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打印机墨盒支付费用会议记录

2024年3月15日14:00-16:30

会议地点：公司总部3楼第二会议室

参会人员：

行政部：陈薇（主管）、刘凯（后勤专员）

财务部：李芳（经理）、周明（成本会计）

采购部：张磊（经理）、吴敏（采购专员）

IT部：王建国（技术主管）

分管行政财务副总：赵宏宇（主持会议）

一、会议背景说明

赵宏宇开场：本次会议聚焦2024年度打印机墨盒采购及费用支付方案优化。2023年墨盒总支出18.7万元，较2022年增长12%，但各部门反馈耗材浪费、供应商响应慢等问题突出。需从采购模式、费用管控、使用规范三方面讨论，形成可执行方案。

二、当前墨盒使用及费用现状汇报（行政部陈薇）

1.设备与耗材基数：公司现有办公打印机47台（激光32台、喷墨15台），覆盖总部3层、分公司2处。激光打印机主流型号为HPM404dn（12台）、CanonLBP6230dw（8台）、兄弟HL-L8360CDW（12台）；喷墨打印机以EpsonL3158（9台）、HPDeskJet2720（6台）为主。配套墨盒型号：激光硒鼓对应HP407X、Canon059、兄弟TN-3635；喷墨墨盒为EpsonT6741/T6744、HP63XL。

2.2023年使用数据：全年采购激光硒鼓216个（月均18个）、喷墨墨盒348套（月均29套）。其中，市场部（8台打印机）耗材使用量占比35%（硒鼓75个、墨盒122套），技术部（10台）占比28%（硒鼓61个、墨盒98套），行政部（5台）占比15%（硒鼓32个、墨盒52套），其他部门占比22%。

3.费用构成：总支出18.7万元中，激光硒鼓成本12.4万元（单价580-720元），喷墨墨盒成本6.3万元（单价85-120元）。供应商方面，A供应商（主供激光耗材）占比65%（7.96万元），B供应商（主供喷墨耗材）占比30%（1.89万元），临时采购占比5%（0.95万元）。

4.现存问题：

-成本波动大：HP407X硒鼓2023年单价从620元涨至720元（涨幅16%），EpsonT6741墨盒从90元涨至115元（涨幅28%）；

-库存管理混乱：2023年末盘点发现，Canon059硒鼓超量库存12个（价值8640元），而兄弟TN-3635硒鼓短缺5个导致技术部停机2天；

-兼容性问题：市场部反馈1月采购的“兼容HP407X硒鼓”出现打印颜色偏淡，经IT部检测为非原厂耗材，采购合同标注“原厂兼容”存在歧义；

-供应商响应慢：B供应商多次延迟交付喷墨墨盒，2023年共出现4次超3天延迟（最长延迟7天），影响市场部促销单打印；

-使用浪费：行政部抽查发现，20%的打印任务为“测试页”“重复打印”，部分员工未启用“双面打印”功能，估算年浪费墨盒约15套（价值1200元）。

三、优化方案讨论

（一）采购模式调整（采购部张磊）

1.供应商筛选标准：拟将供应商数量从3家缩减至2家（1家主供激光耗材、1家主供喷墨耗材），新增“原厂授权资质”“应急交付能力（48小时内送达）”“质量保证金（年采购额5%）”作为硬性条件。备选供应商：

-激光耗材：C公司（HP/Canon原厂授权，2023年为某500强企业供货，应急响应承诺4小时内接单、24小时送达），报价HP407X硒鼓680元（较现A供应商720元降5.5%），Canon059硒鼓590元（较现A供应商630元降6.3%）；

-喷墨耗材：D公司（Epson/HP授权代理商，2023年服务3家本地企业无延迟记录），报价EpsonT6741墨盒95元（较现B供应商115元降17.4%），HP63XL墨盒80元（较现B供应商90元降11.1%）。

2.集中采购与库存管理：建议推行“月度申报+安全库存”模式。各部门每月25日前提交下月墨盒需求（按打印机型号、预估使用量申报），行政部汇总后提交采购部；安全库存设定为“月均使用量×1.5”，由行政部定期（每周五）盘点，低于安全库存时触发自动补货。

3.合同条款优化：拟增加“质量赔付”条款（非人为损坏导致的打印问题，供应商需48小时内更换并赔偿当次采购额10%）、“延迟交付违约金”（每延迟1天赔付订单金额2%）。

（二）费用管控措施（财务部李芳）

1.预算调整：2024年墨盒预算拟从20万元调整为19.2万元（较2023年实际支出18.7万元增长2.7%，主要覆盖分公司新增2台打印机的需求）。其中，激光耗材预算12.8万元（占比66.7%），喷墨耗材预算6.4万元（占比33.3%）。

2.支付方