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学校综合办公室机密文件管理

**一、概述**

学校综合办公室作为学校日常运营的核心部门，承担着大量文件的制作、流转、存储和销毁工作。其中，机密文件因其涉及学校内部敏感信息，必须采取严格的保密措施，以确保信息安全，防止泄露。本指南旨在规范机密文件的管理流程，明确相关人员的职责，并制定应急处理措施，以保障学校各项工作顺利开展。

**二、机密文件的定义与范围**

（一）机密文件的定义

机密文件是指学校内部涉及重大决策、财务信息、人事安排、学生档案、教学评估等，一旦泄露可能对学校造成严重损害的文件。

（二）机密文件的常见类型

1.学校年度工作报告及财务预算；

2.内部人事任免通知；

3.学生违纪处分记录；

4.教学改革方案及评估报告；

5.校内重要会议纪要；

6.合作项目敏感数据。

**三、机密文件的日常管理**

（一）文件的制作与签发

1.机密文件需由指定部门负责人审核，经校长或主管副校长签发后方可印发；

2.文件制作时需标注“机密”字样及密级，并记录制作数量和编号。

（二）文件的流转与传递

1.机密文件传递需通过内部系统或指定人员，禁止使用公共邮箱或外部渠道；

2.接收方需在文件交接登记表中签字确认，并妥善保管；

3.禁止在公共场合讨论机密文件内容，需在封闭环境处理。

（三）文件的存储与保管

1.机密文件需存放在带锁的文件柜或保险柜中，钥匙由专人保管；

2.存储环境需防潮、防火、防盗，并定期检查设备状态；

3.电子版机密文件需加密存储，并设置访问权限。

**四、机密文件的销毁管理**

（一）销毁条件

1.文件内容已过保密期限；

2.文件被新的版本替代；

3.文件因破损或污渍无法使用。

（二）销毁流程

1.销毁前需填写《机密文件销毁申请表》，经主管领导审批；

2.纸质文件需使用碎纸机粉碎，确保无法还原；

3.电子版文件需通过专业软件彻底删除，并记录销毁时间及操作人；

4.销毁过程需有两人以上监督，并拍照留存记录。

**五、责任与监督**

（一）责任分工

1.综合办公室负责人为机密文件管理的总负责人；

2.档案管理员负责文件的具体保管与记录；

3.使用人员需遵守保密规定，违反者按学校制度处理。

（二）定期检查

1.每季度对机密文件管理情况进行自查，发现问题及时整改；

2.学校管理层每年组织一次全面审查，确保制度落实到位。

**六、应急处理措施**

（一）文件遗失处理

1.发现机密文件遗失需立即启动应急预案；

2.立即封锁相关区域，查找文件，并上报主管领导；

3.评估泄露风险，采取补救措施，如通知相关方暂停敏感工作。

（二）文件泄露处理

1.一旦确认文件泄露，需第一时间上报并制定应对方案；

2.查明泄露原因，追究相关人员责任；

3.评估泄露影响，必要时调整敏感文件的管理权限。

**七、培训与宣传**

（一）定期培训

1.每半年组织一次机密文件管理培训，内容涵盖制度、操作、应急等；

2.培训后进行考核，确保人员掌握要求。

（二）宣传引导

1.在办公区域张贴保密提示，增强员工意识；

2.通过内部邮件、公告等形式，强调违规后果。

**三、机密文件的日常管理**

（一）文件的制作与签发

1.**文件密级的确定**

(1)根据文件内容的重要程度和泄露后可能造成的损害，划分为“绝密”“机密”“秘密”三个等级，其中“绝密”级别最高。

(2)制作部门需在文件草拟阶段明确密级，并在标题下方标注，如“**机密**学校2024年秋季招生工作方案”。

2.**签发流程规范**

(1)草拟完成后，提交至综合办公室档案管理员初审，审核内容包括密级是否恰当、内容是否完整、格式是否规范。

(2)初审通过后，按文件层级报送相应负责人签发：

-**绝密级**文件需经校长签发；

-**机密级**文件需经主管副校长签发；

-**秘密级**文件需经综合办公室负责人签发。

(3)签发人需在文件首页加盖签发章，并注明签发日期。

3.**编号与登记**

(1)文件签发后，档案管理员进行编号，格式为“**年份-部门-序号**”，如“2024-办-001”。

(2)建立电子台账，记录文件编号、密级、签发人、制作数量、分发范围等信息。

（二）文件的流转与传递

1.**内部传递方式**

(1)**纸质文件**：

-传递至部门内部时，需填写《机密文件内部传递单》，接收人签字确认；

-跨部门传递时，需经综合办公室中转，并记录传递时间及双方人员信息；

-禁止通过公共信箱、快递等外部渠道传递。

(2)**电子文件**：

-使用加密邮件系统或内部专用平台传输，需设置发送人、接收人双重认证；

-传输前对文件进行加密，密码需单独记录在加密文件管理台账中；

-接收方需在收到邮件后回复确认，