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样品管理制度

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司样品管理工作，确保样品的真实性、准确性、可追溯性及其在各环节应用的有效性，保障研发、生产、质量控制及市场推广等各项工作的顺利进行，降低管理风险，特制定本制度。本制度依据国家相关法律法规及公司质量管理体系要求，并结合公司实际情况制定。

1.2适用范围

本制度适用于公司内部所有与样品相关的活动，包括但不限于样品的设计、制作、接收、登记、存储、保管、领用、借用、测试、分析、展示、传递、处置及记录等环节。涉及的样品类型涵盖研发样品、生产过程样品、成品样品、外购/外协样品、客户提供样品、市场推广样品等。公司各部门及所有员工在涉及样品管理活动时，均须遵守本制度规定。

1.3基本原则

样品管理应遵循以下基本原则：

1.统一性原则：样品管理工作在公司统一的制度框架下进行，确保标准一致。

2.可追溯性原则：样品的整个生命周期应有清晰记录，确保每一步操作均可追溯。

3.安全性原则：确保样品在存储、使用和处置过程中的物理安全、信息安全，防止丢失、损坏、污染或误用。

4.准确性原则：样品的标识、信息记录应准确无误，避免混淆。

5.合规性原则：样品的管理及处置应符合相关法律法规及公司内部规定。

第二章组织机构与职责

2.1归口管理部门

公司指定[具体部门名称，如：质量管理部或研发中心]作为样品管理的归口管理部门，负责本制度的制定、修订、解释、监督与执行检查。

2.2相关部门职责

1.归口管理部门：

*建立和维护公司样品管理体系。

*负责样品库的规划、建设与日常管理（如适用）。

*组织样品管理人员的培训。

*监督各部门样品管理工作的执行情况。

*协调处理样品管理中出现的重大问题。

2.研发部门：

*负责研发过程中各类样品的设计、制作、初步标识。

*按规定及时将研发样品提交至样品库或进行相应处置，并办理相关手续。

*确保研发样品的测试数据准确，并对测试后的样品状态负责。

3.生产部门：

*负责生产过程中工艺样品、首件样品、巡检样品等的制作、标识与提交。

*配合质量部门对生产样品进行管理。

4.质量部门：

*负责对各类样品的质量特性进行检验和判定。

*参与样品的接收、检验、留样及处置过程的监督。

*确保检验样品的代表性和检验结果的准确性。

5.采购部门：

*负责外购/外协样品的索取、传递，并确保样品信息的准确性。

*配合相关部门对外购/外协样品进行确认。

6.销售/市场部门：

*负责市场推广样品、客户送样、客户返还样品的接收、登记、传递与管理。

*确保用于展示或客户试用样品的合规性与安全性。

*及时回收借用给客户的样品。

7.各使用部门：

*严格按照本制度规定领用、使用、保管和归还样品。

*负责本部门内部临时存放样品的管理，确保样品完好。

*对样品使用过程中的问题及时上报。

第三章样品的接收与登记

3.1样品接收

1.样品接收人员在收到样品时，应首先核对样品信息，包括样品名称、型号规格、数量、来源（如供应商、客户、部门、项目编号）、送样日期、送样人、样品状态（如是否密封、是否完好）等，确保与送样凭证或相关通知一致。

2.对于外观有明显损坏、数量不符或信息不清的样品，接收人员有权拒收，并及时与送样方沟通确认。

3.客户提供的样品或有特殊要求的样品，应特别注明其保密性、所有权及特殊处理要求。

3.2样品登记与编号

1.所有接收的样品均须在《样品登记台账》中进行详细登记。登记信息应至少包括：

*唯一的样品编号

*样品名称及型号规格

*样品来源及数量

*送样单位/人及联系方式

*接收日期及接收人

*样品用途（如研发测试、质量检验、展示、留样等）

*样品状态描述

*相关文件编号（如订单号、项目号、测试申请单号）

*预计保存期限

2.样品编号规则：样品编号应具有唯一性和可追溯性。编号规则可包含样品类型代码、年份代码、顺序号等信息，具体规则由归口管理部门统一制定并发布。

3.样品登记后，应立即为样品粘贴或悬挂清晰、牢固的标签，标签内容至少包括样品编号、名称、状态。对于特殊样品（如有毒、易燃、易腐），还需有相应的警示标识。

第四章样品的存储与保管

4.1存储条件

1.样品库（或指定存储区域）应保持清洁、干燥、通风，避免阳光直射、高温、潮湿、粉尘、腐蚀性气体等对样品质量的影响。

2.根据样品特性（如化学性质、物理状态、稳定性要求），提供必要的存储条件，如恒温恒湿、冷藏、冷冻、避光、隔离等。对有特殊存储要求的样品，应单独存放并明确标识。

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