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(新)合同档案管理制度文档

一、总则

为加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、保管、利用等工作，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

合同档案是指公司在经营管理活动中，与自然人、法人或其他组织签订的各类合同、协议以及相关文件、资料等形成的具有保存价值的历史记录。合同档案管理工作应遵循集中统一管理、完整准确、安全保密、方便利用的原则，确保合同档案的真实、完整、有效和安全。

二、管理职责

档案管理部门职责

档案管理部门是公司合同档案的综合管理部门，负责制定和完善合同档案管理制度；指导、监督和检查各部门合同档案的收集、整理和归档工作；集中统一保管公司合同档案；开展合同档案的编目、检索、统计等基础工作；提供合同档案的查阅、借阅服务；定期对合同档案进行鉴定和销毁；组织开展合同档案信息化建设。

合同承办部门职责

合同承办部门是合同档案的直接形成和收集部门，负责本部门合同的起草、签订、履行等工作；及时收集合同签订和履行过程中的各种文件、资料，包括合同文本、附件、补充协议、往来函件、会议纪要、履行记录等，并按照要求进行整理和移交；对本部门移交的合同档案的真实性、完整性和准确性负责；配合档案管理部门做好合同档案的管理工作，提供必要的协助和支持。

其他部门职责

其他部门在其职责范围内，应积极配合合同承办部门和档案管理部门做好合同档案管理工作。如财务部门在合同款项收付过程中，应及时提供相关的财务凭证和资料；法务部门在合同审核、纠纷处理过程中，应将相关的法律文件和处理结果及时移交档案管理部门。

三、合同档案的收集

收集范围

公司签订的各类合同、协议，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、建设工程合同、技术合同、服务合同等；合同签订过程中的相关文件，如合同审批表、授权委托书、招投标文件、谈判记录、意向书等；合同履行过程中的各种文件，如发货单、收货单、验收报告、付款凭证、发票、往来函件、会议纪要等；合同变更、解除、终止的相关文件，如变更协议、解除协议、终止通知等；与合同有关的其他文件、资料，如公证书、鉴定报告、仲裁裁决书、法院判决书等。

收集要求

合同承办部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关文件资料收集齐全，并按照档案管理部门的要求进行整理。对于合同履行过程中产生的文件资料，合同承办部门应及时收集，并在每月[具体日期]前将上月的文件资料移交档案管理部门。对于涉及公司重大利益、具有重要保存价值的合同，合同承办部门应在合同签订后立即将合同文本及相关文件资料移交档案管理部门。

收集流程

合同承办人员负责收集合同签订和履行过程中的文件资料，并进行初步整理；合同承办部门负责人对收集的文件资料进行审核，确保文件资料的真实性、完整性和准确性；审核通过后，合同承办人员将文件资料移交档案管理部门，并填写《合同档案移交清单》；档案管理部门对移交的文件资料进行检查，如发现文件资料不齐全、不规范等问题，应及时通知合同承办部门补充完善；经检查合格后，档案管理部门在《合同档案移交清单》上签字确认，双方各执一份。

四、合同档案的整理

整理原则

合同档案的整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

整理方法

合同档案按照“一案一卷”的原则进行整理，即一份合同及其相关文件资料组成一卷。对于合同数量较多、文件资料丰富的项目，可以按照合同类别、时间顺序等进行分类整理，组成多卷。每卷合同档案应编制卷内目录，卷内目录应包括文件序号、文件名称、文号、日期、页号等内容。卷内文件应按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排列，并编写页号。合同档案应采用统一的档案盒进行装具，档案盒上应标明合同名称、合同编号、保管期限等信息。

整理流程

档案管理部门对移交的合同档案进行分类、编号；档案管理部门按照整理方法对合同档案进行装订、编目；档案管理部门将整理好的合同档案装入档案盒，并上架存放。

五、合同档案的保管

保管条件

公司应设立专门的合同档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等条件，确保合同档案的安全。合同档案库房应配备必要的档案存储设备，如档案架、档案柜等，并按照档案类别、保管期限等进行合理布局。合同档案库房应安装监控设备和报警装置，实行24小时监控，确保档案库房的安全。

保管期限

合同档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的合同档案主要包括涉及公司重大权益、具有重要历史价值的合同，如公司设立合同、重大投资合同、重要资产转让合同等；长期保管的合同档案保管期限为[具体年限]年，主要包括一般业务合同、租赁合同等；短期保管的合同档案保管期限为[具体年限]年，主要包括一些临时性、小额的合同。具体保管期限的确定应根据合同的性质、重要程度、履行情况