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纸论坛PaperForum
·纸质档案管理·
纸质档案保管存在的问题及对策分析
杨晓牧秦月莹
：，合理有效地保管纸质档案可以确保档案的完整
摘要在档案管理过程中，纸质档案的保管是至关重要的一环
性、可查性和安全性。在档案信息化建设和数字化转型的背景下，文章分析了传统纸质档案保管中存在的问题，
并提出了相应的解决办法。
：；档案管理
关键词纸质档案；档案保管
人员才能访问档案数据，并对于包含敏感性信息的档
案设立更高级别的安全档案室，采取高强度的访问控
首先，空间占问题。纸质档案的存放需要大量
制措施，以进一步提升档案的安全性。最后，定期对
的空间，随着档案数量的增加，存储空间会变得越来
档案进行安全复制是保障档案数据安全性的重要步
越紧张。其次，保密和安全性问题。纸质档案容易遭
骤。将数字化的档案数据安全地复制到离线媒介或云
[1]
档案的保密性较低再
受盗窃、火灾或损坏等，。
端存储设备中，可以有效防止因设备故障、灾难等导
次，检索和管理困难问题。纸质档案需要进行手动整
致的数据丢失。同时，要定期测试复制数据的可性
理和标记，相关查找和管理工作非常耗时耗力。最
和完整性，以确保备份数据的可靠性。
后，归档和备份困难问题。纸质档案的归档和备份工
作需要大量的人力和物力投入，且容易被丢失或损坏。
通过建立便捷的电子检索系统，机构可以减少对
人力的需求、提高档案管理效率、方便户快速找到
所需的档案信息。首先，电子检索系统应具备快速和
准确的特点。系统应拥有便捷的搜索功能，能够通过
数字化转型可以解决纸质档案占大量空间的问多种关键词、字段或标签进行搜索，并快速定位到所
题。数字化转型可以将纸质档案转化为电子文件存储需档案。同时，系统还需要提供对重要数据的过滤和
在计算机硬盘、云端服务器或其他电子储存设备中，排序功能，以帮助户更精确地找到他们要的档
大大减少了对物理空间的需求。并且，数字化转型可案。对于大规模的档案数据，可以使全文检索技术
以提高档案的管理效率。利搜索功能和数据库索引为户提供更加全面和灵活的查询功能。
对电子档案进行快速定位和管理，大大提高了档案的其次，电子检索系统需要具备可展示和可打印的
[2]
查找和管理效率。在利扫描设备将纸质档案转换特性。通过该系统，户可以直接在线查看档案的详
成电子文件时，要选择专业的扫描设备，以确保扫描细信息，包括档案的摘要、关联文件、审批记录等，
的质量和效率。对于扫描后的电子档案，可以通过以节省纸张和方便预览。同时，系统应支持将档案信
OCR（光学字符识别）技术进行文字识别，以提高文息导出并生成可打印的文件，以满足一些特定需求，
本内容的可检索性。在数据库中，可以对档案进行分如正式文档审批或法律诉讼。
、。
类标注、索引等，以方便后续的
初级会计持证人
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