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[小区/写字楼名称]物业维保记录保存管理办法

第一章总则

第一条制定目的

为规范本物业项目维保记录的生成、收集、归档、保存、查阅及销毁等管理工作，确保维保记录的真实性、完整性、系统性和可追溯性，为物业设施设备的全生命周期管理、故障排查、责任认定及应急处置提供可靠依据，保障业主及使用人的生命财产安全和物业正常运行，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于本物业项目内所有公共设施设备（包括但不限于电梯、给排水系统、供电系统、消防系统、安防监控系统、绿化设施、公共照明、道路、管网等）的维保记录，以及房屋本体维修、公共区域养护等相关记录的管理工作。参与物业维保工作的内部员工、外包维保单位及相关管理人员，均需遵守本办法。

第三条管理原则

1.真实准确原则：维保记录需如实反映维保工作的实际情况，数据、内容及签字确认必须真实、准确，不得虚构、篡改或隐瞒。

2.完整系统原则：维保记录需涵盖维保工作的全流程，内容完整无缺，按类别、时间等逻辑形成系统的记录体系，便于追溯。

3.安全保密原则：加强维保记录的安全管理，防止记录丢失、损坏或被非法查阅、使用，涉及业主隐私及物业核心信息的记录需严格保密。

4.便捷实用原则：记录的保存方式需便于日常查阅、统计分析及应急调取，兼顾纸质与电子记录的优势，提升管理效率。

第二章维保记录的分类与内容

第四条记录分类

根据维保工作的性质及设施设备类型，维保记录主要分为以下类别：

1.设施设备类维保记录：包括电梯、给排水泵组、配电设备、变压器、消防控制器、水泵接合器、安防摄像头、道闸系统等各类设施设备的日常巡检记录、定期维保记录、故障维修记录、大修改造记录、年检报告等。

2.房屋本体类维保记录：包括房屋承重墙、梁、板、柱等主体结构的检查记录，墙面、地面、屋面、门窗等公共部位的维修养护记录，防水工程的维保记录等。

3.公共区域类维保记录：包括公共道路、广场、绿化带、景观设施、公共照明、垃圾桶等公共区域设施的养护记录、清洁维保记录等。

4.综合管理类记录：包括维保合同、维保单位资质文件、维保计划、备品备件采购及使用记录、维保人员培训记录、应急维保处置记录等。

第五条记录核心内容

各类维保记录需包含以下核心内容，可根据具体维保项目补充细化：

1.基础信息：维保对象名称、编号、位置、规格型号、安装日期等；

2.维保信息：维保日期、维保类型（日常巡检、定期维保、故障维修等）、维保内容、使用的工具及材料、维保数据参数（如压力、温度、电压等）；

3.问题记录：发现的故障或隐患描述、原因分析；

4.处理结果：维修措施、整改情况、故障排除确认、未解决问题的说明及后续计划；

5.责任主体信息：维保人员签字、审核人员签字、维保单位（如为外包）盖章；

6.其他补充信息：下次维保建议时间、备注说明等。

第三章记录的生成与收集

第六条记录生成要求

1.维保记录需在维保工作实施过程中或完成后即时生成，确保记录内容与实际工作同步，避免事后补记导致信息偏差。

2.记录填写需使用规范的专业术语，字迹清晰、内容完整，电子记录需录入准确，不得出现模糊、涂改现象；若确需修改，需由修改人签字确认并注明修改原因及时间。

3.对于故障维修类记录，需详细记录故障发生时间、报警信息、现场处置过程、维修时长及最终恢复情况，确保故障追溯链条完整。

4.外包维保单位需按本办法规定的格式及内容生成维保记录，经物业项目相关负责人审核确认后，方可纳入本物业的记录管理体系。

第七条记录收集流程

1.日常收集：内部维保人员需在每日/每次维保工作完成后，将记录提交至所在部门负责人；外包维保单位需在每次维保工作结束后3个工作日内，将经双方确认的记录提交至物业项目对接部门。

2.定期汇总：各部门需在每月月底前，将本月收集的维保记录进行分类整理，形成汇总清单后提交至物业档案管理部门（或指定的记录管理岗位）。

3.特殊情况收集：对于应急维保、重大故障维修等特殊情况，维保记录需在工作完成后24小时内完成收集与提交，确保紧急事件的记录及时归档。

第四章记录的保存与管理

第八条保存方式

维保记录采用“纸质+电子”双重保存方式，确保记录的安全性与可用性：

1.纸质记录：需使用不易褪色的书写工具填写，采用标准档案盒或文件夹分类存放，存放环境需满足防潮、防火、防虫、防鼠、防高温、防光的要求，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%。

2.电子记录：需建立专门的电子档案管理系统（或使用加密的云存储、服务器），对记录进行分类归档；电子记录需采用通用格式（如PDF、Word、Excel等），确保不同设备均可正常读取；同时，需对电子记录进行定期备份，备份方式包括本地硬盘备份与异地备份，防止数据丢失。

第九条保存期限

根据维保记录