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2025年员工出差流程及报销标准

前言

为进一步规范公司差旅管理，优化出差审批流程，明确费用报销标准，保障员工公务出行的顺利开展，同时有效控制差旅成本，特制定本标准。本标准基于国家相关财经法规及公司实际运营需求，结合近年来差旅管理实践进行修订完善，适用于公司全体员工因公出差行为。请各部门组织学习并严格遵照执行。

一、出差管理全流程规范

（一）出差申请与审批

员工因公出差需提前通过OA系统提交《出差申请单》，详细注明出差事由、目的地、预计行程（出发及返回日期）、拟乘坐交通工具类型、随行人员（如有）及预计差旅费用。部门负责人需对出差的必要性、行程合理性及费用预算进行严格审核。

审批权限根据出差天数及人员级别划分：一般员工出差不超过X天由部门负责人审批；超过X天或部门负责人出差，需报请分管领导审批；高层管理人员出差需总经理审批。紧急公务出差可先行电话报备，出差后一个工作日内补全审批手续。

（二）出差前准备

1.交通与住宿预订：

*国内出差：原则上通过公司指定的差旅服务平台预订机票、火车票及酒店，以享受协议价格并简化报销流程。特殊情况需自行预订的，需在报销时说明原因。

*国际出差：需提前办理护照、签证等手续，交通及住宿预订由行政部统一协助安排。

2.工作交接：出差前应做好本职工作的梳理与交接，确保出差期间部门工作正常运转。

3.安全须知：关注目的地天气、交通及安全状况，做好个人财物及人身安全防护。

（三）出差途中管理

1.行程变更：如遇行程调整（如延期、变更目的地等），需及时通过OA系统提交《行程变更申请》，经原审批人同意后方可执行，并及时通知相关部门。

2.费用控制：在确保公务完成的前提下，应选择经济、便捷的交通及住宿方式，严格控制各项费用支出。

3.紧急联络：保持通讯畅通，遇紧急情况第一时间向部门负责人及公司行政部报告。

（四）出差结束后事项

1.工作汇报：出差返回后X个工作日内，需向部门负责人提交书面或口头出差工作总结，汇报工作完成情况、成果及遇到的问题。

2.资料归档：及时整理出差期间形成的工作资料、会议纪要等，按公司规定归档。

3.费用报销：出差结束后X个工作日内，整理好所有报销凭证，通过OA系统提交报销申请。

二、费用报销标准与细则

（一）交通费

1.城市间交通：

*高层管理人员及具有X年以上相关工作经验的核心技术人员/部门负责人，可乘坐飞机经济舱、高铁/动车一等座、轮船二等舱。

*其他人员出差，距离X公里以上或旅途时间超过X小时，经部门负责人批准可乘坐飞机经济舱；日常优先选择高铁/动车二等座、火车硬卧或长途汽车。

*机票、火车票、船票等需提供正规发票及行程单作为报销凭证。因个人原因产生的退票、改签费用，原则上不予报销。

2.市内交通：

*出差目的地市内交通，优先选择公共交通（公交、地铁）。

*因公务紧急或携带重要资料等特殊情况需乘坐出租车/网约车的，需在报销时注明起止地点及事由，单笔金额超过X元需部门负责人签字确认。

*部分城市可根据实际情况实行市内交通包干补贴，具体标准参照附件一《市内交通补贴标准表》。

（二）住宿费

1.住宿标准：根据出差目的地经济发展水平及员工级别设定不同住宿标准上限（具体标准参照附件二《住宿费报销标准表》）。

2.凭证要求：需提供合规的住宿费发票（需注明住宿人姓名、入住及退房日期、房型、金额等信息）及酒店水单。

3.超标处理：住宿费原则上不得超过标准上限。如因特殊情况（如大型会议、展会期间）导致住宿费用超标的，需提前向分管领导申请并获得批准，否则超出部分由个人承担。

4.同性合住：同性员工一同出差，原则上应合住标准间，住宿费按不超过两人标准中较高者的X%执行。

（三）伙食补助费

1.补贴标准：按出差自然天数计算，区分国内一线城市、二线城市、其他地区及国外不同国家和地区设定补贴标准（具体标准参照附件三《伙食补助费标准表》）。

2.发放方式：伙食补助费按标准随差旅费一同报销，无需提供餐饮发票。如出差期间有公司安排的工作餐（如会议统一安排），则该餐次不享受伙食补助。

（四）其他费用

1.公杂费：包括必要的复印费、打印费、邮寄费等，需提供合规发票，注明用途。

2.招待费：出差期间因公务需要发生的对外招待费用，需提前申请并严格控制标准，报销时需注明招待对象、事由、人数及陪同人员。

3.其他特殊费用：如翻译费、签证费等，根据实际发生情况凭合规凭证报销，需附相关说明。

三、报销注意事项与违规处理

（一）凭证要求

所有报销凭证必须是国家税务部门认可的合法、合规、真实、有效的原始票据。票据抬头需为公司全称，内容清晰完整，不得涂改、挖补。

（二）报销时限

为确保财务核算的及时性，出差人员应在