酒店采购部工作手册.docxVIP

酒店采购部工作手册

前言

本手册旨在规范酒店采购部的日常运作，明确各岗位职责与工作流程，确保采购工作的高效、合规、经济，为酒店的整体运营提供坚实的物资与服务保障。全体采购部成员须认真学习并严格遵照执行，不断提升专业素养与服务质量，助力酒店实现经营目标。

第一章总则

1.1目的与意义

采购部作为酒店运营的关键支持部门，其核心目标在于以最优化的成本，在恰当的时间，为酒店各部门提供符合质量标准的物资、设备及服务，保障酒店运营的连续性与服务品质的稳定性。

1.2适用范围

本手册适用于酒店采购部所有人员的日常工作，涵盖酒店运营所需的各类物资（食品、酒水、客房用品、工程物料、办公用品等）、设备及服务（维修、清洁、外包等）的采购活动。

1.3基本原则

1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及酒店内部规章制度，确保采购行为合法、透明。

2.经济性原则：在保证质量的前提下，通过比价、议价、招标等方式，力求以最低总成本获取所需物品与服务。

3.质量优先原则：采购物资与服务必须符合国家、行业及酒店规定的质量标准，满足酒店运营与宾客需求。

4.及时性原则：根据各部门需求及库存状况，确保物资按时供应，避免因缺货影响酒店正常运营。

5.诚信廉洁原则：采购人员须恪守职业道德，廉洁自律，与供应商保持公平、公正的合作关系，杜绝任何形式的不当行为。

6.保密原则：对采购过程中的商业信息、价格信息、合同条款等予以保密。

第二章组织架构与岗位职责

2.1组织架构

（此处应根据酒店实际情况绘制采购部组织架构图，明确各级岗位设置及汇报关系。例如：采购部经理-采购主管（如分设餐饮采购、工程采购等）-采购员-仓库管理员（若仓库归属采购部））

2.2核心岗位职责

2.2.1采购部经理

1.全面负责采购部的日常管理工作，制定部门工作计划并组织实施。

2.制定和完善酒店采购管理制度、流程，并监督执行。

3.负责重要供应商的开发、评估与关系维护。

4.审核大宗采购合同及重要采购订单。

5.协调采购部与酒店其他部门的工作关系，处理重大采购争议与问题。

6.控制采购成本，分析采购数据，提出成本优化建议。

7.负责部门员工的招聘、培训、绩效考核与团队建设。

8.向上级领导汇报采购部工作情况。

2.2.2采购主管

1.协助采购部经理管理日常采购业务，指导下属采购员开展工作。

2.负责特定品类或部门的采购需求对接与执行。

3.参与供应商的筛选、评估与谈判。

4.审核采购员提交的采购订单、合同草案。

5.监控采购进度，确保按时到货，协调处理采购过程中的异常情况。

6.收集市场价格信息，进行成本分析与控制。

7.组织或参与部门内部的业务培训与流程优化。

2.2.3采购员

1.根据审批后的采购需求单，执行具体采购任务。

2.负责供应商的初步寻访、资料收集与联络。

3.进行市场询价、比价，提交采购方案。

4.协助拟定采购合同，办理合同审批手续。

5.跟踪采购订单的执行情况，协调交货期。

6.参与物资的验收工作，协助处理不合格品的退换货。

7.维护采购台账，整理采购相关文件资料。

8.及时反馈市场信息及供应商动态。

2.2.4仓库管理员（若适用）

1.负责采购物资的入库验收、登记、存储与保管。

2.定期进行库存盘点，确保账实相符，提交库存报告。

3.根据领料单办理物资出库手续，控制库存水平。

4.维护仓库环境，确保物资存放安全、有序。

5.及时上报库存积压、短缺及物资损坏情况。

第三章采购作业流程

3.1采购需求提报与审批

1.需求提报：各使用部门根据运营需要及库存情况，填写《采购需求单》，注明物资名称、规格型号、数量、质量要求、建议品牌（如有）、预计使用日期、申请人及部门负责人签字。

2.需求审核：部门负责人对本部门提报的采购需求的合理性、必要性进行审核。

3.预算复核：财务部门（或相关预算管理部门）对采购需求的预算额度进行复核。

4.采购审批：根据采购金额及酒店授权体系，《采购需求单》逐级上报审批。达到一定金额的采购需求，需总经理或其授权人审批。

3.2供应商选择与评估

1.供应商信息收集：采购员通过市场调研、行业推荐、招标平台、过往合作记录等多种渠道收集潜在供应商信息。

2.供应商初步筛选：根据企业资质、生产能力、质量体系、供货能力、价格水平、信誉状况等基本条件进行初步筛选，建立合格供应商备选库。

3.供应商实地考察（必要时）：对于重要物资或大额采购，可组织对供应商进行实地考察，评估其生产环境、管理水平、质量控制能力等。

4.供应商评估：建立供应商评估体系，从质量、价格、交期、服务、合作配合度