项目会议纪要撰写及执行情况跟进表.docVIP

项目会议纪要撰写及执行情况跟踪表：从记录到落地全流程工具

一、适用场景：哪些会议需要这套工具？

无论是项目启动会、周/月度例会、问题复盘会，还是跨部门协调会，只要涉及多人协作、任务分配、进度跟踪，都需要规范会议纪要和执行跟踪表。这套工具尤其适用于：

需明确责任分工、避免“议而不决”的会议；

跨部门/跨团队协作，信息需同步至所有相关方的会议；

周期性项目会议，需持续跟踪任务进展的会议；

涉及风险问题、需闭环解决的专项会议。

二、操作指南：从会议筹备到执行跟踪的全流程拆解

（一）会前准备：让会议更聚焦、记录更高效

明确会议目标

主持人需提前1-2天明确会议核心目标（如“确定Q3产品迭代计划”“解决模块延期问题”），并告知参会人员，避免会议跑题。

收集背景材料

提前整理项目文档（如进度表、问题清单、需求文档），与议程一起发给参会人，保证所有人基于统一信息讨论。

准备记录工具

确定记录人（建议由项目助理或指定人员担任），准备电子/纸质模板，提前熟悉表格结构，重点记录“决议事项”“责任人”“时间节点”等关键信息。

（二）会中记录：抓住核心信息，避免遗漏关键点

记录基本信息

首先填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因），保证会议可追溯。

聚焦议程与讨论内容

按议程顺序记录，重点记录讨论结论而非全部发言。例如：

议题1：功能开发进度

讨论要点：开发组长反馈“接口联调因第三方数据延迟受阻”，产品经理建议“临时使用模拟数据替代，同步对接第三方”。

议题2：用户反馈问题优先级

讨论要点：一致同意优先处理“登录失败”问题（影响30%用户），测试经理负责3天内输出测试用例。

明确决议事项

对会议达成的共识、分配的任务，需单独记录，包含：任务内容、责任人、完成时间、交付标准（如“完成功能开发，通过测试用例全部场景”）。

（三）会后整理：24小时内输出规范纪要，同步全员

整理会议纪要

按模板结构化内容，保证语言简洁、逻辑清晰。重点核对：

决议事项是否与讨论一致；

责任人、时间节点是否明确（避免“尽快”“尽快完成”等模糊表述）；

未解决的问题是否标注“待下次会议讨论”。

分发与确认

纪要整理完成后，发送给所有参会人及项目相关方（如部门负责人、客户对接人），要求24小时内反馈确认。如有异议，及时修改后重新分发。

（四）执行跟踪：动态更新进度，保证任务闭环

更新执行跟踪表

责任人需在任务启动后，每周/按约定频率更新执行状态（如“进行中”“已完成”“延期”），并填写“进度说明”（如“接口开发完成50%，联调中”）。

定期复盘

在下次会议中，优先回顾跟踪表中的任务进展：

已完成任务：核对交付成果是否符合标准；

延期任务：分析原因（如资源不足、需求变更），调整计划；

阻碍问题：协调资源解决，明确新时间节点。

归档管理

会议纪要和跟踪表按项目/月份归档，便于后续查阅（如项目复盘、审计追溯）。

三、模板工具：会议纪要及执行跟踪表（可直接套用）

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

项目Q3迭代启动会

会议时间

2023年X月X日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A（线上会议：腾讯会议号X）

主持人

*张经理（项目经理）

记录人

*李助理（项目助理）

参会人员

张经理（项目）、王工（开发）、刘工（测试）、陈经理（产品）、*赵主管（运维）

缺席人员及原因

*孙工（开发）——客户现场支持

会议目标

确定Q3迭代功能清单、开发计划、测试节点及责任分工

（二）议程及讨论内容记录

序号

议题

讨论要点

结论/待办事项

1

Q3迭代功能优先级

陈经理提出“用户反馈的登录功能优化需优先级前置”，王工反馈“开发资源紧张”

优先级调整：登录功能优化→第一优先级

2

开发计划排期

王工：“登录功能需5天开发+3天测试”，刘工：“测试需提前介入接口联调”

开发周期：X月X日-X月X日，测试X月X日启动

3

跨部门协作问题

赵主管：“服务器资源需提前3天申请”，张经理：“需同步邮件IT部门”

张经理负责X月X日前提交资源申请，抄送赵主管

（三）决议事项及执行跟踪表

决议编号

决议内容

责任人

完成时间

当前状态

进度%

完成情况说明

更新日期

2023-001

完成登录功能优化需求文档

*陈经理

2023–

已完成

100%

需求文档已评审通过，提交开发团队

2023–

2023-002

完成登录功能接口开发

*王工

2023–

进行中

60%

接口开发完成60，联调中，无阻碍

2023–

2023-003

提交服务器资源申请

*张经理

2023–

延期

0%

因IT部门流程调整，需X月X日重新提交

2023–

2023-004

输出登录功能测试用例

*刘工

2023–

未开始

0%

待开发提测后启动

2023–

四、关键要点：使用过程中需重点