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学术报告厅使用管理规定

第一条适用范围

本规定适用于学校（或单位，下同）所属主校区学术报告厅（以下简称“报告厅”）的使用申请、使用过程及后续管理。报告厅作为学校开展学术交流、教学培训、文化活动的公共服务设施，优先保障教学科研相关活动，其他性质活动需在不影响学术活动的前提下，经审批后统筹安排。

第二条使用申请与审批

（一）申请主体

1.校内申请主体为学校各二级学院、职能部门、校级学生组织（需经指导单位审核）；校外申请主体须为与学校有合作协议的企事业单位、科研机构，且需由校内对口管理部门作为担保单位提交申请。

2.个人不得单独申请使用，需通过所属单位或组织提交申请。

（二）申请材料

1.申请单位需填写《学术报告厅使用申请表》，内容包括活动名称、性质（学术/教学/文化/其他）、时间（精确到具体时段，如9:00-11:30）、参与人数、主讲人（校外人员需提供身份证明及活动背景说明）、设备需求（如投影、音响、同声传译等）、宣传方案（含海报、横幅内容及张贴位置）。

2.校外合作活动需附加合作协议复印件（需注明活动内容与学校关联性）、担保单位审核意见；涉及收费的活动需提交财务部门备案证明；涉及安全风险的活动（如实验演示、设备操作）需提交安全预案。

（三）审批流程

1.申请材料需通过学校公共设施管理平台线上提交，同步纸质版经申请单位负责人签字盖章后送至后勤保障处（或指定管理部门，下同）。

2.后勤保障处负责对申请材料进行形式审核（材料完整性、活动性质合规性），审核通过后转交学术委员会（或学术活动管理部门）进行学术优先级评估；非学术活动由校办公室进行公益性与必要性评估。

3.审批结果于收到完整材料后3个工作日内通过平台反馈；超过100人的活动需提前7个工作日申请，超过200人的活动需提前10个工作日申请；法定节假日、寒暑假期间使用需提前15个工作日申请。

4.同一时段多个申请冲突时，按“学术活动优先、教学活动次之、公益活动再次”的原则排序，同等优先级下以提交时间先后为准。

（四）变更与取消

1.申请通过后，因特殊原因需变更时间、内容或取消使用的，申请单位需在原活动开始前48小时提交《变更/取消申请表》，经原审批部门确认后生效；未及时报备导致资源浪费的，取消该单位3个月内申请资格。

2.因学校重大活动需临时调整已获批活动的，管理部门将提前24小时通知申请单位，并协助协调其他场地或调整时间。

第三条使用规范与要求

（一）时间管理

1.报告厅开放时间为工作日8:00-22:00，非工作日及寒暑假开放时间为9:00-18:00（需提前申请并经审批）。

2.活动需在审批时段内进行，不得提前入场布置（最多提前1小时）或延迟离场（延迟超过30分钟按占用下一时段计算，需额外申请）；布展、撤场需避开其他活动时段，确需交叉的需与管理部门协调。

（二）人数与安全

1.报告厅最大承载人数为300人（以座位数为准），申请单位需在活动现场安排专人引导，确保实际参与人数不超过核定容量；超员50人以上的活动需增派安保人员并提交补充安全预案。

2.活动期间，所有通道（含消防通道）须保持畅通，禁止堆放物品或设置障碍物；严禁在报告厅内使用明火（如蜡烛、香火）、易燃气体（如氢气球）或进行高风险实验（如化学试剂演示需提前报备并由专业人员操作）。

（三）设备使用与维护

1.报告厅设备包括多媒体投影系统（含4K激光投影机、120寸抗光幕布）、7.1声道环绕音响、可调节灯光系统、8路同声传译设备及移动话筒、电子白板等辅助设备。设备使用需由管理部门指定的专职技术员操作，申请单位不得自行调试核心设备（如投影机参数、音响均衡器）。

2.使用前，技术员需与申请单位确认设备需求并进行功能测试，测试记录由双方签字留存；使用中，申请单位需指定1名联系人配合设备操作，避免误触电源或按键；使用后，技术员需检查设备状态，确认无损坏后关闭电源并登记。

3.因操作不当导致设备损坏的，申请单位需按以下标准赔偿：

-轻微损坏（如话筒电池耗尽、遥控器按键失灵）：赔偿维修成本的30%；

-中度损坏（如投影灯泡寿命缩短、音响单元故障）：赔偿维修成本的70%；

-严重损坏（如投影机核心部件损毁、同声传译主机报废）：按设备当前净值全额赔偿。

（四）环境与卫生

1.申请单位需在活动现场设置垃圾收集点，活动结束后30分钟内完成场地清理（含座椅归位、垃圾清运至指定位置）；未及时清理的，管理部门将代为处理，费用从申请单位公共经费中扣除（标准为50元/小时）。

2.禁止在墙面、地面、座椅上张贴、刻画或使用强力胶粘贴宣传物料；确需悬挂横幅的，需使用