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承办商务会议合同

一、合同主体与会议基本信息

甲方（委托方）：________________________

法定代表人：________________________

联系地址：________________________

乙方（承办方）：________________________

法定代表人：________________________

联系地址：________________________

根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，甲乙双方就甲方委托乙方承办商务会议事宜，经协商一致达成如下协议。

（一）会议核心要素

会议名称：________________________（以下简称“本次会议”）

会议时间：____年____月____日至____年____月____日，具体日程以附件《会议执行手册》为准。

会议地点：（主会场）及（分会场，如有）

参会规模：预计____人，其中主会场____人，分会场____人（具体以实际签到人数为准）。

二、服务内容与标准

乙方需按甲方确认的需求提供以下服务，具体执行标准参照附件《服务清单》：

（一）场地与设施服务

场地租赁：提供符合会议规模的主会场、分会场及配套区域（签到区、茶歇区、展示区等），确保场地整洁、通风、照明良好，且具备基础消防设施。

设备支持：配备高清投影设备、LED显示屏、音响系统、同传设备（如需）、表决器（如需）等，会前24小时完成调试并提供备用设备。

现场布置：按甲方提供的设计方案完成背景板搭建、指示牌摆放、桌签制作、鲜花装饰等，布置工作需在会议开始前8小时完成。

（二）接待与后勤服务

签到服务：设置____个签到台，配备____名工作人员，提供电子签到系统及纸质签到表，协助参会人员领取会议资料袋（含议程手册、笔记本、笔等）。

餐饮安排：提供会议期间的早茶、午茶、自助午餐及欢迎晚宴，餐饮标准为：茶歇人均____元/次，午餐人均____元/餐，晚宴人均____元/餐，确保食品安全符合国家卫生标准。

交通保障：提供____辆大巴车用于参会人员接送（路线：________________________），配备专业司机，车辆需提前1小时到达指定地点。

（三）宣传与物料服务

物料制作：设计并印刷会议议程手册____份、参会证____个、手提袋____个，物料需在会议前3日交付甲方审核确认。

媒体支持：邀请____家行业媒体参与报道，提供新闻通稿撰写及发布服务，会议结束后3日内提交媒体报道汇总。

三、费用与支付方式

（一）费用明细

本次会议总费用为人民币________________元（大写：________________元整），具体构成如下：

场地租赁及布置费：____元

设备租赁及技术支持费：____元

餐饮服务费：____元

交通及接待费：____元

物料制作及宣传费：____元

其他费用（含税费）：____元

（二）支付节点

预付款：合同签订后5个工作日内，甲方向乙方支付总费用的40%，即____元，作为项目启动资金。

中期款：会议开始前7个工作日内，甲方向乙方支付总费用的30%，即____元，用于场地及设备预订。

尾款：会议结束后15个工作日内，乙方向甲方提交费用结算清单及相关票据，甲方审核无误后支付剩余30%，即____元。

（三）支付方式

所有款项通过银行转账支付至乙方指定账户：

开户名：________________________

开户行：________________________

账号：________________________

四、双方权利与义务

（一）甲方权利与义务

及时提供会议需求清单、设计素材、参会人员信息等必要资料，对乙方工作进行监督并提出合理修改意见。

按时支付合同款项，逾期支付需按日承担逾期金额0.5%的违约金（违约金总额不超过合同总金额的10%）。

负责参会人员的邀请及议程内容确认，因甲方原因导致会议时间、地点变更的，需提前15日书面通知乙方，由此产生的额外费用由甲方承担。

（二）乙方权利与义务

严格按照合同约定提供服务，因乙方原因导致服务未达标的，需在甲方要求的时限内整改，并承担由此造成的直接损失。

对会议内容及甲方提供的商业信息承担保密义务，未经甲方书面同意不得向第三方泄露，保密期限为合同终止后3年。

负责会议期间的现场安全管理，制定应急预案（如停电、设备故障、医疗急救等），配备____名安保人员及____名医护人员。

五、知识产权与违约责任

（一）知识产权

甲方拥有会议议程、演讲内容、LOGO等素材的知识产权，乙方仅可在本次会议范围内使用。

乙方设计的会议物料（如背景板、宣传册）知识产权归甲方所有，乙方不得用于其他商业用途。

（二）违约责任

若乙方未按时完成服务导致会议延误，每逾期1小时需支