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2025年医院合同管理办法

为规范医院合同管理，防范法律风险，保障医院合法权益，提升运营效率，依据《中华人民共和国民法典》《医疗机构管理条例》《卫生健康系统内部审计工作规定》等法律法规及政策要求，结合医院实际情况，制定本管理办法。本办法适用于医院作为一方主体，与自然人、法人或非法人组织设立、变更、终止民事法律关系所签订的各类合同（协议），包括但不限于医疗设备采购、药品及耗材供应、基建工程、服务外包、科研合作、对外投资、场地租赁、信息化建设等。人事聘用合同、科研项目任务书（非民事合同性质）、捐赠协议（另有专项规定的）等特殊类型合同，可参照本办法执行或由医院另行制定实施细则。

一、管理机构与职责分工

医院实行“统一管理、分级负责、协同监督”的合同管理机制，设立合同管理委员会、合同管理部门、业务承办部门、财务部门及审计部门，明确各层级职责边界，形成全流程管理闭环。

（一）合同管理委员会

合同管理委员会为医院合同管理的决策机构，由院长任主任，分管法务、财务、医疗、后勤的副院长任副主任，成员包括法务部、财务部、审计部、医务部、设备科、后勤保障部等部门负责人。主要职责包括：审议医院合同管理制度及修订草案；审批重大合同（具体标准见附件《重大合同认定标准》）的立项、变更及解除；研究决定合同纠纷处理方案；定期听取合同管理工作汇报，分析管理风险并提出改进措施。委员会会议由主任或其授权的副主任召集，须有三分之二以上成员出席方可召开，决议事项经半数以上参会成员同意后生效，会议记录由法务部存档备查。

（二）合同管理部门

法务部为医院合同管理的统筹部门，负责合同全生命周期的法律监督与业务指导。具体职责包括：

1.制定、修订医院合同管理制度，编制并更新合同示范文本库（涵盖常见业务类型）；

2.对合同立项申请进行合规性初审，审核合同文本的合法性、条款完备性及权利义务对等性；

3.监督合同签署程序，对需法定代表人签署或授权签署的合同进行用印前复核；

4.建立合同管理信息系统（以下简称“系统”），统一管理电子合同档案，定期导出纸质档案备份；

5.组织合同管理培训，对业务部门进行法律风险提示；

6.参与合同纠纷处理，指导证据收集、协商谈判及法律程序启动；

7.定期汇总合同数据，分析管理趋势，向合同管理委员会提交专题报告。

（三）业务承办部门

业务承办部门是合同的发起与执行主体，负责合同从立项到履行完毕的全流程实施。具体职责包括：

1.发起合同立项申请，提交立项报告（含背景说明、需求论证、预算依据、对方主体筛选过程等）；

2.对合同相对方进行资质审查，收集并核验营业执照、资质证书、信用记录（通过“信用中国”“国家企业信用信息公示系统”查询）、近三年类似项目履约情况证明（如验收报告、客户评价）等材料；

3.组织合同谈判，与相对方协商合同条款（技术标准、服务要求、履约期限等），形成谈判记录并经双方确认；

4.起草合同文本（优先使用医院示范文本，需修改的应说明理由），确保条款与谈判内容一致，明确标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决等核心要素；

5.发起合同审核流程，在系统中填写合同基本信息，上传立项报告、资质审查材料、谈判记录、草本文本等附件，提交法务部、财务部、审计部及其他相关部门会签；

6.跟踪合同履行情况，建立履约台账，记录进度节点（如设备到货验收、服务阶段成果确认）、款项支付状态、问题反馈及处理结果；

7.提出合同变更或解除申请（因政策调整、需求变化或对方违约等原因），说明理由并提供相关依据，经审核通过后签订补充协议；

8.完成合同履行验收，提交验收报告（含质量评估、费用结算、问题整改情况），经业务部门负责人、分管院领导签字确认后归档。

（四）财务部门

财务部负责合同资金的全流程监管。具体职责包括：

1.审核合同立项的资金可行性，确认预算已批复且额度充足；

2.审查合同价款及支付方式（预付款比例不超过合同总价30%，质保金比例不低于5%）、税费承担条款（明确发票类型、税率）、违约责任中的经济赔偿条款；

3.依据合同约定及履约进度办理款项支付，支付前需核对业务部门提交的验收证明、发票等材料，对超进度、超范围支付的有权拒绝；

4.定期与业务部门核对合同应付/已付金额，对长期挂账或异常支付情况进行预警；

5.参与合同后评估，分析合同成本效益，提出优化资金使用的建议。

（五）审计部门

审计部负责合同管理的监督与评价。具体职责包括：

1.对重大合同开展事前审计（立项合规性、预算合理性）、事中审计（履行进度、资金使用）及事后审计（验收效果、效益分析）；

2.定期抽查合同档案（重点检查资质审查材料