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2025年XX公司合同履约保证管理制度

为规范公司合同履约行为，强化全周期过程管控，保障合同权利义务全面、及时、适格履行，有效防范履约风险，维护公司合法权益，结合公司业务特点及管理需求，制定本制度。

一、适用范围与管理原则

本制度适用于公司与境内外自然人、法人或非法人组织签订的民事合同（含补充协议、变更协议），包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、工程合同、技术开发合同等。劳动合同、行政协议及公司内部管理文件不适用本制度。

管理遵循以下原则：

1.全面覆盖：贯穿合同签订至履约完毕全流程，涵盖权利行使、义务履行、风险应对等各环节；

2.责任到人：明确履约各阶段主责部门及直接责任人，实行“谁承办、谁负责，谁执行、谁落实”；

3.动态管控：建立履约状态实时跟踪机制，根据外部环境、合同条款或双方需求变化调整管理措施；

4.预防为主：强化风险预判与前置干预，通过制度约束、流程规范降低违约概率及损失。

二、组织架构与职责分工

公司设立合同履约管理领导小组（以下简称“领导小组”），由总经理任组长，分管法务、财务、业务的副总经理任副组长，成员包括合同管理部、法务部、财务部、各业务部门负责人。领导小组统筹决策重大履约事项，审议高风险应对方案，监督制度执行效果。

各部门具体职责如下：

-合同管理部：负责履约管理制度建设；组织合同交底；汇总编制《履约进度台账》；定期检查履约情况并出具监督报告；统筹跨部门履约协调；归档履约全过程文件。

-业务部门：作为履约第一责任部门，负责制定并执行《履约实施计划》；跟踪本部门合同履行进度；收集、确认对方履约证明；提出变更、索赔或反索赔申请；配合内外部监督检查。

-法务部：审核履约过程中涉及的法律文件（如变更协议、补充条款）；识别法律风险并出具专业意见；参与重大纠纷协商、调解或诉讼。

-财务部：根据合同约定及履约进度审核付款/收款申请；监控资金流向与支付节点；分析履约对公司现金流的影响并预警。

-审计部：对重点合同履约情况开展专项审计，核查履约合规性、资金使用效率及风险应对有效性。

三、履约准备阶段管理

（一）合同交底

合同签订后5个工作日内，由合同管理部牵头组织交底会议，业务部门、法务部、财务部及履约执行团队（以下简称“执行团队”）必须参会。交底内容包括：

-合同核心条款：标的、数量、质量标准、履行期限、地点与方式、价款或报酬、验收标准、违约责任；

-关键节点：如采购合同的交货期、验收期、付款期；工程合同的开工日、关键工序完成日、竣工验收日；

-风险提示：对方履约能力薄弱环节（如历史违约记录）、条款模糊可能引发争议的内容（如质量验收标准不明确）；

-权利行使要求：如质量异议期、索赔时效、抗辩权行使条件。

交底需形成《合同交底纪要》，经参会人员签字确认后，由合同管理部留存并同步至执行团队。未完成交底的合同，业务部门不得启动履约。

（二）履约计划编制

业务部门应在交底后10个工作日内，组织执行团队编制《履约实施计划》（以下简称《计划》），经部门负责人审核、分管副总经理批准后生效。《计划》应包含以下要素：

-时间维度：按周/月/季度划分履约阶段，明确各阶段目标（如“2025年3月15日前完成首批货物生产，3月20日前完成出厂检验”）；

-责任主体：细化至具体岗位及责任人（如“生产主管张三负责首批货物生产，质量主管李四负责出厂检验”）；

-资源需求：列明所需人力（如技术人员数量及资质要求）、财力（如各阶段资金需求及预算）、物力（如设备型号、原材料规格）；

-质量标准：对照合同条款，明确各环节验收指标（如“电子产品合格率需达99.5%，其中功能测试项一次性通过率不低于98%”）；

-风险预案：针对可能出现的延迟交付、质量不达标等问题，制定替代方案（如“若供应商A无法按时供货，启用备用供应商B，交货期延长不超过3日”）。

《计划》需同步至合同管理部、财务部备案，作为后续监督的依据。

（三）资源配置保障

1.人力资源：执行团队应配备与合同规模、复杂程度相匹配的人员，关键岗位（如技术负责人、质量管理员）需具备相应资质或经验。业务部门需在履约前完成岗位培训，明确职责边界及操作规范。

2.财力资源：财务部根据《计划》编制《履约资金预算表》，明确各阶段付款/收款金额、时间及账户信息。对需预付或分期付款的合同，需预留不低于合同总额10%的应急资金，防止因对方违约导致的资金链断裂。

3.物力资源：设备、原材料等物资需在履约前完成采购或调配，关键物资（如定制化零部件）需提前30日确认供应商库存及交货能力，必要时签订保供协议。

四、履约实施阶段管理