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学校综合办公室责任分工规定

一、总则

学校综合办公室是学校日常行政管理的中枢部门，负责协调各部门工作、处理日常事务、保障学校高效运转。为确保工作职责清晰、权责明确，特制定本责任分工规定。

二、部门职责划分

综合办公室主要承担以下职责，具体分工如下：

（一）行政事务管理

1.负责学校印章管理，严格执行用印审批流程，确保用印规范。

2.管理学校文件档案，建立档案目录，定期整理归档。

3.组织学校重要会议，做好会议记录并监督决议执行情况。

（二）人事与后勤支持

1.协助学校领导进行人事招聘、员工考勤及绩效考核工作。

2.负责办公用品采购、固定资产登记及维护管理。

3.安排学校日常接待工作，协调内外部联络事务。

（三）财务管理支持

1.协助财务部门完成报销审核、费用统计及预算编制工作。

2.监督学校公共资源使用情况，确保账目清晰。

3.定期整理财务报表，为领导决策提供数据支持。

三、具体岗位分工

综合办公室内设多个岗位，各岗位职责如下：

（一）主任

1.全面负责办公室日常管理工作，统筹协调各部门事务。

2.制定办公室工作计划，监督任务执行情况。

3.代表学校处理部分对外联络及重要接待工作。

（二）副主任（1-2名）

1.协助主任完成管理工作，分管特定领域（如行政、人事等）。

2.接手主任临时交办的任务，确保工作衔接顺畅。

3.负责部门内部人员培训及绩效考核监督。

（三）行政专员

1.负责文件流转、用印申请及档案管理。

2.安排会议日程，准备会议材料及记录。

3.协助处理部门内部考勤及办公用品申领。

（四）人事专员

1.负责员工入职、离职手续办理及档案管理。

2.统计考勤数据，协助绩效考核材料整理。

3.协调招聘需求，跟进招聘流程进度。

（五）财务助理

1.审核报销单据，协助财务部门完成费用报销。

2.登记固定资产台账，定期盘点物资情况。

3.整理财务数据，协助编制月度财务报表。

四、工作流程与要求

为确保工作高效有序，综合办公室需遵循以下流程：

（一）文件处理流程

1.收文登记：接收文件后，记录日期、来源及内容，编号存档。

2.分办流转：根据文件内容分发给相关岗位处理。

3.执行反馈：处理完毕后，将结果反馈至原文件发起部门。

（二）会议管理流程

1.会前准备：确定会议时间、议题及参会人员，提前通知。

2.会议记录：指定专人记录会议内容，重点事项需明确责任人与完成时限。

3.会后跟进：整理会议纪要，监督决议执行情况。

（三）用印管理流程

1.用印申请：需经部门负责人签字确认，注明用印事由。

2.用印审批：由办公室主任或其授权人员审批。

3.用印登记：用印后记录时间、用途及审批人，确保可追溯。

五、考核与改进

1.定期（如每月）召开部门内部会议，总结工作完成情况。

2.根据工作表现进行绩效考核，结果与岗位调整挂钩。

3.鼓励员工提出优化建议，持续改进工作流程。

本规定自发布之日起施行，由综合办公室负责解释。如遇特殊情况需调整分工，须经学校领导批准后执行。

一、总则

学校综合办公室是学校日常行政管理的中枢部门，负责协调各部门工作、处理日常事务、保障学校高效运转。为确保工作职责清晰、权责明确，提升工作效率和服务质量，特制定本责任分工规定。

本规定旨在明确综合办公室内部各岗位的职责范围、工作流程和协作机制，促进部门内部专业化分工与协作，为学校整体运营提供有力支持。各部门及全体员工应遵照执行，确保各项工作有序开展。

二、部门职责划分

综合办公室主要承担以下职责，具体分工如下：

（一）行政事务管理

1.负责学校印章管理，严格执行用印审批流程，确保用印规范。

*(1)印章保管：指定专人24小时妥善保管印章，建立严格的交接班制度，确保印章安全。保管人不得擅自离岗，如需临时离开应委托可信人员代为看管。

*(2)用印审批：建立规范的用印申请表，申请需经相关领导签字确认后方可用印。紧急情况需用印时，应先口头请示领导，事后补办手续。

*(3)用印登记：每次用印后，必须在印章使用登记簿上详细记录用印日期、时间、事由、领用人及审批人，做到清晰可查。

*(4)印章维护：定期对印章进行检查和保养，保持印文清晰，如有磨损应及时更换新印章。

2.管理学校文件档案，建立档案目录，定期整理归档。

*(1)档案分类：根据文件性质和部门划分，建立科学合理的档案分类体系，如行政类、人事类、财务类、教学类等。

*(2)档案收集：各部门应按时将需要归档的文件交至办公室，办公室负责对文件的完整性、规范性进行初步审核。

*(3)档案整理：对收集的文件进行系统整理，按照分类标准排序、编号，并编写档案目录，标明档案名称、编号、日期、存放位置等信息。

*(4)档案保管：将整理好的档案存放在