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2025年备用金清理自查报告

为进一步规范财务管理，强化资金使用效率，防范资金安全风险，我单位严格按照《行政事业单位财务规则》《企业内部控制基本规范》及上级主管部门关于加强备用金管理的相关要求，于2025年3月至5月集中开展了备用金专项清理自查工作。现将自查情况报告如下：

一、自查工作组织与实施

本次清理工作坚持“全面覆盖、分类处置、责任到人、长效规范”原则，由单位主要领导统筹部署，财务部门牵头，各业务部门协同配合，形成“财务+业务”双轨推进机制。3月初，召开专项工作动员会，明确清理范围为2024年12月31日前挂账的所有备用金（含个人借款、部门周转金、专项业务备用金），重点核查超3个月未核销、超标准借款、用途与实际不符等情形。成立由财务负责人任组长，审计、纪检、各部门负责人为成员的专项工作组，制定《备用金清理自查工作方案》，细化“底数摸排—逐笔核查—分类整改—总结建制”四阶段任务，明确3月为数据采集期、4月为现场核查期、5月为整改落实期，确保责任到人、时序可控。

二、备用金管理现状与清理范围

截至2024年末，我单位备用金账面余额共计1,286,300元，涉及12个业务部门、47名员工，主要用于日常办公采购、差旅预支、临时项目周转等场景。其中，部门周转金占比42%（540,000元），主要为后勤保障部、市场拓展部因高频小额采购需求设立；个人借款占比58%（746,300元），集中于项目组人员因外出调研、设备采购等产生的预支款。根据《单位备用金管理办法》（2023年修订），备用金实行“定额管理+临时审批”制度：部门周转金定额标准为5万元/部门（业务量较大部门可申请10万元），个人借款单次不超过2万元（特殊项目经分管领导审批后不超过5万元），借款期限原则上不超过2个月（项目类借款可延长至项目结束后1个月）。本次清理严格对照上述标准，对所有挂账明细逐一匹配制度要求，确保无遗漏、无盲区。

三、自查发现的主要问题及原因分析

通过财务系统数据拉取、凭证抽查、部门座谈、借款人访谈等方式，共梳理问题台账3类17项，具体如下：

（一）超期未核销问题突出

账面显示，超3个月未核销备用金共计41笔，金额523,000元，占比40.7%。其中，超6个月未核销18笔（286,000元），最长一笔为技术研发部张某2024年2月因设备采购借款8万元，项目已于2024年6月验收，但未及时办理报销冲账；市场部李某2024年3月预支展会费用5万元，展会结束后仅报销3.2万元，剩余1.8万元未归还且未说明原因。经核查，超期主因：一是部分员工对“前款不清、后款不借”制度执行意识薄弱，存在“先借后报、拖延核销”惯性；二是项目结束后缺乏闭环管理，业务部门未及时督促借款人完成报销；三是财务部门对超期借款预警提示不足，仅通过季度通报形式提醒，未采取刚性约束措施。

（二）超标准借款现象存在

经比对定额标准，发现部门周转金超限额4例，涉及金额12万元。其中，后勤保障部因2024年承担多项临时采购任务，未经审批将周转金从5万元增至12万元；个人借款超标准3例，如项目部王某2024年5月以“紧急采购实验材料”为由借款6万元（标准为5万元），但采购合同显示实际支付仅4.8万元，存在超额预支问题。超标准主因：业务部门对备用金申请的必要性审核不严，存在“多借备荒”心理；财务部门在审批环节未严格校验历史借款余额，对“特殊项目”的界定缺乏量化标准，导致自由裁量空间过大。

（三）用途与实际不符情况偶发

抽查50笔备用金使用记录（占总笔数30%），发现3笔存在用途偏差：综合部陈某2024年7月申请“会议接待费”借款2万元，实际用于购买员工节日福利；技术部刘某2024年9月申请“设备维修费”借款1.5万元，实际用于支付外包测试服务费。经核实，上述问题均因借款人临时调整资金用途未履行变更审批程序，业务部门负责人在报销审核时未严格核对借款用途与支出凭证的一致性，导致“借甲用乙”现象。

四、整改措施与落实成效

针对自查问题，工作组坚持“立行立改、分类处置”原则，制定《备用金问题整改清单》，明确责任部门、整改时限与验收标准，截至5月末，已完成全部问题整改，具体成效如下：

（一）超期借款清收成效显著

对超期借款实行“一人一档、一笔一策”：对有明确报销凭证的，督促借款人5个工作日内完成冲账（如张某设备采购款8万元，已于4月15日凭发票冲销）；对无合理理由拖延的，从借款人5月工资中扣收（如李某剩余1.8万元，已于5月10日完成扣划）；对因项目跨年度未结束的，要求业务部门出具书面说明并重新签订《借款延期协议》（共涉及4笔，金额62,000元）。截至5月31日，超期借款收回率达100%，累计收回资金523,000元，账面超3个月未核销备用金余额清零。

（二）超标准借款规范调整到位

对超限额的部门