2026年供水公司采购合同履约跟踪管理制度.docxVIP

2026年供水公司采购合同履约跟踪管理制度

第一章总则

第一条为规范本公司采购合同的履约跟踪、进度管控、质量核验、付款审核及违约处置管理，确保供应商按合同约定履行义务，保障采购物资和服务按时、按质、按量交付，降低采购履约风险，依据《民法典》《政府采购法》《招标投标法》及公司采购管理相关规定，结合本公司采购合同类型、履约周期、物资需求特点等现状，制定本制度。

第二条本制度适用于本公司所有采购合同的履约跟踪管理，覆盖物资采购合同（管材、阀门、消毒剂等）、服务采购合同（管网维保、水质检测等）、工程采购合同（供水工程施工、二次供水设施改造等）；适用于采购部、质量管理部、生产管理部、财务部、法务部等所有参与合同履约跟踪的部门和人员，明确各主体在履约跟踪中的职责和操作规范。

第三条采购合同履约跟踪遵循“全程跟踪、权责明确、及时预警、客观核验、闭环处置”的基本原则，对合同履约全流程进行动态监控，明确各环节责任主体，对履约异常提前预警，以客观数据核验履约质量，对违约行为闭环处置，确保合同履约符合约定要求。

第四条各主体职责分工：采购部为合同履约跟踪的核心部门，负责制定履约跟踪计划、跟踪履约进度、对接供应商沟通履约问题、收集履约证明材料；质量管理部负责核验供应商交付物资/服务的质量是否符合合同约定；生产管理部负责反馈交付物资的使用效果、服务的履约落地情况；财务部负责审核履约进度与付款节点的匹配性，按约定办理付款；法务部负责处理履约过程中的违约纠纷，出具法律意见。

第二章管理原则与覆盖范围

第五条核心管理原则：一是全程跟踪原则，从合同签订生效起至物资验收/服务完成、尾款支付完毕止，对履约全流程进行持续跟踪，不得出现跟踪断档；二是及时预警原则，发现供应商履约进度滞后、质量不达标等异常情况时，立即发出预警，3个工作日内与供应商沟通整改要求；三是客观核验原则，以合同约定和国家相关标准为依据核验履约情况，核验结果需有书面记录和佐证材料，不得主观判定；四是付款管控原则，严格按合同约定的付款节点和履约核验结果支付款项，未达到履约要求的不得提前付款；五是违约追责原则，供应商出现违约行为的，按合同约定追究违约责任，包括限期整改、扣减履约保证金、终止合同等，确保公司权益不受损。

第六条管理覆盖范围：一是合同类型覆盖，包括单次采购合同、年度框架采购合同、应急采购合同等所有类型的采购合同；二是履约环节覆盖，包括供货进度、物资验收、服务落地、安装调试、售后保障、付款结算等合同履约全环节；三是供应商类型覆盖，包括物资类、服务类、工程类所有合作供应商；四是部门覆盖，包括采购部、质量管理部、生产管理部、财务部、法务部等所有参与履约跟踪的部门；五是金额覆盖，包括所有金额的采购合同，无金额门槛限制，小额合同同样纳入跟踪范围。

第三章各环节具体跟踪措施

第七条履约跟踪计划制定管理：采购部在采购合同签订后5个工作日内，制定专属履约跟踪计划，明确跟踪节点（如供货前确认、到货验收、服务进度核查等）、跟踪责任人、核验标准、预警阈值（如进度滞后10%即触发预警）；跟踪计划需同步抄送质量管理部、生产管理部、财务部，确保各部门按计划配合履约核验工作。

第八条履约进度跟踪管理：采购部跟踪责任人按计划开展进度跟踪，物资采购合同需每周核实供应商生产/备货进度，距交货期15日时再次确认发货安排，到货前1日确认到货时间；服务采购合同需按服务阶段核查完成情况，如管网维保合同需每日跟踪维保点位完成数量；工程采购合同需每周核查工程施工进度，对比合同约定的工期节点，进度滞后的立即向供应商下达《履约进度预警通知书》，要求3个工作日内提交整改方案。

第九条履约质量核验管理：供应商交付物资后，质量管理部需在2个工作日内按合同约定的质量标准开展抽检，核查物资规格、型号、检测报告是否与合同一致，关键物资（如管材、消毒剂）需全项检测，核验结果书面记录并由核验人员签字；服务完成后，生产管理部需在3个工作日内核验服务效果，如水质检测服务需核查检测数据是否完整、检测点位是否覆盖约定范围；工程完工后，采购部组织多部门联合验收，核验工程质量是否符合合同及行业标准，质量不合格的要求供应商限期返工。

第十条付款审核与管控管理：财务部办理付款时，需先核对采购部提交的履约核验证明（如物资验收合格单、服务进度确认单），确认履约达到合同约定的付款节点要求后，方可办理付款手续；对未达到付款条件的（如物资验收不合格、服务进度未达标），财务部有权拒绝付款，并反馈采购部督促供应商整改，整改合格后方可重新申请付款；框架合同的分期付款，需逐期核验履约情况，严禁无核验付款。

第十一条履约异常处置管理：发现供应商履约异常（如进度滞后、质量不达标、售后响应不及时），采购部需立即与供应商沟通，明确整改要求和时限，简单异常要求3个工作日内整