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2025年建筑施工企业办公用品管理办法

一、总则

（一）为规范建筑施工企业办公用品管理，合理控制办公费用，提高资源利用效率，保障日常办公需求，特制定本办法。

（二）本办法适用于公司总部、各分公司、项目部及其他所属机构所有办公用品的计划、采购、领用、保管及处置等管理活动。

（三）办公用品管理遵循“统一管理、预算控制、按需领用、厉行节约”的原则。行政部是办公用品管理的归口部门，负责统筹管理；财务部负责预算审核与费用监控；各使用部门负责本部门办公用品的需求申报与合理使用。

二、管理职责分工

（一）行政部职责

1.负责制定和完善办公用品管理相关制度与流程。

2.负责汇总、审核各部门提交的年度及月度办公用品需求计划。

3.负责组织办公用品的集中采购、入库验收、仓储保管工作。

4.负责办公用品的发放、登记、盘点及库存管理。

5.负责废旧办公用品的回收、鉴定与处置。

6.负责定期对办公用品使用情况进行分析，提出改进建议。

（二）财务部职责

1.负责审核公司年度办公用品费用预算。

2.负责对办公用品采购、报销等资金支出进行审核与监督。

3.负责协同行政部进行办公用品库存盘点与账实核对。

（三）各使用部门职责

1.负责根据业务实际，合理编制并按时提交本部门办公用品需求计划。

2.负责指定专人作为部门办公用品管理员，负责与本部门相关的办公用品领用、保管及内部发放工作。

3.负责教育引导员工爱护办公用品，节约使用，杜绝浪费。

4.负责协助行政部完成本部门办公用品盘点和统计工作。

三、办公用品分类与配置标准

（一）办公用品分类

1.低值易耗品：指价值较低、使用周期短、需频繁补充的用品，如签字笔、笔记本、便签纸、文件夹、订书钉、墨盒、打印纸等。

2.低值耐用品：指价值较低但可重复使用、使用周期相对较长的用品，如计算器、订书机、打孔机、剪刀、直尺、U盘等。

3.个人配置品：指员工入职时按标准配置、离职时需交还的用品，如键盘、鼠标、耳机等（特殊岗位如需配置特定用品另行规定）。

4.部门公用品：指供部门共同使用、不宜分配到个人的用品，如大型打印机、复印机、扫描仪、碎纸机、公用移动硬盘等。

（二）配置标准

1.个人常规办公用品配置标准由行政部根据岗位性质统一制定，新员工入职时按标准一次性配置。常规消耗品按需领用。

2.部门公用办公用品配置需由部门提出申请，经行政部审核其必要性与合理性后，报分管领导审批。

3.项目部办公用品配置应结合项目周期、人员规模及办公需求特点，在项目启动预算中单独列明，经审批后执行。

4.特殊或高价值办公用品的申购，需提交专项申请报告，详细说明用途、效益分析及选型依据，按公司相关采购审批权限规定执行。

四、计划与采购管理

（一）需求计划

1.年度需求计划：各部门应于每年11月30日前，根据下一年度业务规划及人员编制，编制本部门年度办公用品需求计划（含物品名称、规格型号、预估数量、预算金额等），经部门负责人审核后提交行政部。行政部汇总、审核并编制公司年度办公用品需求总计划及预算，报公司管理层审批后纳入年度费用预算。

2.月度需求计划：各部门应于每月25日前，根据实际消耗情况，编制下月度办公用品需求计划，经部门负责人审核后提交行政部。行政部根据库存情况及预算额度进行平衡后，形成月度采购计划。

（二）采购实施

1.办公用品采购原则上由行政部统一组织实施。采购活动应遵循公司采购管理规定，坚持“质优价廉、比质比价”的原则。

2.常用办公用品应建立合格供应商名录，通过询价、议价或招标等方式确定主要供应商，签订框架协议，以降低采购成本，提高效率。

3.临时、紧急或特殊规格的办公用品采购，需求部门应填写紧急采购申请单，说明事由，经部门负责人和行政部负责人审批后，由行政部组织采购或授权需求部门按程序采购。

4.单次采购金额超过5000元的，需签订正式采购合同。采购金额权限划分参照公司财务审批权限相关规定执行。

5.采购的办公用品应符合国家相关质量、安全及环保标准。

五、入库与仓储管理

（一）入库验收

1.所有采购到货的办公用品，必须由行政部仓库管理员会同采购经办人（或相关部门指定人员）共同验收。

2.验收内容包括：物品名称、规格型号、数量、质量、生产日期（如适用）、保质期（如适用）等，确保与采购订单或合同约定一致。

3.验收合格后，仓库管理员及时办理入库手续，填写入库单，登记库存台账。对验收不合格的物品，应拒绝接收，并及时通知采购人员与供应商协商处理。

（二）仓储保管

1.办公用品仓库应保持整洁、干燥、通风，符合消防安全要求。物品应分类、分区存放，标识清晰。

2.仓库管理员应建立详细的办公用品库存台账，做到账实相符，定期盘点。

3.对易燃、易爆、有毒有害或有特殊储存要求的物品，应设专柜（区）存放，并采取相应的安全措施。

4.加强库存管理，遵循“先进先出”原