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2026年精测仪器仪表公司行业展会参展管理制度

第一章总则

第一条为规范公司行业展会参展管理工作，提升精测仪器仪表（高精度传感器、校准设备、分析仪器等）参展效果，有效拓展市场渠道、推广公司品牌、对接潜在客户，保障参展活动合法合规、成本可控、目标可达成，根据《中华人民共和国广告法》《展会知识产权保护办法》《合同法》等相关法律法规，结合公司营销战略及展会参展实际（涵盖仪器展示、技术交流、客户洽谈、品牌宣传等环节），制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有行业展会参展活动，包括国内仪器仪表行业展会、国际专业展会、区域性行业交流会等，覆盖参展筹备、现场执行、后续跟进全流程；公司市场拓展部门为参展工作归口管理部门，营销、技术、行政等部门配合开展参展相关工作。

第三条参展工作遵循“战略匹配、目标明确、成本可控、效果可量化”的原则，参展前明确参展目标（客户开发、品牌推广、技术交流等），参展中规范执行，参展后复盘评估，确保参展投入产出比符合公司内控标准。

第四条市场拓展部门负责展会筛选、参展方案制定、预算申报、展位搭建、现场统筹；技术部门负责参展仪器调试、技术资料准备、现场技术答疑；营销部门负责客户邀约、现场洽谈、线索收集；行政部门负责参展人员差旅、物资运输、后勤保障；财务部门负责参展预算审核、费用报销、成本核算。

第二章展会筛选与参展审批

第五条展会筛选标准：1.行业匹配：展会需聚焦仪器仪表、工业检测、计量校准等相关领域，目标观众为公司潜在客户（工业企业、科研院所、检测机构等）；2.规模与影响力：展会主办方需具备合法资质，往届参展商数量、观众流量、行业口碑符合公司内控要求；3.成本效益：参展费用（展位费、搭建费、差旅费等）与预期收益（客户线索量、订单转化量）匹配，投入产出比不低于公司内控数值；4.合规性：展会需符合国家相关规定，无虚假宣传、侵权风险等违规记录。

第六条参展审批流程：1.市场拓展部门根据年度营销计划筛选符合条件的展会，编制《参展可行性报告》，注明展会名称、时间、地点、主办方、参展费用预算、预期目标、人员配置等；2.报告经部门负责人审核后，报公司管理层审批；3.审批通过的展会纳入年度参展计划，未通过的需说明原因并归档；4.临时新增参展展会（非年度计划内），需按紧急审批流程上报，经管理层特批后方可执行。

第七条预算管理：1.参展预算涵盖展位费、搭建费、仪器运输费、人员差旅费、宣传物料制作费、客户礼品费等，预算编制需精准细化，误差不超过公司内控百分比；2.财务部门对预算进行审核，重点核查费用合理性，参展过程中超预算支出需重新报批，严禁无预算支出。

第三章参展筹备管理

第八条物料筹备：1.宣传物料：根据展会主题制作宣传册、产品手册、海报、展架等，内容需符合《广告法》要求，严禁虚假宣传、夸大仪器性能；2.仪器物料：筛选参展仪器（需为公司核心产品，性能稳定、展示性强），技术部门提前调试，确保展会期间正常运行，同时准备仪器操作说明、校准证书等技术资料；3.其他物料：准备客户登记表、合同范本、名片、礼品等，礼品采购需符合公司内控标准，严禁商业贿赂。

第九条人员筹备：1.参展人员配置：根据展会规模配置市场、技术、营销人员，总人数不超过公司内控数量，参展人员需熟悉公司产品、具备客户洽谈能力；2.参展培训：展会前公司内控时长内，市场拓展部门组织参展培训，内容包括产品知识、沟通技巧、展会纪律、应急处理等；3.人员分工：明确现场负责人、技术答疑人员、客户洽谈人员、物料管理专员，确保各环节责任到人。

第十条展位搭建与仪器运输：1.展位搭建：选择具备资质的搭建商，搭建方案需符合展会主办方要求，突出公司品牌及核心产品，搭建完成后现场验收，确保安全合规；2.仪器运输：参展仪器需做好防护包装，选择专业物流机构运输，运输前购买保险，确保仪器安全抵达展会现场，技术部门派员跟进运输及安装调试。

第十一条客户邀约：营销部门提前公司内控时长邀约意向客户、老客户到场参观，明确邀约方式（电话、邮件、微信等），做好邀约记录，目标邀约客户数量不低于公司内控数量。

第四章展会现场管理

第十二条现场纪律：1.参展人员需遵守展会主办方规定及公司纪律，按时到岗，着装统一规范，严禁迟到、早退、脱岗；2.与客户沟通需礼貌专业，严禁夸大产品性能、承诺无法兑现的服务，严禁泄露公司商业秘密（如产品成本、客户信息等）；3.爱护参展仪器及物料，保持展位整洁，严禁私拿展会物料或客户礼品。

第十三条客户接待与线索收集：1.接待客户需主动热情，了解客户需求，针对性介绍公司产品，做好客户信息记录（公司名称、联系方式、需求类型等）；2.每日展会结束后，参展人员汇总客户线索，分类标注（意向客户、潜在客户、普通咨询），由现场负责人审核后