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医院病历复印管理制度

为规范医疗机构病历复印工作，保障患者合法权益，维护医疗秩序，根据《中华人民共和国民法典》《医疗纠纷预防和处理条例》《医疗机构病历管理规定（2013年版）》等法律法规，结合医疗机构实际工作特点，制定本制度。本制度适用于医疗机构门（急）诊病历、住院病历（含电子病历）及其他与诊疗活动相关的客观性病历资料的复印服务管理，包括纸质病历与电子病历的复制、打印、盖章等环节。

一、复印申请主体与材料要求

病历复印申请主体仅限以下法定范围：患者本人、患者的法定代理人（无民事行为能力或限制民事行为能力患者的监护人）、死亡患者的近亲属（配偶、子女、父母，或兄弟姐妹、祖父母、外祖父母、孙子女、外孙子女）、保险机构、司法机关及其他法律规定的有权机构。

（一）患者本人申请时，需提供有效身份证件原件（如居民身份证、户口簿、护照等）；委托他人代办的，需同时提供患者本人有效身份证件原件、代办人有效身份证件原件及经患者本人签字确认的授权委托书（授权委托书需注明委托事项、委托期限及双方联系方式）。

（二）无民事行为能力或限制民事行为能力患者申请时，由其法定代理人办理，需提供患者有效身份证件原件、法定代理人有效身份证件原件及能够证明监护关系的材料（如户口簿、出生医学证明、法院判决书等）。

（三）死亡患者近亲属申请时，需提供患者死亡证明（或户籍注销证明）、近亲属有效身份证件原件及能够证明近亲属关系的材料（如户口簿、亲属关系公证书等）；委托他人代办的，还需提供代办人有效身份证件原件及近亲属签字确认的授权委托书。

（四）保险机构申请时，需提供保险合同复印件、患者本人或其代理人签字的保险理赔授权书、保险机构工作人员有效身份证件原件及工作证明（加盖单位公章）；患者已死亡的，需同时提供死亡证明及近亲属授权材料。

（五）司法机关申请时，需提供单位公函（注明调取病历的用途、范围及法律依据）、工作人员有效身份证件原件及执行公务证明（如工作证、执法证等）。

所有申请材料需现场核对原件，留存清晰复印件（或扫描件）；委托他人代办的授权委托书需由委托人当面签署，不得事后补签或代签。对材料不齐全、身份不明确或委托关系存疑的申请，医疗机构应一次性告知需补充的材料，待材料补齐后重新受理。

二、复印受理与审核流程

医疗机构应在门诊大厅或住院部设立专门的病历复印服务窗口（以下简称“复印窗口”），配备专职或兼职工作人员，公示服务时间、办理流程及所需材料清单。服务时间应覆盖工作日全天，有条件的可提供节假日预约服务。

（一）受理环节：申请人提交材料后，工作人员需核对以下内容：

1.申请人身份与申请主体是否一致（如患者本人、法定代理人、近亲属等）；

2.提供的身份证件是否在有效期内，是否与患者信息（姓名、出生日期等）一致；

3.委托代办的，授权委托书是否由委托人本人签署，委托事项是否明确；

4.保险机构、司法机关等机构申请的，是否提供合法有效的单位证明文件。

（二）审核环节：经核对材料符合要求的，工作人员需通过医院信息系统调取患者病历索引信息，确认病历已完成归档（门急诊病历一般在就诊结束后即时归档，住院病历在患者出院后3个工作日内归档，特殊情况下不超过15个工作日）。未完成归档的病历，应向申请人说明情况并告知预计可取时间（最长不超过7个工作日）。

（三）登记环节：审核通过后，工作人员需在《病历复印登记本》（或电子登记系统）中记录以下信息：患者姓名、性别、年龄、就诊号/住院号、申请日期、申请主体（本人/代理人/机构）、复印内容（具体章节或项目）、领取方式（现场领取/邮寄）、联系电话（仅记录申请人有效联系方式）。登记信息需保存至少5年，电子登记数据需定期备份。

三、病历复印内容与操作规范

（一）可复印的客观性病历资料包括：门（急）诊病历、住院志（入院记录）、体温单、医嘱单、化验单（检验报告）、医学影像检查资料、特殊检查（治疗）同意书、手术同意书、手术及麻醉记录单、病理资料、护理记录、出院记录等。主观病历资料（如病程记录、上级医师查房记录、会诊意见、疑难病例讨论记录等）原则上不予复印，但法律法规另有规定或患者通过司法途径申请的除外。

（二）复印操作需遵循以下规范：

1.纸质病历复印：使用高速复印机或扫描设备，确保复印件清晰完整，不得遗漏页码或关键内容；对需隐去的隐私信息（如患者联系方式、社会关系等无关诊疗的个人信息），应采用覆盖或技术手段处理，避免泄露；复印件需连续编号并加盖“病历复印专用章”（印章需包含医疗机构名称、“病历复印专用”字样及日期），骑缝加盖以确保完整性。

2.电子病历复印：通过医院电子病历系统导出符合规范的PDF或Word格式文件，导出过程需全程留痕（记录导出时间、操作人员