合同及档案管理制度.docxVIP

合同及档案管理制度

合同管理制度

合同签订管理

1.合同调研与意向确定

在有合同签订需求时，业务部门需对合作方进行全面调研。调研内容包括合作方的主体资格，如是否具有合法的营业执照、相关经营资质等；商业信誉，可通过查询行业评价、过往合作记录、有无法律纠纷等方式进行了解；财务状况，可要求合作方提供近期财务报表或通过第三方机构进行评估。业务部门在充分调研后，撰写详细的调研报告，明确合作意向及合同签订的必要性，并提交给上级主管审批。

2.合同起草

经审批同意签订合同后，由业务部门负责合同起草工作。合同起草应依据国家法律法规和公司的相关规定进行。合同条款应明确、具体、完整，包括但不限于合同双方的名称、地址、联系方式；合同标的的详细描述；数量、质量标准；价格及支付方式；履行期限、地点和方式；违约责任；争议解决方式等。在起草过程中，业务部门可参考公司的合同范本，并结合具体业务需求进行调整和完善。对于涉及重大金额、复杂业务或法律风险较高的合同，应邀请公司法务部门或外部律师参与起草。

3.合同审核

合同起草完成后，业务部门需将合同草案提交给相关部门进行审核。审核部门包括法务部门、财务部门、技术部门等，具体审核内容如下：

法务部门：主要审核合同的合法性、合规性，包括合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在潜在的法律风险，合同的签订程序是否合法等。

财务部门：审核合同的财务条款，如价格是否合理，支付方式是否可行，是否符合公司的财务管理制度等。

技术部门：对于涉及技术方面的合同，技术部门需审核合同中的技术条款是否明确、合理，是否符合公司的技术标准和要求。

各审核部门应在规定的时间内完成审核，并提出明确的审核意见。业务部门应根据审核意见对合同草案进行修改和完善，直至所有审核部门均无异议。

4.合同签订

经审核通过的合同，由公司法定代表人或其授权代表与合作方签订。在签订合同前，应再次核对合同的内容和条款，确保与审核通过的版本一致。合同签订应采用书面形式，并加盖双方的公章或合同专用章。对于需要公证或鉴证的合同，应按照相关规定办理公证或鉴证手续。

合同履行管理

1.合同执行计划制定

合同签订后，业务部门应根据合同的约定制定详细的合同执行计划。计划应明确合同履行的各个阶段的时间节点、责任人及具体工作内容。同时，业务部门应将合同执行计划传达给相关部门和人员，确保各方对合同履行的要求和目标有清晰的认识。

2.合同履行跟踪

在合同履行过程中，业务部门应建立合同履行跟踪机制，定期对合同的履行情况进行检查和评估。跟踪内容包括合作方是否按照合同约定的时间、质量和数量要求履行义务；公司自身是否按照合同约定履行相应的义务等。对于合同履行过程中出现的问题，业务部门应及时与合作方沟通协商，寻求解决方案。如问题较为严重，可能影响合同的正常履行，应及时向上级主管汇报，并采取相应的措施进行处理。

3.合同变更与解除

如因客观情况发生变化，需要对合同进行变更或解除的，业务部门应及时与合作方协商，并签订书面的变更或解除协议。变更或解除协议的签订应按照合同签订的程序进行审核和审批。在变更或解除合同前，业务部门应评估变更或解除合同可能对公司造成的影响，并制定相应的风险应对措施。

合同档案管理

1.合同档案的收集

合同签订后，业务部门应及时将合同原件及相关附件（如补充协议、往来函件、履行过程中的单据等）收集整理，并移交至档案管理部门。档案管理部门应建立合同档案收集清单，对移交的合同档案进行详细登记，确保合同档案的完整性和准确性。

2.合同档案的整理与归档

档案管理部门收到合同档案后，应按照合同的类别、签订时间、合作方等因素进行分类整理。对于每份合同档案，应建立独立的档案袋或文件夹，并标注合同的基本信息。整理完成后，将合同档案按照一定的顺序进行归档存放，以便于查阅和管理。

3.合同档案的保管

合同档案应存放在专门的档案库房或档案柜中，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保合同档案的安全。档案管理部门应定期对合同档案进行检查和维护，如发现档案有损坏或丢失等情况，应及时采取措施进行修复或补充。

4.合同档案的查阅与借阅

公司内部人员因工作需要查阅或借阅合同档案的，应填写查阅或借阅申请表，经相关部门负责人审批同意后，方可进行查阅或借阅。查阅或借阅人员应遵守档案管理的相关规定，不得擅自涂改、复制、转借合同档案。借阅的合同档案应在规定的时间内归还，如因特殊情况需要延长借阅时间的，应办理续借手续。

档案管理制度

档案收集管理

1.收集范围

公司档案的收集范围包括但不限于各类文件、合同、报表、会议记录、人事档案、财务档案、技术资料等。具体收集范围根据公司的业务性质和管理需求进行确定。

2.收集要求

各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作。收集人员应及时、准确地收集本部门产生的各