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办公用品管理制度

一、总则

为规范公司办公用品的采购、申领、使用和管理，降低办公成本，提高资源使用效率，确保办公活动的正常有序进行，特制定本制度。本制度适用于公司全体员工及各部门。

办公用品管理遵循“统一规划、按需申领、节约高效、杜绝浪费”的原则，旨在为员工提供必要的办公支持，同时培养勤俭节约的良好风气。

二、需求与申领

各部门应根据实际工作需要，于每月固定日期前，由部门负责人汇总本部门下月办公用品的需求计划，填写《办公用品申领单》，经部门负责人审核后，提交至行政部统一汇总。

办公用品的申领应以满足基本工作需求为前提，倡导理性申领。对于非日常消耗品或价值较高的办公用品，申领时需注明具体用途及必要性，由行政部根据实际情况复核。

个人常用办公用品（如笔、笔记本等）的申领，应在规定的领用周期和标准内进行，避免囤积。临时性、紧急性的办公用品需求，需经部门负责人及行政部特殊审批。

三、采购管理

行政部根据各部门提交的申领计划，结合库存情况，编制月度办公用品采购计划，报相关领导审批后执行。

办公用品采购应遵循公开、公平、公正的原则，在确保质量的前提下，优先选择性价比高、信誉良好的供应商。对于长期合作的供应商，应建立动态评估机制。

采购过程中，应严格遵守公司财务制度及采购流程。大宗或长期使用的办公用品可考虑集中采购或与供应商签订框架协议，以获取更优采购条件。

四、入库与保管

办公用品到货后，行政部相关人员需对数量、规格、质量等进行核对验收，确认无误后办理入库手续，登记《办公用品库存台账》，明确品名、规格、数量、入库日期及供应商信息。

办公用品应分类存放于指定仓库或柜架，保持存放环境整洁、干燥、通风，防止物品损坏、变质或遗失。对于易碎、特殊物品，应采取相应的防护措施。

库存管理人员应定期对办公用品进行盘点，确保账实相符。对临近保质期或长期未领用的物品，应及时预警并进行合理处置。

五、发放与使用

办公用品的发放应依据审批后的《办公用品申领单》进行，遵循先进先出原则。发放时，领用人需在发放记录上签字确认。

各部门及员工应树立节约意识，合理、高效地使用办公用品。鼓励纸张双面打印、推行无纸化办公、重复利用可回收物品，减少不必要的浪费。

严禁将公司办公用品挪作私用或带出公司。对于恶意浪费、损坏或侵占办公用品的行为，公司将视情节给予相应处理。

六、盘点与处置

行政部应于每季度末对办公用品进行一次全面盘点，核对库存数量与台账记录，分析差异原因，并将盘点结果及处理意见上报。

对于报废、过期或无法正常使用的办公用品，由行政部统一回收，进行分类处理。可回收利用的物品应进行环保处理或再利用，无利用价值的则按规定程序报废处置。

七、责任与监督

行政部是公司办公用品管理的归口部门，负责本制度的组织实施、监督检查及解释工作。各部门负责人为本部门办公用品管理的第一责任人，负责本部门员工的宣传教育及日常管理。

公司将定期或不定期对办公用品管理制度的执行情况进行检查，对严格遵守制度、节约成效显著的部门或个人予以表扬；对违反制度、造成浪费或损失的，将予以通报批评并追究相关责任。

八、附则

本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

本制度未尽事宜，由行政部根据实际情况进行补充和完善。