与收集

1.文件材料的形成：工程建设各参与方在业务活动中形成的文件材料，必须符合国家及行业关于文件编制的规范要求，做到字迹清晰、内容真实、数据准确、手续完备。签署、审批手续应齐全有效。

2.收集责任：

*项目部应督促勘察、设计、施工、监理等单位按时提交符合要求的项目档案资料。

*施工单位负责收集整理施工过程中形成的全部技术资料、管理资料、测量记录、试验报告、隐蔽工程验收记录等。

*监理单位负责收集整理监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录及验收意见等监理资料。

*设计单位负责提交完整的设计图纸、设计变更、工程洽商等设计文件。

3.收集要求：文件材料的收集应贯穿于工程建设的各个阶段，遵循“谁形成、谁收集、谁负责”的原则。确保不遗漏、不丢失关键文件，特别是涉及工程结构安全、主要使用功能的重要文件材料。

四、档案的整理与归档

1.整理规范：工程档案的整理应按照国家或行业现行的档案整理规范及公司档案管理部门的具体要求进行。包括分类、组卷、编目、装订、排列等环节，力求系统有序，便于查阅。

2.归档范围：归档文件材料的范围应覆盖工程项目的全过程，主要包括：项目立项审批文件、勘察设计文件、招投标文件、合同协议、施工技术文件、监理文件、竣工验收文件、设备资料、财务文件等。具体归档范围可参照公司制定的《工程文件归档范围和保管期限表》执行。

3.归档时间：

*工程项目竣工验收前，项目部应完成所有竣工图及竣工资料的整理、审核工作，并组织预验收。

*工程项目竣工验收合格后规定期限内（通常为三个月内，具体可根据项目规模和合同约定调整），项目部应将经过整理、验收合格的工程档案（含纸质版和电子版）向公司档案管理部门正式移交。

4.质量要求：归档的文件材料应为原件（有特殊规定的除外），复印件应注明原件保管单位或经法定程序确认其效力。文件材料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。电子档案应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并符合电子文件归档的相关技术要求。

五、档案的保管与利用

1.库房管理：公司档案管理部门应设有专门的档案库房，配备必要的档案装具和设施，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”条件，确保档案实体安全。

2.日常保管：档案入库后，应按照分类方案和排列顺序进行科学管理，定期进行清点核对，发现问题及时处理。对重要、珍贵的档案应采取特殊保护措施。

3.利用规定：

*公司内部人员因工作需要查阅工程档案，须履行借阅登记手续。查阅涉密档案或重要档案，须经相关领导批准。

*外部单位或人员查阅公司工程档案，