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档案秘书岗位职责

档案秘书岗位职责

一、岗位基本信息

岗位名称：档案秘书

所属部门：档案管理部/行政部

直接上级：档案管理主管/部门经理

直接下级：无

岗位级别：专业技术岗位

编制人数：根据机构规模确定

工作地点：档案管理中心/办公室

二、岗位概述

档案秘书是负责组织、管理、维护和提供档案信息服务的专业技术人员，承担着机构各类档案的收集、整理、分类、编目、保管、利用、鉴定、销毁等全生命周期管理工作。档案秘书需确保档案的完整性、安全性、可用性和合规性，为机构决策和业务开展提供及时、准确的档案信息支持，同时负责档案管理系统的维护和档案数字化工作，推动档案管理现代化进程。

三、主要工作职责

（一）档案收集与接收

1.制定档案收集计划：根据机构业务特点和档案管理规定，制定年度和季度档案收集计划，明确收集范围、时间节点和责任分工。

2.档案接收与登记：

-负责接收各部门移交的档案材料，进行清点、检查和登记

-建立档案接收台账，记录档案名称、数量、移交部门、移交人、接收日期等信息

-对接收的档案进行初步审核，确保档案材料的完整性、准确性和规范性

3.档案质量检查：

-检查档案材料是否齐全、内容是否完整

-验证档案格式是否符合标准，如纸张规格、书写材料、装订方式等

-确保档案字迹清晰、内容可读，无严重破损或污染

4.特殊档案处理：对声像档案、电子档案、实物档案等特殊类型档案进行专业接收和初步处理。

（二）档案整理与分类

1.档案分类：

-按照国家和行业档案分类标准，结合机构实际情况，对档案进行科学分类

-建立多级分类体系，确保分类逻辑清晰、层次分明

-定期评估和优化分类体系，适应业务发展和档案类型变化

2.档案组卷：

-根据档案内在联系和形成规律，进行合理组卷

-确保卷内文件排列有序，便于检索和利用

-对跨部门、跨项目的档案材料进行整合处理

3.档案编目：

-编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录和专题目录

-建立档案索引系统，提供多种检索途径

-编制档案简介和大事记，辅助档案利用

4.档案著录：

-按照标准著录规则，对档案进行详细著录

-记录档案题名、责任者、时间、地点、主题、文种等基本要素

-提取档案关键词和摘要，提高检索效率

（三）档案保管与保护

1.库房管理：

-负责档案库房的日常管理，确保库房环境符合档案保护要求

-监控库房温湿度，保持在适宜范围内（温度14-24℃，相对湿度45-60%）

-定期检查库房安全设施，包括防火、防盗、防潮、防虫、防霉等设备

2.档案存放：

-按照档案分类和编号系统，科学有序地存放档案

-建立档案存放位置索引，便于快速查找

-定期检查档案存放情况，防止错位、混放

3.档案保护：

-对破损档案进行修复和加固

-对珍贵档案采取特殊保护措施，如复制、缩微等

-定期进行档案消毒、杀虫处理，防止档案损坏

4.档案清点：

-定期进行档案清点，确保账实相符

-建立档案变动记录，跟踪档案流转情况

-对缺失档案进行追查和补充

（四）档案利用与提供服务

1.档案查询：

-接收和解答档案查询请求，提供准确、及时的档案信息

-根据查询需求，制定检索策略，高效定位相关档案

-记录查询情况，包括查询人、查询内容、查询时间等

2.档案复制与提供：

-根据规定和权限，提供档案复制服务

-确保复制档案的完整性和准确性

-对提供利用的档案进行登记，跟踪利用情况

3.档案展览与宣传：

-策划和组织档案展览，展示机构历史和发展成就

-编制档案宣传材料，提高档案利用意识

-开展档案知识普及活动，提升全员档案素养

4.参考咨询服务：

-为机构决策和业务开展提供档案参考咨询服务

-协助编制档案专题汇编，满足特定需求

-提供档案利用指导，帮助用户正确利用档案

（五）档案鉴定与销毁

1.档案价值鉴定：

-定期对到期档案进行价值鉴定，区分保存和销毁范围

-组织档案鉴定小组，进行集体审议

-制定档案鉴定