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审核报告管理制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范审核报告的编制、审批、分发、归档及使用管理，确保审核过程的规范性、审核结果的准确性与权威性，提升审核工作的质量和效率，为组织决策提供可靠依据，并促进持续改进，特制定本制度。本制度依据国家相关法律法规及组织内部质量管理体系要求，并结合组织实际运作情况制定。

（二）定义

本制度所称审核报告，是指审核组在完成对特定对象（如项目、过程、体系、产品、服务等）的审核活动后，根据审核准则和审核发现，整理形成的正式文件。该文件旨在客观、公正地阐述审核过程、结果、发现的问题及改进建议。

（三）适用范围

本制度适用于组织内所有类型的内部审核活动所产生的审核报告，包括但不限于质量管理体系审核、项目管理审核、合规性审核、专项工作审核等。组织外部审核机构出具的审核报告的管理可参照本制度相关条款或另行规定。

二、审核报告的构成要素

审核报告应至少包含以下核心要素，具体内容可根据审核类型和实际需要进行适当调整与补充：

（一）报告基本信息

1.报告标题：应清晰、准确地反映审核的类型、对象和周期（如适用）。

2.报告编号：遵循组织统一的文件编号规则，确保唯一性和可追溯性。

3.审核目的：明确阐述本次审核旨在达成的目标。

4.审核范围：详细界定审核所覆盖的部门、过程、活动、时间段及相关文件等。

5.审核准则：列出审核所依据的标准、法规、程序文件、合同要求等。

6.审核日期：记录审核活动的起止时间。

7.审核组信息：包括审核组长及组员姓名、所属部门、审核员资质（如适用）。

8.受审核方信息：受审核部门/单位名称、负责人及联系方式。

9.报告编制日期：报告初稿完成日期。

（二）审核概况

简要描述审核的实施过程，包括审核计划的执行情况、采用的审核方法（如文件审查、现场访谈、记录抽查等）、抽样原则及样本量（可简述抽样思路，无需具体数字）。

（三）审核发现

1.符合项：列出审核过程中发现的符合审核准则的具体事实和证据，可选取典型案例进行说明。

2.不符合项：详细描述不符合审核准则的具体事实。每个不符合项应明确指出不符合的条款、客观事实描述、不符合性质（如一般、严重）及相关证据。对于观察项或改进机会，也应在此部分列出，但需与正式不符合项明确区分。

（四）审核结论

基于审核发现，对审核对象是否符合审核准则给出明确、客观的整体评价。指出体系运行的有效性、符合性程度，以及存在的主要问题和风险。

（五）改进建议

针对审核发现的不符合项及观察项，提出具有建设性、可操作性的改进建议。建议应具体、明确，便于受审核方理解和采取纠正预防措施。

（六）附件（如适用）

可包括审核计划、相关证据材料清单、访谈记录摘要、数据分析图表（如适用）等。

三、审核报告的编制要求

（一）客观性与准确性

审核报告的内容必须基于客观事实，审核发现应有充分的证据支持，避免主观臆断或模糊不清的表述。数据引用应准确无误（若有）。

（二）清晰性与逻辑性

报告结构应层次分明，条理清晰，语言表达应简洁、规范、专业，避免使用歧义或过于口语化的词汇。逻辑推理应严谨，结论应与审核发现保持一致。

（三）完整性与规范性

报告内容应完整覆盖本制度规定的各项构成要素，格式应符合组织相关文件模板要求（如有）。

（四）及时性

审核活动结束后，审核组应在规定期限内完成审核报告的编制工作，确保信息的时效性。

四、审核报告的审批与分发

（一）审批流程

1.审核组长审核：审核组长负责对报告初稿的完整性、准确性、客观性进行全面审核，并签署意见。

2.相关部门/管理层审核：根据审核的级别和重要性，报告需提交给相关职能部门负责人或组织管理层进行审核，重点关注审核结论的公正性和改进建议的适宜性。

3.批准：经上述审核通过后，由组织指定的授权人（如最高管理者、质量负责人等）对审核报告进行最终批准。

（二）分发范围

审核报告的分发范围应根据审核目的、保密性要求及管理需要确定，通常包括：受审核部门、审核组织部门、相关管理部门、组织管理层及其他需要知晓审核结果的部门或人员。

（三）分发方式

可采用纸质版（需签收）或电子版（通过组织认可的安全信息系统分发）进行分发，确保分发过程可追溯。

五、审核报告的归档与管理

（一）归档要求

审核报告（含电子版及纸质版）及其相关附件应按照组织文件管理规定进行整理、编号、登记后，及时交组织档案管理部门或指定专人进行归档保存。归档材料应齐全、完整。

（二）保存期限

审核报告的保存期限应符合组织质量管理体系要求及相关法规规定，确保在规定期限内可查阅。

（三）查阅与保密

1.查阅已归档的审核报告需履行相应的借阅手续，经相关负责人批准后方可查阅。

2.审核报告涉及组织内部管理信息，查阅人员应遵守组织保密规定，不得擅自复制、传播或