某游泳俱乐部行政工作管理方案.doc

某游泳俱乐部行政工作管理方案

第一章总则

一、为规范某游泳俱乐部（以下简称“俱乐部”）行政工作流程，提升行政服务效能，保障俱乐部各项业务有序开展，助力游泳体育事业高质量发展，依据国家相关法律法规及俱乐部发展战略，制定本方案。

二、本方案适用于俱乐部行政部门全体人员及涉及行政协作的各业务部门（如教练部、救生部、会员服务部等）。

三、行政工作应遵循以下原则：

1.服务导向原则：以会员需求为核心，以支持业务部门高效运转为目标，提供精准化、便捷化服务；

2.效率优先原则：优化工作流程，减少冗余环节，提升行政事务处理速度与质量；

3.合规经营原则：严格遵守《全民健身条例》《游泳场所卫生规范》《安全生产法》等法律法规，确保俱乐部运营合法合规；

4.协同协作原则：加强与各部门联动，形成工作合力，共同推动俱乐部发展；

5.创新赋能原则：结合游泳事业发展趋势，引入数字化工具提升行政工作智能化水平，如采用会员管理系统、办公OA系统等。

第二章行政部门组织架构与职责

一、组织架构

俱乐部行政部设行政主管1名、行政专员2名、后勤保障组3名（含场地维护员1名、物资管理员1名、安全监督员1名）、前台接待组2名，共8人。行政主管对俱乐部总经理负责，统筹行政部全面工作；各岗位人员按职责分工开展工作，接受行政主管的指导与考核。

二、岗位职责

1.行政主管：负责制定行政工作年度计划与管理方案，统筹协调各部门行政事务；审核行政预算与费用支出；组织开展行政人员培训与绩效考核；处理重大行政突发事件；对接外部机构（如体育局、卫生监督所、消防部门等）。

2.行政专员：负责文件收发、归档与保密管理；组织内部会议（如每周部门例会、月度运营会议），撰写会议纪要并跟进落实；起草行政通知、报告等文书；维护办公OA系统与内部沟通平台；协助开展员工招聘与入职手续办理。

3.后勤保障组：

-场地维护员：每日检查泳池设备（如循环过滤系统、加热设备）、更衣室设施（如储物柜、淋浴龙头）、休息区家具的运行状况，及时报修故障；定期对泳池周边地面进行防滑处理，确保场地安全；

-物资管理员：负责办公用品、清洁用品、游泳器材（如浮板、泳道线）的采购、库存管理与发放；建立物资台账，每月盘点库存，避免积压或短缺；

-安全监督员：定期检查消防设备（灭火器、应急灯）、救生器材（救生圈、急救箱）的有效性；组织安全演练（如溺水急救演练、火灾逃生演练）；监督泳池水质检测与卫生消毒工作。

4.前台接待组：负责会员登记、咨询与投诉处理；引导会员使用俱乐部设施；维护前台秩序，及时记录会员反馈信息并上报；协助会员办理办卡、续卡手续。

第三章日常行政管理

一、文件管理

1.文件收发：外部文件由行政专员统一接收，登记编号后呈行政主管批阅，再转相关部门办理；内部文件由起草部门提交行政专员审核格式，经行政主管签字后印发；

2.档案存档：纸质档案按“部门-年度-类别”分类存放，电子档案同步上传至俱乐部云盘，设置访问权限；保密文件（如会员信息、财务数据）由行政主管专人保管，借阅需经总经理审批；

3.文件销毁：过期或无保留价值的文件，经行政主管审核后，采用碎纸机销毁（纸质）或永久删除（电子），禁止随意丢弃。

二、会议管理

1.会前准备：会议组织者需提前24小时通知参会人员，明确会议时间、地点、议题及需准备的材料；行政专员负责布置会场（摆放座椅、调试音响设备、准备茶水）；

2.会中管理：会议主持人把控议程，行政专员做好会议记录，重点记录决策事项与行动清单；禁止参会人员迟到早退，确需请假需提前向主持人报备；

3.会后跟进：行政专员在24小时内整理会议纪要，经主持人审核后分发至参会人员；跟踪行动清单的落实情况，每周向行政主管汇报进展。

三、办公秩序

1.工作时间：行政人员实行早9:00-晚18:00工作制（前台接待组实行两班倒，覆盖俱乐部运营时间8:00-22:00）；严格执行考勤制度，迟到早退超过30分钟按旷工半天处理；

2.着装要求：行政人员着统一工装（深色西装、白色衬衫），前台接待员着俱乐部定制制服，保持整洁得体；

3.办公环境：每日下班前整理办公桌面，保持办公区整洁；禁止在办公区吸烟、进食或大声喧哗；定期开展办公区消毒，预防传染病传播。

四、信息沟通

1.内部沟通：建立“每日工作群汇报”机制，各岗位人员每日下班前在群内反馈当日工作完成情况及次日计划；每周一召开行政部例会，总结上周工作，部署本周任务；

2.外部沟通：对接外部机构时，需使用规范用语，展现俱乐部专业形象；及时回复政府部门的检查通知与指导意见，确保整改事项落实到位。

第四章后勤保障管理

一、场地维护